Forsikre at alle har blitt introdusert for systemet og forstår hvilken potensiell verdi dette kan skape.
Kopier sjekklisten til ditt team
Estimat: 20 - 28 timer
| Risiko | |||
|---|---|---|---|
| Oppgave | Vektet gjennomsnitt | Timer | Prosent |
| Totalt | 24t | 1.93t | 8% |
| Planlegge | 10 | 1.33t | 13% |
| Sett opp systemet | 3 | 0.33t | 12% |
| Utløs pilotprosjektet | 1 | 0.25t | 23% |
| Evaluere | 10 | 1.33t | 13% |
Forsikre at alle har blitt introdusert for systemet og forstår hvilken potensiell verdi dette kan skape.
Snakk om hvilken verdi vi er opptatt av å få ved å ta systemet i bruk, og hva vi eventuelt ønsker å unngå. Tilføre notatene til Evaluere systemets evne til å produsere ønsket verdi.
Diskuter hvordan vi kan redusere risikoen knyttet til å ta systemet i bruk ved å først teste ut/sannsynliggjøre at systemet vil gi oss ønsket verdi.
Dette kan eksempelvis gjøres ved å utforme et pilotprosjekt hvor en evalueringsversjon av systemet brukes i en så representativ arbeidssituasjon som mulig.
Se på mulighetene for å nyttegjøre et allerede planlagt eller viktig initiativ som utgangspunkt for pilotprosjektet.
Vurder hvem som er egnede prosjektleder for og deltagere i pilotprosjektet og tilfør hva vi håper å lære av pilotprosjektet til Utløs pilotprosjektet.
Dokumenter formålet med å evaluere systemet og formidle denne dokumentasjonen til relevante interessenter slik at motivasjonen bak å evaluere systemet er tydelig og det skapes rom for å dele innspill eller erfaringer fra lignende prosesser.
De fleste systemleverandører tilbyr en evalueringsversjon med begrensninger på funksjonalitet eller varighet.
Be om at systemet settes opp for din organisasjon med formålet om å evaluere systemet.
Konfigurere systemet og fyll det med brukere og innholdet som anses som nødvendig for å evaluere systemet.
Sett i gang pilotprosjektet i henhold til organisasjonens vanlige prosess for å bestille og gjennomføre et prosjekt.
Dersom organisasjonen ikke har en etablert metodikk for å kjøre prosjekter, vurder å bruke sjekklisten for å lede et prosjekt
Dersom organisasjonen ikke har et etablert system for å kjøre prosjekter, vurder å bruke Wecomplish til å tildele arbeid og kommunisere rundt framdrift.
Relevante deltagere er:
Varigheten på workshopen anslås til 2 timer.
Del formålet med pilotprosjektet.
Prosjektleder og/eller nøkkelpersoner fra pilotprosjektet deler så erfaringene fra prosjektet med gruppa. Hva fungerte? Hvilke utfordringer dukket opp?
Notater tilføres oppgaven som kommentarer.
Ta utgangspunkt i verdien vi ønsker å oppnå ved å ta systemet i bruk og diskuter i hvilken grad vi har opplevd eller kan sannsynliggjøre denne verdien ved å ta systemet i bruk.
Notater tilføres oppgaven som en kommentar.
Konkluder rundt hva som er neste steg i evalueringen av systemet.
Alternativer kan være
Diskuter og bestem hvilke team som forventes å ta systemet i bruk, og til hva.
Identifiser hvem som skal være systemeier for systemet og hva som forventes av systemeier.
Eksempler på systemeieransvar er:
I hvilken grad vil det kreve en adferdsendring å ta systemet i bruk?
For å påvirke noens adferd er man avhengig av:
Oppfordringen om å endre adferd lykkes kun dersom motivasjonen er høy nok og/eller at det er enkelt nok å gjøre.
Hvordan kan vi best legge til rette for en ønsket adferdsendring?
Hva trenger vi tilføre/justere for å sikre at systemet brukes riktig og effektivt på sikt?
Eksempler kan være:
Orientere systemeier om ansvaret for nytt system og forventninger til adopsjon og bruk.
Kall inn nøkkelpersonene som har en interesse i evaluering og eventuell adopsjon av systemet til Workshop.
Tilordne ansvaret for å sikre at Vi forstår hva slags verdi systemet har potensiale til å skape til noen med god kunnskap om systemet (f.eks. en representant fra systemleverandøren).
Varigheten på workshopen anslås til 2 timer.