Kopier sjekklisten til ditt team
Overføre forventningene til og følge opp en medarbeider som sykemeldes.
Estimat: 17 - 22 timer
| Risiko | |||
|---|---|---|---|
| Oppgave | Vektet gjennomsnitt | Timer | Prosent |
| Totalt | 20t | 1.25t | 6% |
| Send inn sykemelding | 0 | 0.04t | 100% |
| Ved mottatt av sykemelding | 1 | 0.17t | 24% |
| Samtale med medarbeideren når sykefraværet starter | 2 | 0.17t | 7% |
| Når arbeidsgiverperioden er over | Ikke estimert | ||
| Oppfølging i fraværsperioden | 4 | 1.00t | 23% |
| Lovpålagt sykefraværsoppfølging | 7 | 0.50t | 8% |
| Tilbake i arbeid | 5 | 0.50t | 9% |
Den som har tilgang henter sykmeldingen i Altinn og svarer på hvem som er nærmeste leder for den ansatte, og om virksomheten forskutterer sykepenger for den ansatte (lønn etter arbeidsgiverperioden). Svaret på sistnevnte spørsmål skal være "Nei".
Svaret gis i Altinn-skjemaet som ligger i innboksen.
Gjør kollegene oppmerksom på at medarbeideren er sykemeldt og hvor lenge i #ikke-på-kontoret.
Informer samtidig kollegene om at vedkommendes ansvarsområder vil overføres etter at Samtale med medarbeideren når sykefraværet starter er gjennomført.
Lag en allokering på oppgaven mot sykemeldingens slutt for å forvalte evt nye forventninger til sykemeldingens varighet.
Regnskapsfører trenger å vite:
Dersom regnskapsfører har rettigheter til "Sykemelding" for firmaet skal denne informasjonen ha nådd vedkommende automatisk.
Bli enig med medarbeideren om når og i hvilken kanal det passer å gjennomføre Samtale med medarbeideren når sykefraværet starter. Allokere opp oppgaven iht avtale.
Allokere opp oppgavene underlagt Lovpålagt sykefraværsoppfølging innen fristene angitt i oppgavene for å sikre at vi ivaretar vårt lovpålagte ansvar som arbeidsgiver knyttet til sykemeldingen.
Allokere opp Når arbeidsgiverperioden er over når arbeidsgiverperioden er over.
Arbeidsgiverperioden er over 16 kalenderdager etter 1. fraværsdag.
Oppfordre medarbeideren til å gjøre seg kjent med hvilke rettigheter og plikter man har som sykemeldt.
Autosvaret bør informere om hvor lenge man er borte fra arbeidet og hvem som kan kontaktes i stedet.
Dette vil sikre at lønnen blir riktig registrert.
I sykemeldingsperioden vil medarbeideren antagelig ikke være tilgjengelig i kanalene vi tradisjonelt kommuniserer.
Bli enig med medarbeideren om hva som skal være foretrukken kommunikasjonskanal og kommunikasjonsform i sykemeldingsperioden.
I et forsøk på å sikre en god og løpende dialog under sykefraværet, bli enige om
...man ønsker å holde en dialog/gjennomføre oppfølging.
Dersom det er faktorer ved arbeidsplassen som bidrar til medarbeiderens sykefravær er det naturlig å vurdere om og hvordan dette påvirker hvor ofte (om) man har dialog, hvor man har dialog og hvem man snakker med for å unngå at anstrengte følelser til arbeidsplassen blusser opp.
Dersom samtale om dette går inn på sykefraværets natur (og dette ikke allerede er allment kjent), tilfør notat fra samtalen i et sted som ikke er tilgjengelig for andre enn medarbeider og leder.
Vurder samtidig om det å skulle delta i arbeidet vil være mot sin hensikt avhengig av sykemeldingens natur.
Fra nav.no:
Som arbeidsgiver skal du sammen med den sykmeldte vurdere om det er mulig å delta i noe arbeid på tross av sykdom.Jo tidligere du kommer i gang med å følge opp medarbeideren din, desto større er sannsynligheten for at dere unngår at sykefraværet blir unødvendig langt.
- Er det noen arbeidsoppgaver det fortsatt er mulig å utføre?
- Kan du tilrettelegge arbeidsplassen eller arbeidstiden?
- Kan den sykmeldte være delvis i arbeid og få gradert sykmelding?
På www.idebanken.org finner du gode tips og eksempler som du kan bruke i ditt eget arbeid med sykmeldte arbeidstakere. Se også hvem som gjør hva i sykefraværsarbeidet.
Gjennomgå vedkommendes ansvarsområder i fellesskap og identifiser hvilke det gir mening å overføre basert på sykefraværets forventede varighet.
For å kartlegge ansvarsområder, bruk:
Kartlegg om det evt finnes implisitte/udokumenterte ansvarsområder medarbeideren har som ikke fremgår av allokeringer eller på andre måter er åpenbare.
Tilføre resultatet av dialogen til Overføre ansvar og gjør den sykemeldte oppmerksom på at noen i arbeid vil ta seg av å overføre allokeringer, roller, etc.
Lag deloppgaver av hvert ansvarsområde som det er identifisert behov for å overføre.
Gå så igjennom hver deloppgave og kartlegg hvem som har evne og (belastbar/ikke-belastbar) kapasitet til å overta ansvaret. Overfør så ansvaret ved å
Tilføre det dere blir enige om i Bli enige om hyppighet og form på dialog/oppfølging under sykefraværet til Oppfølging i fraværsperioden og alloker opp/kall inn iht avtale
Gjøres i utgangspunktet av regnskapsfører.
Denne oppgaven eksisterer for å sikre allokering av dialog i oppfølgingsperioden. Etter at Allokere opp oppfølging i fraværsperioden er utført bør denne oppgaven alltid ha en allokering som gjenspeiler når medarbeideren er planlagt fulgt opp neste gang.
Ved hver oppfølging, sikre oppdatert ivaretagelse av (avhengig av om sykemeldingsperioden er forlenget):
Når det er enighet om at medarbeideren skal komme tilbake til arbeidet kan denne oppgaven lukkes og Tilbake i arbeid allokeres opp.
Innen 4 uker skal arbeidsgiveren ta initiativ til å utarbeide en oppfølgingsplan sammen med medarbeideren.
Dersom sykemeldingen er sendt inn digitale skal både medarbeideren og nærmeste leder å tilgang til en digitale oppfølgingsplan.
Fra nav.no:
Arbeidsgiveren din har plikt til å legge arbeidet til rette for deg så langt det er mulig. Du som arbeidstaker har plikt til å samarbeide om å finne løsninger som hindrer unødig langvarig sykefravær. Du må være innstilt på å gjøre annet passende eller tilrettelagt arbeid, hvis det ikke er mulig å utføre de vanlige arbeidsoppgavene.
Planen skal godkjennes av medarbeideren og den som har sykmeldt medarbeideren skal ha kopi av planen når den er utarbeidet.
Innen 7 uker skal arbeidsgiveren kalle inn medarbeideren til et 1. dialogmøte. Ved behov kan andre, som for eksempel den som har sykmeldt medarbeideren, bedriftshelsetjenesten, NAV og tillitsvalgt eller verneombud delta. Medarbeideren må være enig dersom den som har sykemeldt medarbeideren skal delta.
Etter 8 uker skal NAV og den som har sykmeldt medarbeideren vurdere om vedkommende kan være delvis i arbeid, eventuelt med tilrettelegging på arbeidsplassen.
Innen 6 måneder skal NAV innkalle arbeidsgiver og medarbeider til 2. dialogmøte.
Når du kommer tilbake etter fravær er det viktig å følge metoden for hvordan vi legger opp arbeidsdagen for å sikre at du er a jour før du Tilbakeføre forventninger/ansvarsområder og gjenopptar planlagt arbeid.
Ta utgangspunkt i ansvarsområdene som ble overført vekk fra medarbeideren da sykemeldingen ble påbegynt (Overføre ansvar) og vurder hvilke av disse det gir mening at tilbakeføres til vedkommende.
For hver ansvarsområde som skal tilbakeføres, opprett en deloppgave underlagt denne oppgaven og marker oppgaven som utført når det som ble gjort for å overføre ansvaret originalt, er reversert.
Diskutere om det er noe som kan gjøres for å redusere sannsynligheten for tilsvarende sykefravær og/eller sikre bedre oppfølging underveis i sykefraværet i framtiden
Medabeideren har ansvaret for å sende inn sin egen sykemelding. Når dette er gjort vil det sendes et varsel til bedriften om sykemeldingen via Altinn.