Netmaking

Innholdsfortegnelse

  1. Velkommen til Netmaking!
  2. Formål
  3. Organisering
  4. Infrastruktur
    1. Kvadraturen
      1. On-/offboarding
      2. Brann og rømning
        1. Brann-, rømning- og slukkinginstruks
      3. Husregler
      4. Fellesarealer
        1. Møterom/telefonbokser
        2. Toalett
        3. Kaffe/te/kakao
        4. Printer
        5. Takterrasse
        6. Sykkelparkering
        7. Søppelrom
      5. Kontoret
        1. Førstehjelpsskrin
        2. Arbeidsstasjon
          1. Datautstyr
          2. Telefonapparat
          3. Databriller
          4. Batterier
        3. Nettverk (Wi-Fi)
        4. Ventilasjon/temperatur
        5. Tilgang (nøkkelbrikke)
      6. Tjenester
        1. Vinlotteri
        2. Kafé (lunsj)
        3. Renhold
        4. Parkering
        5. Resepsjon
        6. Post
        7. Gym
        8. Vaktmester
        9. Sosialt/networking
        10. App
    2. Ansettelsesforhold
      1. On-/offboarding
  5. Policies
    1. Hvordan vi legger til rette for å ha det bra og yte vårt beste over tid
    2. Kontinuerlig forbedring
      1. Hvordan vi blir bedre (enn konkurrentene)
    3. Kultur
      1. Hvordan vi kommuniserer hvordan vi ønsker at noen skal gå frem i gitte situasjoner
      2. Hvordan vi øker sannsynligheten for at vi praktiserer ønsket kultur
      3. Hvordan vi lærer bort policies
    4. Si ifra
      1. Ting som kan bli bedre
        1. Hvordan vi forsøker å gjøre det enkelt å si ifra
        2. Hvordan vi sier ifra
        3. Hvordan vi går frem når noen har sagt ifra om noe
        4. Hvordan vi hjelper hverandre
        5. Hva vi gjør for å unngå at det fokuseres på for mange ting som kan bli bedre samtidig
      2. Ting som er bra
        1. Hvordan vi løfter opp og får tilbakemeldinger på ting vi har fått til
        2. Hvordan vi deler hva vi har utrettet (retrospektiv)
    5. Kommunikasjon
      1. Hvordan vi forholder oss til hverandre
      2. Hvordan vi kommuniserer
      3. Hvordan vi sikrer forståelse av hva vi skal gjøre
      4. Hvordan vi formidler forventninger til arbeidet
      5. Hvordan vi kommuniserer rundt forventninger
      6. Hvordan vi deler med andre om hvordan vi opererer
      7. Hva vi forventer av et teams dokumentasjon
      8. Hvordan vi ordlegger oss skriftlig
      9. Hvordan vi avholder møter
    6. Fellesskap
      1. Hva tar vi ansvar for alle sammen
      2. Hvordan vet jeg om jeg presterer som forventet
        1. Prosedyre for prestasjonsevaluering
      3. Hvordan vi spiser lunsj
      4. Hvordan vi tar vare på hverandre under utbruddet av koronaviruset
    7. Kompetansedeling
      1. Hvordan vi lærer opp
      2. Hvordan vi formidler i opplæringen
      3. Hvordan vi sikrer at vi har kompetansen vi trenger for å gjøre en god jobb
        1. Organisering
      4. Hvordan vi utvikler oss faglig
      5. Hvordan vi deler kompetanse
    8. Sosialt og trivsel
      1. Hvordan vi feirer merkedager
      2. Hvordan vi sosialiserer
    9. Prosedyrer
      1. Hvordan vi løser oppgaver
      2. Hvordan vi bruker prosedyrer
      3. Hvordan vi jobber mot robuste prosedyrer
    10. Planlegging
      1. Hvordan vi planlegger kapasitet
      2. Hvordan vi planlegger tid (tildeles arbeid)
      3. Hvordan vi planlegger arbeidet
      4. Hva gjør jeg når jeg føler jeg har for mye å gjøre
    11. Arbeidssted og -tid
      1. Hvor vi jobber fra
      2. Når vi jobber
      3. Hvordan vi varsler om fravær
        1. Permisjon
        2. Ferie
          1. Ferieforslag 2019
          2. Ferieforslag 2020
          3. Ferieforslag 2021
        3. Sykdom
        4. Avspasering
    12. Kompensasjon
      1. Hvordan vi fastsetter og utbetaler lønn
      2. Hvordan vi belønner prestasjoner
      3. Hvilke fordeler vi tilbyr våre ansatte
    13. Prosjektledelse
      1. Hvordan vi følger opp et prosjekt
      2. Hvordan vi kan automatisere oppfølging av prosjektforventninger
      3. Hva vi gjør når et prosjekt ikke møter forventningene
    14. Løse oppgaver
      1. Hvordan vi fører tid
      2. Hvordan vi legger opp arbeidsdagen
      3. Hvilke oppgaver vi prioriterer å jobbe med i et prosjekt
      4. Hvordan vi forholder oss til estimater
      5. Hvordan vi bryter ned arbeid
      6. Hvordan vi forholder oss til prosjekter med låst omfang
    15. Sikkerhet
      1. Hvordan vi gir noen tilgang til et system
      2. Hvordan vi lagrer og distribuerer sensitiv informasjon
    16. Kontroll og kvalitetssikring
      1. Hvordan vi kvalitetssikrer vårt arbeid
      2. Hvordan vi følger opp viktige forventninger
      3. Hvordan vi gjør det enklere å forstå hva som har skjedd
    17. Hva slags oppdrag/kunder vi foretrekker
  6. Prosedyrer
  7. Systemer
    1. Kommunikasjon
      1. G Suite
        1. E-post (Google Mail)
        2. Kalender (Google Calendar)
      2. Chat (Slack)
      3. Samarbeid (Wecomplish)
        1. Tanken bak Wecomplish
          1. Hvorfor jobbe i Wecomplish
          2. Hvordan organisere forventningene til arbeidet i Wecomplish
          3. Dele innhold på tvers av organisasjoner
        2. Globale funksjoner
          1. Søk
          2. Kontekstsensitiv hjelpemeny
          3. Innboks
          4. Språk
          5. Quick create
          6. Endre plasseringen av innhold
          7. Varsler
        3. Logg inn
        4. Team
          1. Opprette et team
          2. KPI
            1. KPI typer
              1. Hastighet på budsjettforbruk
              2. Estimat vs budsjett
              3. Prosjektframdrift
              4. Registrerte observasjoner/antall timer
              5. Work in progress
              6. Manuell
            2. KPI prestasjon
              1. Legg inn en ny prestasjon
            3. KPI grupper
            4. Prestasjoner utenfor akseptabelt intervall
          3. Møter
            1. Opprette et møte
            2. Slette et møte
            3. Parkere en observasjon til et møte
            4. Se agendaen for et møte
            5. Møtedeltakere
          4. Timer
          5. Prosjekter
            1. Opprette et prosjekt
            2. Oppgaver
              1. Legg til oppgaver til prosjektet
              2. Endringer
            3. Oversikt
            4. Allokeringer
            5. Timer
            6. Prestasjon
            7. Budsjett
              1. Aktivt budsjett
              2. Bestilling
            8. Estimatendringer
            9. Medlemmer
          6. Dokumentasjon
            1. Endre rekkefølgen på sider
            2. Endre en sides plassering
            3. Varsel om dokumentasjonendringer
            4. Bruk av maler
            5. Bilder og vedlegg
          7. Prosedyrer
            1. Opprette en prosedyre
            2. Redigere en prosedyre
            3. Bruke en prosedyre
              1. Eksporter til Jira
            4. Se hvordan en prosedyre har blitt brukt
            5. Finne fram til en prosedyre
            6. Flytte en prosedyre
            7. Endre en prosedyres tilstand
            8. Kopiere en prosedyre
            9. Gjøre en prosedyre tilgjengelig i biblioteket
          8. Maler
            1. Kopiere en mal
            2. Gjøre en mal offentlig tilgjengelig
          9. Medlemmer
            1. Opprette et nytt medlem
            2. Legge til en eksisterende bruker til et team
            3. Fjerne et medlem
        5. Meg
          1. Notater
            1. Notatliste
            2. Opprette et notat
            3. Redigering av et notat
            4. Samarbeide om et notat
          2. Mine prosjekter
          3. Mine KPI
          4. Mine aktiviteter
          5. Mine innstillinger
            1. Kapasitet
            2. Tofaktorautentisering
            3. Ukentlig statusrapport på e-post
          6. Mine timer
          7. Mine observasjoner
          8. Prestasjoner
            1. Opprette en prestasjon
            2. Bidragsytere
          9. Mine oppgaver
        6. Tidsplanlegging
          1. Opprette en allokering
          2. Navigere i allokeringer
          3. Behandle allokeringer
          4. Endre varighet på en allokering
          5. Flytte en allokering
          6. Importere kalenderoppføringer som allokeringer
          7. Ukesallokeringer
        7. Timeføring
          1. Føre tid
          2. Føre tid for en annen dag enn i dag
          3. Endre varigheten på en timeføring
        8. Observasjoner
          1. Observasjonsliste
          2. Registrere en observasjon
          3. Arbeidsflyt for observasjoner
          4. Roller i observasjoner
          5. Tiltak
          6. Automatisk gjenåpning
        9. Oppgaver
          1. Endre oppgavetittel
          2. Kategori
          3. Roller
          4. Deloppgaver
          5. Prosedyreassosiasjon
          6. Beskrivelse
          7. Kommentarer
          8. Kopier
          9. Slett
          10. Komponenter
            1. Følgere
            2. Prestasjoner
            3. Allokeringer
            4. Blokkere
            5. Estimater
            6. Fremdrift
            7. Observasjoner
            8. Tidsbruk
        10. Kommentarer
          1. Legge til en kommentar
          2. Be om tilbakemelding på en kommentar
        11. Rapporter
          1. Belastbar
            1. Forpliktet kapasitet
            2. Kapasitet
          2. Forpliktelser
          3. Registrerte observasjoner
          4. Prestasjonsrapport
          5. Budsjettrapport
        12. Rik formatering
        13. Spesifikasjon
        14. Brukere
          1. Deaktivere bruker
        15. Organisasjoner
          1. Opprette en organisasjon
          2. Medlemmer
          3. Innstillinger
            1. Dataeksport
            2. Ferie
            3. Observasjonskategorier
            4. Lønnsarter
            5. Organisasjon
        16. Demo
      4. Virtuell telefonsentral (Oyatel CallManager)
        1. Viderekoble samtale
    2. Dokumentasjon
    3. Sikkerhet
      1. Passordarkiv (1Password Teams)
      2. Antivirus (Intego)
      3. Kryptert kommunikasjon (Keybase)
      4. VPN (NordVPN Teams)
      5. Backup (Backupify)
    4. Verktøy
      1. SizeUp (window manager)
      2. Notatprogramvare
    5. Infrastruktur
      1. DNS (Cloudflare)

1 Velkommen til Netmaking!

Hei, og velkommen til Netmaking!

Vi har gledet oss til å jobbe sammen med deg, og regner med at du er spent på å jobbe med oss.

I tiden som kommer vil vi lære deg alt du trenger å vite for å mestre din rolle hos oss. Vi er opptatt av at opplæringen ikke skal oppleves som å bli kastet ut på dypt vann. Overordnet lærer vi deg opp i et team av gangen (tilsvarende slik vi er organisert). For hvert team fokuserer vi på at du kjenner til, forstår, får øve og automatisere teamets kulturelle forventninger før vi anser deg som operativ.

Vi utvikler til enhver tid vår kultur, systemer og prosesser rundt kontinuerlig forbedring i et forsøk på å legge lista så lavt som mulig for å si ifra når noe ikke er slik man ønsker eller forventer.

Lykke til! :)

Hilsen Eirik, og resten av teamet i Netmaking

2 Formål

Netmaking hjelper organisasjoner å lykkes med digitalisering gjennom kontinuerlig forbedring av digitale team og produkter.

3 Organisering

Hvordan teamet er organisert

Netmaking er organisert som et team, delt opp i flere mindre team med dedikerte formål.

Noen team er interne og ivaretar f.eks. økonomi (NM Økonomi og administrasjon), salg (NM Salg og kundeoppfølging) eller personal (NM Personal) på tvers av selskapet, mens andre team er kundeteam og har ansvaret for å ivareta en enkelt kunde. Felles for alle teamene er at de har egen kultur, systemer og prosesser å sette seg inn i.

Det er daglig leder i samråd med allokeringsansvarlig og medarbeideren selv som avgjør hvilke team en Netmaking medarbeider skal inngå i, med utgangspunkt i hvordan vi tar stilling til hvilket team en medarbeider skal inngå i.

Etterhvert som kompetansen om medarbeiderens preferanser og styrker utvikler seg kan det være naturlig å omrokkere på hvilke team vedkommende inngår i.

Roller og kompetanse

Alle roller i Netmaking forventes å kunne Wecomplish.

Mia

Kompetanse

Rollen forusetter ingen spesiell kompetanse.

Ansvar

Medlemmer

De ansattes navn, roller og kontaktinformasjon kan ses på netmaking.no.

Du kan se hvilke team som har hvilke medlemmer (og deres rolle i teamet) ved å navigere til teamets medlemsliste i Wecomplish.

4 Infrastruktur

4.1 Kvadraturen

Netmaking holder til i Spaces Kvadraturen i Tollbugata 8B.

Bygget ble oppført i 1898 og har blant annet huset restauranten Original Pilsen fra 1898 til 2016.

54372056_2443278515695502_8221213582373683200_o.jpg

original_pilsen.jpg

Flere bilder fra Original Pilsen.

4.1.1 On-/offboarding

Onboarding

Lunsj

  1. Logg inn på lunsjkollektivet.no som administrator
  2. Velg Netmaking bedriftsprofilen øverst til høyre
  3. Gå til Instillinger > Ansatte
  4. Inviter den nyansatte ved hjelp av vedkommendes e-postdresse
  5. Varsle NM Økonomi og administrasjon om at den ansatte skal ha et månedlig, fast lunsjtrekk

Kaffe/te

  1. Avklar om ny medarbeider vil inngå i kaffe/te-avtalen
  2. Hvis ja, send mail til resepsjonen om at vi øker antallet og fra hvilken dato.
  3. Legg til medarbeider i oversikten

Nøkkelbrikke

  1. Send mail til resepsjonen med ny medarbeiders fulle navn, telefonnummer og e-post
  2. Når nøkkelbrikken er klar for henting må ny medarbeider signere den ut i resepsjonen

Offboarding

Lunsj

  1. Logg inn på lunsjkollektivet.no som administrator
  2. Velg Netmaking bedriftsprofilen øverst til høyre
  3. Gå til Instillinger > Ansatte
  4. Fjern den ansatte fra listen over aktive abonnement

Kaffe/te

  1. Identifiser hvorvidt medarbeider inngår i avtalen
  2. Hvis ja, send mail til resepsjonen om at vi reduserer antallet og fra hvilken dato.
  3. Fjern medarbeider fra oversikten

Nøkkelbrikke

  1. Send en mail til resepsjonen for å gjøre de eksplisitt oppmerksomme på at medarbeideren har sluttet slik at Spaces kan oppdatere kontaktlisten sin
  2. Avlever avtroppende medarbeiders nøkkel til resepsjonen og formidle hvem det gjelder. Det er ikke nødvendig å signere ut nøkkelen.

4.1.2 Brann og rømning

4.1.2.1 Brann-, rømning- og slukkinginstruks

Når brann oppdages

  • Hvis håndterlig omfang: Forsøk å slukke med utstyret som finnes i lokalet
  • Lukk dører og vinduer
  • Ring brannvesenet på 110
  • Hvis det brenner i datamaskin skal lokalet forlates umiddelbart (farlige gasser)
  • Iverksett rømning via nærmeste nødutgang
  • Møteplass utenfor Pascal i Dronningens gate

Slokkemetoder

Merk at pulverapparater tømmes på 10-20 sekunder.

Elektriske anlegg

  • CO2-apparat
  • Pulverapparat
  • Rent vann
  • Trekk ut strømførselen om mulig

Møblement, tekstil, treverk, annet

  • Pulverapparat
  • Vann
  • Tettvevd, naturlig materiale legges over

Tørrkoking, fett/-matoljebrann

  • Lokk legges over
  • CO2-apparat
  • Pulverapparat
  • Tettvevd, naturlig materiale legges over

4.1.3 Husregler

Spaces (Regus) opererer med et sett med husregler som alle som benytter bygget må forholde seg til.

Gjennom dialog med utleier har vi fått følgende presiserte forståelse av husreglene:

  • Videokonferanse: Det ikke er noe problem å bruke Skype/Slack til videodialog med samarbeidspartnere.
  • Passende antrekk: Det foretrekkes at vi bruker skotøy når vi ferdes rundt på huset (les: ikke går i sokkelesten)

4.1.4 Fellesarealer

Alle fellesarealer i alle etasjer står til fri benyttelse av alle.

4.1.4.1 Møterom/telefonbokser

Bygget har 8 møterom med plass til opptil 20 personer.

Møterom bookes på www.myspacesworks.com eller i Spaces app-en. Pris per time starter på 500 kr på Kvadraturen (vi får 10% rabatt ved å booke selv) og bookingen må være på minst én time. Kostnaden vil automatisk belastes bedriften med mindre annen beskjed blir gitt ved booking. Ved møter så må nøkkel hentes i resepsjonen.

Telefonboksene er ledige med bruk av din nøkkel i 1, 2 og 3 etasje på den vestlige siden av bygningen. De kan brukes i opp til 30 minutter. Det er ikke mulig å reservere en telefonboks.

Events

Plakaten i 1.etg viser hvilke events som hostes.

For å booke et event space, send en forespørsel til event.oslo@spacesworks.com.

Hvordan booke møterom

Via myspacesworks.com

  1. Logg deg inn på myspacesworks og gå til Kalender
  2. Forsikre at du er logget inn inn med konto øverst til høyre hvor senter er oppgitt som Spaces Oslo Kvadraturen (for at kostaden går på firmaets konto)
  3. Velg Ny reservasjon
  4. Fyll inn felter for hva, når, mennesker og hvor
  5. Se på tilgjengelige lokasjoner og klikk på kalender for å se hvilke rom du har å velge mellom
  6. Klikk reserver når du har valgt ønsket rom og deretter fortsett
  7. Under betaling så skal du velge firmaets konto og fullfør bestillingen

Avholde møte

Kaffe og vann kan hentes fra kjøkkenet i etasjen hvor møtet avholdes. Dersom det er ønskelig at forfriskninger står klare til møtet, gi beskjed til resepsjonen ved bestilling av møterom.

Møtedeltagerne kan bruke den numeriske bestillingsreferansen i e-postbekreftelsen til å koble seg på SPACES wifi.

Vi har fått låne HDMI-kabel med adapter fra Spaces som kan brukes til å vise på skjerm i møterommene. Kabelen ligger i nederste skuffen til Mia.

4.1.4.2 Toalett

Toalettene i 2.etg er lokalisert ved kaffemaskinen.

Ved fellesområdene i 1.etg så finner du toaletter forbi kantinen, ned trappene og til høyre.

4.1.4.3 Kaffe/te/kakao

Det står en kaffemaskin i hver enkelt etasje. Du kan fritt benytte kaffemaskinen dersom du har en kaffeavtale.

4.1.4.4 Printer

Vi kan nyttegjøre en printer på huset hvor vi betaler pr utskrift.

Installasjon og bruk av printeren fungerer ikke dersom du har VPN aktivert.

Oppsett av printer

Oppsett av printeren er er ganske omstendelig og feilutsatt prosess, så med mindre du har en stilling hvor du vet du trenger å bruke printeren en del kan det hende du ikke vil ta deg bryet med å sette opp printeren før du har et faktisk behov for det.

Om du støter på problemer kan resepsjonen bistå deg med å sette opp printeren på din maskin.

03.08.2020 har vi fått følgende e-post:

Our printers have updated to a cloud-based printing solution for greater security and simplicity. You can now print at any centre. You would use your WorldKeyPIN to log into the printer which allows you to access your print jobs regardless of the location.

Your old printer code does not work anymore. Everyone has their own personal printing WorldKey PIN.

There are posters near every printer in the Centre, but there is a misspelling on it... The website you can print online and download the driver from, you have to add "HTTP://" in front of go.eu.uniflowonline.com/ otherwise the site wont work.

How to print:
1) Find your WorldKey PIN in myspacesworks.com or in Spaces app (see below) - if you are having issues with logging in the first time, please ask for a new WorldKey PIN on the website or in the App. If you are still having issues, send the reception an email.
2) Create an account at https://go.eu.uniflowonline.com/ Login with your MySpaces username (email address) and password.
>3) Download and install the print driver at https://go.eu.uniflowonline.com/ Use your WorldKey PIN to release your print job from the printer.

There is also two other options on how to print your files. You can upload your file on Uniflow Online, or send email to mobileprint@go.eu.uniflowonline.com (*Remember to use correct emailaddress that is registered on Uniflow)

We are having difficulties ATM. with the new upgrade.... We are trying to fix the issue with our internal IT and Canon ASAP, so hopefully it will be fixed before the summer holiday is over. We are doing everything we can from our side 🙂 If you have having issues and you need to print, copy or scan something ASAP, just let us know and we will help you.

1. Last ned og installer printer-driveren

hit, velg ditt operativsystem og språk. Dersom du ikke får opp noen alternativer for ditt foretrukne språk, forsøk å velge engelsk.

Last ned printer-driveren hvis navn begynner på "UFR II/UFRII LT".

Installer driveren ved å åpne den nedlastede filen og fullføre installasjonsveiledningen. Merk at installasjonsprosessen kan ta lang tid og bli hengende på steget "Skriver filer...".

2. Legg til printer

Koble på Spaces Wifi og koble fra evt VPN.

Gå til Systemvalg > Skivere og skanner og trykk på "+" neders til venstre. Velg fanen "IP" og legg inn følgende informasjon:

  • Adresse: 10.156.42.163
  • Protokoll: Line Printer Daemon LDP
  • Navn: Spaces printer 2. etg.
  • Bruk: Velg programvare > Canon iR-ADV C3529/3530 ııı (bruk søket øverst til høyre)

Velg "Legg til".

3. Legg inn credentials

Finn printeren under Systemvalg > Skrivere og skannere og trykk på Åpne utskriftskø... > Innstillinger > Verktøy > Åpne skriververktøy.

Under "Authentiction function", oppgi følgende:

  • User Management: Department ID Management
  • Department ID: Se "Spaces printer" i 1Password
  • PIN: Se "Spaces printer" i 1Password

Trykk deretter på "Verify". Dersom "Verify" knappen er inaktiv, trykk først på knappen "Printer information" for å aktivere "Verify" knappen. Velg deretter "Save settings".

4.1.4.5 Takterrasse

Takterrasen befinner seg i 6.etg, og letteste tilgang er via heisen rett ved vårt kontor.

Det er trådløst nettverk tilgjengelig. Møblene pakkes frem i mars.

Regler for bruk

  • Ikke tillatt å røyke
  • Ikke flytt på møblene
  • Rydd opp etter deg selv
  • Evt nytelse av alkohol må kjøpes fra kaféen (ettersom det er de som har skjenkebevilling for området)
4.1.4.6 Sykkelparkering

Bygget har en egen sykkelparkering i form av et rom i kjelleren. For tilgang til sykkelrommet, bruk den østre inngangen på byggets nordre side og ta heisen ned i kjelleren.

4.1.4.7 Søppelrom

Søppelrommet ligger i kjelleren. Her kan vi fritt kaste papp/emballasje/restavfall selv.

4.1.5 Kontoret

4.1.5.1 Førstehjelpsskrin

Førstehjelpsskrinet er av typen Cederroth First Aid Kit og er levert av Røde Kors. Skrinet er lokalisert i nederste skuff i skuffeseksjonen ved Mias pult.

Dette er et medium førstehjelpsskrin med følgende innhold:

  • 1 Cederroth 4-in-1 Blodstopper
  • 1 Cederroth 4-in-1 mini Blodstopper
  • 10 Salvequick Plaster
  • 6 Salvequick Sårvask
  • 4 Salvequick Maxi Cover
  • 1 Pustemask
  • 2 Safety Hand Cleanser
  • 2 par Hansker
  • 1 Redningsteppe
  • 1 Elastisk bandasje
  • 1 Cederroth Burn Gel Dressing
  • 1 Saks
  • 1 Førstehjelpsinstruksjon

Førstehjelpsskrinet skal til enhver tid inneholde disse artiklene.

4.1.5.2 Arbeidsstasjon

Vi har faste plasser ved arbeidsstasjonene og kan etterlate private gjenstander på disse.

Noen arbeidsstasjoner har mulighet for hev/senk av pulten.

Ta deg tid til å sette arbeidsstasjonen din i stand slik du ønsker den. Det kan f.eks. innebære å

  • Finjustere plasseringen av utstyret
  • Sikre god komfort/ergonomi
  • Forsikre at utstyret er tilfredsstillende rengjort

Si ifra dersom din arbeidsstasjon ikke er slik du ønsker/forventer.

4.1.5.2.1 Datautstyr

Datautstyr er vårt viktigste verktøy. Vi er derfor opptatt av å ha utstyr som vi trives med, og som gjør oss i stand til å gjøre vår jobb på en effektiv måte.

Ta deg tid til å sette opp/konfigurere datautstyret ditt slik du ønsker det. Dette kan f.eks. innebære å:

  • Forsikre at utstyret er riktig sammenkoblet
  • Sette opp foretrukne tastatursnarveier
  • Forstå operativsystemets nøkkelfunksjoner

Reserveutstyr finnes i nederste hyllen i skapet som befinner seg ovenfor tobakkskapet. Bruk av reserveutstyr aktiveres av tiltak på en observasjon.

I tillegg til at nye medarbeidere selv skal få velge sitt prefererte utstyr vil vi annenhver måned kartlegge behovet for datautstyr.

Passordbeskyttelse

Datamaskinen skal passordbeskyttes. Se retningslinjer for passordstyrke i Hvordan vi gir noen tilgang til et system.

Låsing

Enheten skal manuelt låses i alle tilfeller hvor brukeren ikke har øyne på enheten og automatisk etter fem minutters inaktivitet.

For Mac, velg Systemvalg > Sikkerhet og personvern.

Angi passord og sett Krev passord () etter aktivering av dvale eller skjermsparer til «umiddelbart».

Velg Systemvalg > Strømsparing.

For Batteri og Strømforsyning, sett Slå av skjermen etter til «5 minutter».

Låse maskinen ved hjelp av aktive hjørner

Velg Systemvalg > Mission Control > Aktive hjørner

Sett valget Sett skjermen i dvale for et av skjermhjørnene. Skjermen vil settes i dvale når du fører musepekeren til valgte hjørne.

Tastatursnarvei for låsing av skjerm: Command + Shift + Eject (hvis eksternt tastatur) / Power (Hvis bærbar)

Kryptert harddisk

Samtlige ansatte skal kryptere harddisken på arbeidsmaskinen med FileVault.

Fremgangsmåte:

  1. Åpne System Preferences / Systemvalg
  2. Velg Security & Privacy / Sikkerhet og personvern
  3. Velg fanen FileVault
  4. Velg Turn On FileVault...

Finn min Mac

Alle datamaskiner skal ha «Finn min Mac påskrudd» slik at vi enklere kan spore opp maskinen om den går tapt. Velg Systemvalg > iCloud > Huk av for Finn Mac.

4.1.5.2.2 Telefonapparat

Hver arbeidsstasjon har et fysisk IP telefonapparat.

Registrere en ny telefon

Lagre telefonen som nettverksenhet

Resette en telefon

Dersom telefonen ikke fungerer, følg følgende steg:

  1. Sett ethernet-kabelen i PC-porten
  2. Restart telefonen
  3. Da får du opp meldingen "Network Disconnected"
  4. Flytt så ethernet-kabelen til LAN-porten. Da forsvinner feilmeldingen og man kan ringe inn/ut

Bruke telefonen

Telefonene brukes på forskjellige måter avhengig av type.

Mitel 6865i, Aastra 6755i / Sennheiser D 10

  1. Løft av headsettet
  2. Trykk på den lille knappen på siden av headsettet og forsikre at:
    2.1 Det lyser blått på headset modulen ved symbolet for headset
    2.2 Det blinker blått lys på headsettet
  3. For å besvare samtalen, trykk på den grønne knappen nederst til høyre på telefonen, merket med høyttaler/headset symbol

Aastra 6755i / Plantronics

Besvare samtale

  1. Ta av headsettet og klikk på knappen på ventre side av headsettet
    1. Forsikre at symbolet med rør/telefon lyser på basen
  2. For å besvare samtalen, trykk på den svarte knappen oppe til venstre (der hvor rører normalt ligger)

Ringe ut

  1. Ta av headsettet og klikk på knappen på ventre side av headsettet
    1. Forsikre at symbolet med rør/telefon lyser på basen
  2. Trykk ned den svarte knappen oppe til venstre (der hvor rører normalt ligger)
    1. Forsikre at du har fått pipetone
  3. Tast inn ønsket nummer og klikk på knappen for Dial på venstre side av skjermen
4.1.5.2.3 Databriller

Arbeidsmiljøloven gir arbeidstaker mulighet til å få dekket synsundersøkelse og rimelig databrille av arbeidsgiver dersom arbeidstaker utfører en betydelig del av sitt arbeid sittende foran en dataskjerm.

Databriller er definert som noe man kun trenger på jobb og ikke i det daglige. Det dreier seg som regel om énstyrke-glass, men skulle arbeidstaker ha behov for progressive/flerstyrke-glass så må det dokumenteres.

Dersom utfallet av en synsundersøkelse tilsier at arbeidstaker trenger databriller så dekker Netmaking synsundersøkelsen og opptil 3.000 kr for en "rimelig" brille (innfatning og glass).

For å få refundert utlegg til synsundersøkelse og kjøp av briller, følg prosedyren for å få utlegg refundert.

4.1.5.2.4 Batterier

Batterier er lokalisert i den grå skuffeseksjonen. Se egen merking.

4.1.5.3 Nettverk (Wi-Fi)

For å koble deg på Wi-Fi, se brukernavn og passord i 1Password merket "Netmaking Wi-Fi Kvadraturen".

Passord aktiveres ved kontraktsstart (01.02.2020).

Lagre nettverksenheter

Det trådløse nettet kan logge seg ut, som gjør at man må logge seg inn på nytt med e-post og kontonummer igjen. For å unngå dette, følg stegene nedenfor:

  1. Gå til Myspacesworks.com
  2. Velg ´Kontoer´ i meny-feltet
  3. Velg Nettverksenheter
  4. Klikk ´Legg til ny enhet´
    4.1 Lokaliser Mac-ens adresse ved å gå til Systemvalg > Nettverk > Avansert > Macens adresse er synlig nederst på siden
  5. Fyll inn mac-adresse, ønsket navn og velg deg selv som Kontakt
  6. Kan gjentas for andre enheter
4.1.5.4 Ventilasjon/temperatur

Ventilasjon og temperatur er sentalstyrt gjennom vaktmester.

Temperaturen på kontoret reguleres av en bevegelsessensor i taket. Såfremt sensoren detekterer bevegelse så vil den forsøke å opprettholde en temperatur mellom 20 og 22 grader på sommerstid (rundt april) og mellom 22 og 24 grader på høst- og vinterstid (rundt oktober).

Konsekvensen av dette er blant annet at

  • Det vil kunne være kaldere på morgenen fordi det ikke har vært bevegelse i kontoret på kvelden/natten
  • Det kan bli for varmt (eller kaldt) dersom sensoren ikke detekterer bevegelse

Vi har en gradestokk på den grå skuffeseksjonen ved vinduet som viser temperaturen. Om du opplever lokalene for kalde/varme eller luftkvaliteten for dårlig, gi beskjed til Resepsjon.

4.1.5.5 Tilgang (nøkkelbrikke)

Du har tilgang til hele bygget 24/7 ved hjelp av en nøkkelbrikke. Ingen kode er nødvendig.

Hvis du mister nøkkelbrikken skal resepsjonen varsles umiddelbart slik at brikken kan deaktiveres.

Etter kl 08:00 går ikke kontoret automatisk i lås igjen når det låses opp. Bruk nøkkelbrikken for å låse kontoret når ingen ansatte er på kontoret.

4.1.6 Tjenester

4.1.6.1 Vinlotteri

Spaces arrangerer vinlotteri hver fredag kl 14 i resepsjonen.

Ett lodd koster 10 kr og man kan kjøpe så mange man vil. Beløpet vippses til 457 95 748 (Manisha) i forkant.

4.1.6.2 Kafé (lunsj)

Spaces driftspartner av kaféen har sett seg nødt til å å slå seg konkurs pga koronakrisen.

I påvente av etableringen av en evt ny kafé har vi etablert en avtale med Lunsjkollektivet som lager og frakter lunsj til oss.

Hver enkelt har selv ansvaret for å bestille mat til de dagene man er på kontoret via innlogging på lunsjkollektivet.no. Lunsjboksen hentes i kantinen fra ca kl 11, og de som har bestill lunsjpakken "brød" må huske å hente/be om brød i tillegg til boks da disse ligger separat.

Netmaking sponser 100% av lunsjen under forutsetning at denne består av et av de grunnleggende lunsjalternativene.

Resten av dokumentasjonen består enn så lenge som en måte å videreføre våre forventninger/ønsker ovenfor en evt ny aktør som overtar drift av caféen.

===

Kafé-en er åpen 07 - 15 hver dag, og serverer lunsj 11-13.30.

Netmaking dekker lunsj for de ansatte gjennom en avtale med Fork Kantiner som forvalter kantinetjenesten for Spaces. Fork Kantiner fakturerer Netmaking direkte.

I tillegg til lunsj betaler vi også Fork for leveranse av en fruktkurv på 1,5 kg 4 ganger i måneden.

Lunsjavtale

For ansatte som i utgangspunktet tilbringer alle arbeidsdager på kontoret betaler vi et fast kantinebidrag for å få en redusert på hektoprisen for mat. Inkludert i det faste kantinebidraget er også fri frokost hver dag fra kl. 08:30-09:30.

Ved kjøp av lunsj, oppgi bedriftens navn ved betaling.

Klippekort

For ansatte som tilbringer >= 2 dager/uke utenfor kontoret kjøper vi klippekort (fordi dette er mer kostnadseffektivt).

Ved kjøp av lunsj, oppgi bedriftens navn og at lunsjen skal settes på et klippekort ved betaling. Kaféen lagrer klippekortene.

4.1.6.3 Renhold

Renholdsbyrå henter søppel og glass/kopper hver kveld, samt at de vasker gulvet to ganger i uken.

4.1.6.4 Parkering

Netmaking leier én parkeringsplass i OneParks parkeringshus Paleet (alle dager, hele døgnet, plan 2-14).

Leien er registrert med følgende kjøretøy:

  • DN29000

Administrasjon av kjøretøy, betalingskort, etc kan gjøres via Autopay.

4.1.6.5 Resepsjon

Resepsjonens åpningstider er mandag til fredag 08-18. Åpningstidene kan varierer i høytidene.

Resepsjonen kan bistå med generell support, men kan også leies inn til å utføre konkrete tjenester/ærend.

Resepsjonen kan nås på reception.kvadraturen@spacesworks.com eller 21 93 34 25.

I resepsjonen jobber:

  • Katrine Ruud (katrine.ruud@spacesworks.com)
  • Manisha
  • Anna Margretehe Tveit (annamargrethe.tveit@spacesworks.com)

Hvordan vi varsles om gjester

Dersom gjestene oppgir navn på den de skal møte så vil resepsjonen ta kontakt med den personen direkte per telefon, men dersom de kun oppgir bedriftens navn så vil de ringe vår kontaktperson (Eirik).

4.1.6.6 Post

Se hvordan vi mottar post og inngående fakturaer.

Ved behov for å få sendt post direkte til våre lokaler, bruk adressen:

Netmaking AS
Tollbugata 8
0152 Oslo

Mottatt post vil plasseres av resepsjonen i Netmakings postboks på postrummet. Postrommet befinner seg inn hovedinngangen, videre inn til trapperommet og deretter rett til venstre.

Netmakings postboks er nr 14. Nøkkelen til postboksen er lokalisert i øverste skuff i Mias skuffeskap.

Pakke

Dersom du får en pakke så varsles du per e-post om dette. For pakker uten referanse så sendes det en e-post til vår kontaktperson (Eirik). For å unngå å miste en pakke forventes det at pakken blir plukket opp før 24 timer har gått. Hvis du ikke har mulighet for å hente den pakken kan resepsjonen levere den mot en tilleggskostnad.

Sending

Om du skal sende post, lever det i resepsjonen. Post sendes fra resepsjonen kl 14:00.

4.1.6.7 Gym

Bygget har en gym i kjelleren. Om du ønsker kan du bli medlem til kr 200/mnd.

4.1.6.8 Vaktmester

Vi har en vaktmester som heter Kenneth. For behov for bistand fra vaktmester, kontakt resepsjonen.

4.1.6.9 Sosialt/networking

Spaces Kvadraturen har en egen Facebook-side og et nyhetsbrev hvor du kan bli holdt orientert om networking events, vinlotteri, etc.

Spaces Kvadraturen har em ambisjon om å arrangere ett after-work arrangment for leietakerne i måneden.

4.1.6.10 App

Du kan booke møterom og forvalte ditt Spaces medlemskap via en app.

Last ned "Spaces Works" fra din prefererte app store og logg inn med ditt brukernavn og passord. Dersom du manger passord, bruk "Glemt passord" funksjonen.

4.2 Ansettelsesforhold

4.2.1 On-/offboarding

Onboarding

Tripletex

Send kopi av arbeidsavtale, stillingsinstruks og Netmaking-epostadresse til regnskapsfører. Brukernavn og passord vil bli sendt til ny medarbeiders e-post.

Pensjonsordning

  • Gå til Danica Pensjon og logg inn på Bedriftportal
  • Velg Meld inn
  • Fyll inn all informasjon med unntak av Tilleggsopplysning og Vedkommende er for tiden sykemeldt [..]
  • Informasjonen skal være tilgjengelig i arbeidsavtalen
  • Klikk Lagre

Forsikring

Gjelder forsikringer hos If hhv Person og Eiendom. Antall ansatte må løpende oppdateres ettersom prisen er satt iht enkeltpersoner og årsverk.

  • Logg inn hos If og gå til Mine forsikringer og klikk på ønsket forsikring
  • Velg Endre forsikring og fyll ut hva det gjelder og dato
    • Personforsikring: Øke antallet fra x ansatte til y ansatte
    • Eiendomsforsikring: Øke forsikringssummen for maskiner og eiendeler med 50TNOK
  • Send endringsforespørsel

Offboarding

Tripletex

  • Gå til Tripletex > Selskap > Ansatt og klikk på ønsket ansatt.
  • Velg fanen Arbeidsforhold og scroll ned til Arbeidsforhold. Fyll inn sluttdato og forsikre at det er huket av for Fjern brukerens tilgang til Tripletex etter sluttdato.
  • Klikk lagre

Pensjonsordning

  • Gå til Danica.no og logg deg inn via Danica Bedriftsportal
  • Klikk på medarbeider som skal meldes ut
  • Velg meld ut og fyll inn siste arbeidsdag.

Forsikring

  • Logg inn hos If og gå til Mine forsikringer og klikk på ønsket forsikring
  • Velg Endre forsikring og fyll ut hva det gjelder og dato
    • Personforsikring: Redusere fra x ansatte til y ansatte
    • Eiendomsforsikring: Redusere forsikringssummen for maskiner og eiendeler med 50TNOK
  • Send endringsforespørsel

5 Policies

5.1 Hvordan vi legger til rette for å ha det bra og yte vårt beste over tid

Vi krever tydelige forventninger til arbeidet.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Ved å kreve tydelige forventninger til arbeidet oppnår vi flere fordeler:

  • Vi blir mer produktive
  • Vi blir mindre stresset og mer motiverte til å utføre arbeidet
  • Vi har bedre forutsetning for å møte forventningene og dermed ivareta gode relasjoner til kunder og leverandører
  • Vi øker sannsynligheten for å beholde kunder og ansatte
  • Vi er ikke avhengige av å jobbe fra samme sted for å ivareta forventingene til arbeidet
  • Vi er bedre posisjonert til å kunne utnytte mulighetene som oppstår
  • Vi legger forholdene til rette for å vokse
  • Vi får et godt rykte
  • Vi slipper unna kontinuerlig brannslokking (på bekostning av planlagte/prioriterte initiativ)

Praktisering

Når vi avdekker en forventning forsikrer vi at den følger våre krav om at forventningen er:

Entydig

Forventninger som er motstridende eller overlapper hverandre skaper usikkerhet og forvirring om hva som er rett.

Finnes det kun én informasjonskilde som formidler forventningen? Vil denne kilden gi ett konsekvent svar?

Tydelig

Utydelige forventninger etterlater rom for misforståelser, og det som kan misforstås vil omsider bli misforstått.

Ville et nytt team-medlem ukjent med uskrevne regler innrettet seg etter forventningen i sin helhet? Er linjene for når man er innenfor og utenfor forventningen uklare?

Tilgjengelig

Utilgjengelige forventninger vil sjeldnere følges med unntak av personer med god hukommelse eller med høy ansvarsbevissthet.

Hvor raskt og enkelt kan en medarbeider få tilgang til forventningen fra den mest ubeleilige lokasjonen på det mest ubeleilige tidspunktet?

Plassbestemt

Forventninger som ikke har en fast plass tar unødig lang tid å lete fram og gjør oss usikre på om forventningen finnes i det hele tatt.

Hvor sikker er en uerfaren ansatt på hvor man kan gå for å finne forventningen?

Rimelig

Urimelige forventninger påvirker arbeidsmoralen negativt, gir et dårlig rykte og følges ikke i lengden.

Hvordan ville potensielle kunder eller ansatte reagert dersom de ble kjent med forventningen?

Bestandig

Bestandige forventninger betyr at forventningen ikke er avhengig av én eller flere personer for at forventningen skal formidles og ivaretas.

Ville forventningen bestå/ivaretas dersom nøkkelpersoner slutter eller drar på ferie?

Operasjonalisert

Hvis en forventning ikke bakt inn i måten vi jobber på vil den kun følges av spesielt ansvarsbevisste personer.

Finnes det systemer eller prosedyrer som hjelper teamet med å enkelt og automatisk innrette seg etter forventningen?

Dynamisk

Hvis man ikke holder forventningene oppdatert etterhvert som virkeligheten endrer seg vil de gradvis miste sin bruksverdi.

Lar forventningen seg enkelt oppdatere og når den reviderte forventningen ut til de som forventes å forholde seg til den både nå og i fremtiden?

Operasjonalisering

Generelt

Mål

Organisering

Policies

Systemer

  • Vi lager skreddersydde systemer der vi opplever det viktig for å sikre en god operasjonalisering av policies og ønsket arbeidsflyt

Prosedyrer

5.2 Kontinuerlig forbedring

5.2.1 Hvordan vi blir bedre (enn konkurrentene)

Vi praktiserer kontinuerlig forbedring.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Ved å investere i å kontinuerlig forbedre oss oppnår vi flere fordeler:

  • Vi øker sannsynligheten for å overleve og lykkes som team
  • Vi lærer av våre feil på en måte som reduserer sannsynligheten for at de vil oppstå igjen
  • Vi øker sannsynligheten for høy kvalitet på arbeidet vi leverer
  • Vi skaper en trygg og god arbeidskultur som vi er stolte av og andre ønsker å være en del av
  • Arbeidet vi gjør føles mer meningsfylt

Praktisering

Vi aksepterer ikke status quo eller "godt nok" som en forklaring på hvorfor noe er slik det er. Fremfor å trekke på skuldrene og si "sånn er det bare", leter vi aktivt etter og sier ifra om hvor ting kan bli bedre.

Operasjonalisering

5.3 Kultur

5.3.1 Hvordan vi kommuniserer hvordan vi ønsker at noen skal gå frem i gitte situasjoner

Vi beskriver hvordan vi ønsker at noen skal gå frem i gitte situasjoner i tydelig dokumenterte policies for hvert enkelt team.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Fordelene med å tydelig dokumentere policies pr team er flere:

  • Tydelige forventninger og enighet om hva man kan forvente av hverandre. Dette skaper trygghet og bidrar til å redusere misforståelser.
  • Reduserer behovet for detaljstyring.
  • Reduserer usikkerheten knyttet til å tre inn i et nytt team.
  • Øker sannsynligheten for at team-medlemmene er kjent med og innretter seg etter ønsket kultur.
  • Eksponerer bedre hvor vi har hull i dokumentasjonen (eller selve kulturen).
  • Reduserer sannsynligheten for urimelige forventninger knyttet til ikke skulle innrette seg etter ikke-dokumenterte policies.
  • Gjør det tydeligere for utenforstående hvordan de kan forvente at vi vil handle i et gitt scenario
  • Vi kaster i liten grad bort tid på å svare på det samme spørsmålet om “hvordan gjør jeg X/Y/hva er forventningene til X/Y” flere ganger

Praktisering

Kort fortalt forventes det at alle spørsmål du har om hvordan vi gjør noe skal kunne besvares av en policy. Dersom du ikke finner svaret du leter etter oppfordres du til å si ifra.

Operasjonalisering

5.3.2 Hvordan vi øker sannsynligheten for at vi praktiserer ønsket kultur

Vi jobber løpende med å operasjonalisere våre policies slik at vi kan øke sannsynligheten for å ivareta kulturen policyene er designet rundt.

Hva mener vi med å operasjonalisere policies

Når vi snakker om å operasjonalisere policies så mener vi å realisere, eller sette ut i livet, retningslinjer for hvordan vi foretrekker at noen skal handle.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Ved å sikre at policyene er operasjonalisert bidrar vi til å:

  • Øke sannsynligheten for at ønsket kulturen brer seg (vi praktiserer det vi preker)
  • Vi slipper å gå å huske på alle policies og måter det forventes at vi praktiserer kulturen fordi systemene og prosedyrene rundt oss vil bidra til å automatisere ivartagelse av forventningen

Praktisering

Vi designer våre prosedyrer rundt våre policies slik at de kan bidra til å sikre ivaretagelse av retningslinjene disse gir.

Vi forventer at en policy er operasjonalisert slik at vi kan sannsynliggjøre at retningslinjene møtes.

Operasjonalisering

5.3.3 Hvordan vi lærer bort policies

Policies skiller seg fra prosedyrer i at de vanskelig kan effektivt organiseres som en smørbrødliste man kan følge. Policies er i stedet noe man må få tid til å forstå, øve inn og automatisere, og vi legger stor vekt på å gjøre dette grundig.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Fordelene med å investere tid i å forstå, øve og automatisere policies er:

  • Vi øker sannsynligheten for at et team-medlem raskere vil møte våre policies (og reduserer evt frustrasjon knyttet til å ikke gjøre det)
  • Vi eksponerer bedre hvor vi mener at ansvaret for å sikre etterlevelse av policies ligger (i en tilstrekkelig god opplæring, og ikke hos den som læres opp)
  • Vi reduserer smerten og utryggheten forbundet med å tre inn i et nytt team med fremmede policies

Praktisering

Vi mener at at alle har et felles ansvar for å sørge for at et nytt team-medlem blir en del av kulturen. Dette skjer dels gjennom lesing av teamets policies og dels gjennom å oppleve at kulturen som policyene er designet rundt praktiseres.

Underveis i onboadingen i en team fokuserer vi på å forsikre at den som læres opp har fått anledning til å:

  • Knytte kjennskap med og forstå teamets policies
  • Se policyene praktisert og prøvd ut praktisering på egen hånd
  • Praktisere og automatisere policyene

Operasjonalisering

5.4 Si ifra

5.4.1 Ting som kan bli bedre

5.4.1.1 Hvordan vi forsøker å gjøre det enkelt å si ifra

Vi er svært opptatt av, og har jobbet mye med, å gjøre det så enkelt som mulig å si ifra når noe ikke er slik man ønsker eller forventer.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

En lav terskel for å si ifra gi oss flere fordeler

  • Det er enklere og mer friksjonsfritt å si ifra om ting
  • Vi får tatt tak i problemer før de blir for store, gjentar seg for ofte eller konsekvensene blir for smertefulle
  • Vi legger grunnlaget for å kontinuerlig forbedre arbeidsplassen og arbeidet vi utfører

Praktisering

Vi har registrert at det kan variere hvor enkelt og naturlig det er for den enkelte å si ifra. For å forsøke å gjøre det enklere har vi her samlet opp de vanligste hindrene for å si ifra, og hva vi tenker om de.

Jeg er redd for å få kjeft

Du har kanskje opplevd forskjellige reaksjoner når du tidligere har forsøkt å løfte frem noe du opplever problematisk. I noen kulturer kan det å peke på et problem oppleves forstyrrende, klagende eller ubeleilig. I slike tilfeller kan eksponeringen av et problem raskt bli møtt med irritasjon, skyldfordeling, stress eller kjeft.

Selv tror vi at det å si ifra er starten på (og forutsetningen for) å løse et problem, og at det viser at den som sier ifra bryr seg. Vi møter derfor det at noen sier ifra med takknemlighet over initiativet de viser og tiden de bruker på å gjøre oss bedre.

Jeg er redd for å få skylda

Frykt for å få skylda (eller at en kollega skal få det) er et av de vanligste hindrene for å si ifra om noe som oppleves problematisk. For at forholdene skal ligge til rette for å si ifra er det derfor viktig at vi ikke fokuserer på skyld eller skyldfordeling.

Vi tror at

  • Alle som jobber her forsøker å gjøre sitt beste (og at vi ikke kan forvente mer enn det)
  • Det er policyene, systemene og prosessene sitt ansvar å sørge for at jobben blir gjort riktig
  • Dersom vi fokuserer på hva enkeltpersoner kan gjøre annerledes så øker risikoen for at en annen person vil gjenta samme feil i fremtiden

Med dette som utgangspunkt fremstår det å klandre andre (eller seg selv) som bortkastet tid og frustrasjon. Når noe fremstår som problematisk jobber vi derfor aktivt med å motarbeide instinktet til å gi eller ta skyld, og fokuserer i stedet på hvordan policyer, systemer eller prosesser kan forbedres.

Jeg vil ikke gjøre noe som skader relasjonen til en kollega

Dersom du har identifisert forbedringspotensiale som du frykter at noen vil kunne ta personlig kan du muligens vurdere det som enklere eller mindre risikabelt å sitte på dette fremfor å dele det, spesielt hvis personen du risikerer å fornærme er en du ønsker å beholde en god relasjon til i fremtiden.

Du velger naturligvis selv hva du er komfortabel med å dele, men tenk gjerne på hvorvidt du selv hadde ønsket å få vite om det dersom noen andre hadde identifisert noe lignende om deg. Vurder også i hvilken grad du hadde kjent på sinne eller takknemlighet ovenfor denne personens mot til å dele.

Jeg er ny og vet ikke hvordan ting fungerer enda

Det er naturlig å holde tilbake med det å si ifra i starten av en hvilken som helst relasjon mens man utforsker hvordan motparten vil reagere på problemer. Etterhvert som man bygger en relasjon og en gjensidig tillit (og forutsatt at det oppleves at det er rom for å si ifra) vil man imidlertid gradvis kunne si ifra mer og mer.

Jo fortere du kommer i gang med å si ifra, jo fortere vil du (og teamet) nyte godt av det du har sett som kan gjøres bedre. Vi innser at det kan ta litt tid før du er komfortabel med å si ifra og vil derfor ikke tvinge deg til å si ifra fra dag én. Vi anbefaler deg imidlertid å utforske og utfordre kulturen rundt det å si ifra så fort som mulig slik at du kan komme raskest mulig i gang med å forbedre arbeidsplassen for både deg selv og de andre på teamet.

Det kan også være verdt å tenke på at de tingene som du ser som ny er ting vi kan ha utviklet en blindhet for. Derfor er vi ekstra takknemlige dersom du tør å si ifra så tidlig som mulig, fordi det øker sannsynligheten for å forbedre problemer som vi andre har vendt oss til.

Jeg tror ikke det finnes motivasjon/mulighet for å endre på det jeg har sett som kan forbedres

Noen ting kan det føles som er skrevet i stein for teamet (eksempelvis lokasjon, ledelse, produktene man leverer eller teknologiene man benytter). Så hvorfor si ifra noe som uansett ikke vil endre seg?

Det stemmer naturligvis at noen ting er tyngre å endre på enn andre, og at dette kan påvirke motivasjonen for endring. Netmaking er imidlertid opptatt av å alltid bli bedre, og har historisk sett tatt tatt beslutninger som har fordret store endringer når vi har sett det betydningsfullt.

Utfordre oss. Kanskje blir du overrasket over at ting du trodde var låst fast faktisk er mulig å bevege på.

Operasjonalisering

Les mer i neste artikkel om hvordan vi sier ifra.

5.4.1.2 Hvordan vi sier ifra

Når noe ikke er slik vi ønsker eller forventer sier vi ifra ved å opprette det vi kaller for en observasjon.

En observasjon kan minne om en supportsak du sender inn til et firma du er kunde av. Vi bruker det litt fremmede begrepet "observasjon" fremfor f.eks. "sak" er for å fokusere på nøytraliteten i måten vi legger frem og diskuterer noe som kan forbedres.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Å si ifra ved å opprette en observasjon kan virke fremmed og formelt i starten, men det gir oss flere viktige fordeler:

  • Vi operasjonaliserer vår policy om å si fra som øker sannsynligheten for at den ivaretas
  • Vi utfordres på å forstå problemer bedre, for så å identifisere en best mulig løsning (les mer om verdien av å formulere et problem og verdien av å vente med å foreslå en løsning)
  • Vi kan raskere forstå hva som kan forbedres (hva man har observert) og bli motivert til å forbedre det (hva konsekvensen oppleves å være)
  • Vi identifiserer ikke bare kortsiktige, men også langsiktige løsninger slik at vi kan unngå at problemer gjentar seg
  • Vi kan parkere frustrasjon og misnøye slik at vi kan fokusere bedre på arbeidet
  • Vi skaper sporbarhet om problemer i oppgaver og prosjekter slik at vi kan dokumentere disse ved behov

Praktisering

Hva slags problemer kvalifiserer som observasjoner

Som ny i Netmaking kan det være vanskelig å forstå når et problem bør beskrives som en observasjon. Vi støter sikkert på hundre små og store problemer i løpet av en arbeidsdag. Dersom vi skulle beskrive alle problemene som observasjoner ville vi ikke hatt tid til annet.

Med utgangspunkt i fordelene med observasjoner beskrevet over, er det relevant å registrere en observasjon når:

  • Du står ovenfor et problem du er usikker på om du forstår eller har identifisert den beste løsningen til
  • Andre kan støte på et tilsvarende problem i fremtiden
  • Du ønsker å parkere problemet slik at du kan komme tilbake til det ved en senere anledning
  • Det oppleves relevant/verdifullt å føre en logg over hvordan du har gått frem for å løse problemet

Dersom du står ovenfor en problemstilling du mener er sensitiv eller som du av andre årsaker er usikker på om egner seg som en observasjon, forhør deg med din leder eller en kollega.

Hva kjennetegner en godt formulert observasjon

Når vi beskriver en observasjon som "god" tenker vi på at den:

  • Gjør det enkelt å forstå hva som er observert og hva som er (evt mistenkes å være) konsekvensen av dette
    • Har relevant oppgave eller KPI hvor observasjonen ble avdekket som forelder for å tydeliggjøre kontekst
  • Er nøktern/nøytral i beskrivelsen av hva som er observert. Synser/antar/klandrer ikke, uttrykker ikke frustrasjon.
  • Unngår så langt det gir mening å omtale enkeltpersoner med navn. Beskriver i stedet involverte roller (hvis relevant for å forstå problemet).
  • Venter med å ta stilling til hvordan det som er observert kan/bør utbedres

Du kan bruke observasjonssøket til å navigere i historiske observasjoner for å bede forstå hvordan formulere en observasjon.

Operasjonalisering

  • Vi har utviklet egen funksjonalitet i vårt samhandlingsverktøy Wecomplish for å registrere og behandle observasjoner
  • Våre prosedyrer og dokumentasjon forøvrig forventer gjennomgående at det å si ifra = det å registrere en observasjon
5.4.1.3 Hvordan vi går frem når noen har sagt ifra om noe

Vi har en tydelig arbeidsflyt vi følger når noen har sagt ifra om noe (registrert en observasjon).

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Ved å følge en uniform måte å behandle observasjoner på oppnår vi flere fordeler:

  • Det er tydelig hva man kan forvente at skjer når noen har sagt ifra om noe
  • Vi øker sannsynligheten for å sikre at vi tar stilling til hva vi kan gjøre for å forbedre situasjonen på både kort og lang sikt (identifisere tiltak)

Praktisering

Når du innser at noe ikke er slik du ønsker eller forventer: registrer en observasjon. Ikke bry deg om å renskrive observasjonen med en gang - fokuser i stedet på å få ned noen nøkkelord som beskriver hva du har observert.

Dersom du ønsker hjelp med noe, er det mest sannsynlig fordi noe ikke er slik du forventer eller ønsker. Registrer da først en observasjon, og referer til observasjonen når du ber om hjelp.

Hjelp også andre ved å forsikre at de som ber deg om hjelp har registrert en observasjon først. Selv om observasjonen kanskje ikke oppleves viktig for å løse problemet, er det ofte viktig senere i en evt kartlegging av hvorfor arbeidet har tatt lengre tid enn forventet.

Etter at en observasjon er registrert forholder vi oss til de ordinære stegene Arbeidsflyt for observasjoner.

Når vi anser oss ferdige med behandlingen av en observasjon

Vi forventer som et utgangspunkt at en observasjon har både kortsiktige og langsiktige tiltak før den lukkes.

For de tiltakene som ikke allerede er utført bør tiltakene lenke til oppgaver som er ment å ivareta tiltaket, både av hensyn til sporbarhet og for å gjøre det enklere for interessenter å følge tiltakets fremdrift. Se hvordan du automatisk kan opprette en oppgave når du identifiserer et tiltak.

Dersom du har vært alene om å være involvert i observasjonen (som både innmelder og ansvarlig) kan det være lurt å involvere noen andre på dette stadiet for å sikre en kontroll av tiltakene som er identifisert.

Vi utfører tiltak som en del av observasjonen dersom tiltaket forventes å ta 5-15-30 min. Det forutsetter at du kan svare ja på:

  1. Du har en komplett forståelse av problemet du søker å løse, eksempelvis gjennom å identifisere og intervjue problemeier
  2. Du er trygg på at arbeidet er planlagt på en måte som vil sikre en effektiv og god gjennomføring av deg eller en kollega

Operasjonalisering

  • Stegene i arbeidsflyten for behandling av en observasjon (og tilhørende funksjonalitet som muligheten til å kunne parkere en observasjon til en agenda for diskusjon) er bakt inn i Wecomplish.
5.4.1.4 Hvordan vi hjelper hverandre

Vi ønsker å utnytte muligheten som et team gir oss til å hjelpe og få hjelp med et problem. Samtidig er vi opptatt av å redusere sannsynligheten for at noen andre vil trenge hjelp med det samme i fremtiden.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Fordelene med å sette konkrete forventninger til hvordan vi hjelper og ber om hjelp:

  • Vi tydeliggjør at det å hjelpe hverandre har høy prioritet
  • Vi nyter godt av hverandres erfaring, kompetanse og innsikt
  • Vi slipper å hanskes med problemer alene
  • Vi reduserer sannsynligheten for at noen kaster bort mye tid på å ikke be om hjelp tidsnok
  • Vi oppnår alle fordelene knyttet til måten vi sier ifra på

Praktisering

Når bør jeg be om hjelp

Du bør be om hjelp når noe ikke er slik du ønsker eller forventer. Du bør ikke bruke mer enn 15 - 30 minutter på et problem før du ber om hjelp.

Vær vâr på at lysten vi alle har til å løse problemer på egen hånd kan gjøre det vanskelig å be om hjelp så fort. Forsøk derfor å øve deg på å be om hjelp tidlig.

Hvem bør jeg be om hjelp

Start med å be om hjelp fra en ledende rolle (kundeansvarlig/ledende utvikler) i teamet som eier oppgaven du trenger hjelp med.

Dersom ledende roller i teamet ikke er tilgjengelig, spør andre team-medlemmer, nærmeste leder og/eller andre kolleger.

Hvordan ber jeg om hjelp

Vi har det samme forventningene til å be om hjelp som vi har til å si ifra (dvs å lage en observasjon). Årsaken til det er at behovet for hjelp som oftest peker på et dypere problem (eksempelvis manglende opplæring/dokumentasjon, behov for opprydning, etc) hvor observasjoner hjelper oss med å sikre langsiktig tiltak og dermed redusere sannsynligheten for at det samme behovet for hjelp oppstår igjen.

Dersom du er avhengig av å hjelp for å sikre momentum i arbeidet, trekk personen du ønsker hjelp fra sin oppmerksomhet mot observasjonen i en direktemelding i Slack. Dersom vedkommende ikke svarer innen 5 minutter kan du gå og spørre personen direkte for å forsikre at de har fått med seg meldingen.

Hvordan hjelper jeg andre

Når noen ber deg om hjelp, forsikre at det finnes en observasjon på det du bes om hjelp med. Dersom det mangler en observasjon, hjelp til med å registrere og formulere gode observasjoner og løft frem fordelene ved å si ifra på denne måten.

Operasjonalisering

5.4.1.5 Hva vi gjør for å unngå at det fokuseres på for mange ting som kan bli bedre samtidig

Tidvis kan vi over en kort periode avdekke mange ting som kan gjøres bedre. Vi forsøker å unngå å havne i disse situasjonene, og har konkrete metoder å nyttegjøre dersom det skjer.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Fordelen med å unngå å fokusere på for mange ting som kan bli bedre samtidig er:

  • Vi reduserer sannsynligheten for å mentalt utmatte de som får ansvaret for å utbedre mange ting samtidig
  • Vi øker sannsynligheten for å fullføre vårt planlagte arbeid, noe som erfaringsmessig påvirker hvor vellykket vi opplever en arbeidsdag

Praktisering

Dersom du havner i en situasjon hvor du er avsender av flere observasjoner til én mottaker på kort tid, vurder å samle observasjonene på en agenda og kalle inn vedkommende til en prat om denne. På denne måten kan man mentalt forberede seg og man kan sikre rom i den planlagte tiden til å behandle observasjonene.

Dersom du selv har mottatt mange observasjoner vil policyen for hvordan vi legger opp arbeidsdagen hjelpe deg med å fokusere på å komme a jour med disse før du begynner med noe annet.

Operasjonalisering

5.4.2 Ting som er bra

5.4.2.1 Hvordan vi løfter opp og får tilbakemeldinger på ting vi har fått til

Vi løfter opp våre egne og andres prestasjoner løpende og setter av tid til å gjennomgå disse.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Ved å løfte opp våre egne og andres prestasjoner løpende og sette av tid til å gjennomgå disse oppnår vi flere fordeler:

  • Vi får anledning til å reflektere over (og knytte en følelse av prestasjon til) det vi har fått til
  • Vi øker sannsynligheten for at våre kolleger får innblikk i våre prestasjoner
  • Vi blir stolte av arbeidet vi gjør og hva vi utretter sammen
  • Vi kan bedre forstå og sette pris på hverandres innsats
  • Vi adresserer våre grunnleggende behov til å bli sett, verdsatt og anerkjent for vår prestasjoner
  • Vi føler at vi beveger oss framover
  • Vi unngår å bli demotivert av å kun fokusere på Ting som kan bli bedre

Praktisering

Vi registrerer prestasjoner forløpende etterhvert som vi føler vi selv eller noen andre har fått til noe.

Hva kjennetegner en godt formulert prestasjon

I motsetning til observasjoner hvor vi forsøker å fjerne følelser og fokus på enkeltpersoner, så ønsker vi for prestasjoner å gjøre det motsatte.

Når vi beskriver en prestasjon som "god" så tenker vi på at den:

  • Feirer det som har blitt prestert
  • Beskriver følelsen de som har bidratt til prestasjonen har fått kjenne på
  • Hyller de som har bidratt til prestasjonen
  • Har relevant oppgave/prosjekt/prosedyre/observasjon som forelder for å tydeliggjøre pretasjonens kontekst

Operasjonalisering

5.4.2.2 Hvordan vi deler hva vi har utrettet (retrospektiv)

Vi setter av tid hver måned til å dele hva vi har jobbet med og hvordan arbeidet vårt har tilført andre verdi.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Ved å sette sette av tid til å dele hva vi jobber med og hvordan arbeidet vårt har tilført andre verdi oppnår vi flere fordeler:

  • Vi blir bevisste på og stolte av hva vi har levert sammen
  • Vi har bedre forutsetning for å sette pris på arbeidet andre gjør
  • Vi får anledning til å vise fram hva vi selv jobber med
  • Vi skaper en arenae for å få positive og konstruktive tilbakemeldinger på arbeidet
  • Vi legger bedre til rette for kunnskapsdeling

Praktisering

Vi gjennomfører et månedlig retrospektiv møte i forkant av den månedlige sosialiseringen.

Forberedelse

Forbered deg til møtet ved å friske opp hukommelsen rundt hva du har gjort siden forrige møte (bruk f.eks. prestasjoner eller timelister og grupperinger av timer basert på hva som gir mening for ditt arbeid). I møtet forventes du å presentere

  • Hva jeg har jobbet med siden sist
  • Hvem arbeidet mitt har tilført verdi, hvorfor og hvordan

Jo bedre forberedelsene dine er, jo større er sannsynligheten for at du vil oppleve positive tilbakemeldinger og dermed retrospektivmøtet som verdifullt.

Gjennomføring

Møtet ledes av daglig leder for Netmaking. Hver deltaker presenterer etter tur. Vi er stille og legger vekk digitale enheter under presentasjonen slik at vi kan fokusere på den som presenterer, og at den som presenterer opplever å bli lyttet til.

Operasjonalisering

5.5 Kommunikasjon

5.5.1 Hvordan vi forholder oss til hverandre

Vi fokuserer på å skape trygge omgivelser for de rundt oss.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Ved å fokusere på å skape trygge omgivelser for de rundt oss oppnår vi flere fordeler:

  • Vi hensyntar forskjellige menneskers varierende intimsoner og trygghetsbehov
  • Vi øker sjansen for et godt samarbeid mellom team-medlemmer
  • Vi representerer selskapet på en god måte

Praktisering

Hva vi gjør

  • Vi er bevisste på at vi representerer en profesjonell relasjon, og handler på en måte som gjør at vi fremstår som en god ambassadør for team og merkevare
  • Vi justerer hvor familiære vi er opp mot lengden og opplevelsen av kvalitet på relasjonen til den enkelte
  • Vi er varsomme med konsumering av alkohol i møte med forretningsforbindelser
  • Vi forholder oss til de samme reglene også i mindre formelle (men fortsatt profesjonelle) settinger
  • Vi er oppmerksomme på og sier ifra dersom vi mistenker at noen er mindre komfortable med andres oppførsel

Hva vi ikke gjør

  • Vi tar ikke på hverandre uten tydelig tillatelse
  • Vi kommenterer ikke på andres utseende, væremåte eller påkledning (selv om det er ment som et kompliment)
  • Vi kommer ikke med seksuelle hentydninger

Operasjonalisering

Det finnes ingen dedikert operasjonalisering av denne policyen utover at det sikres at policyen er automatisert som en del av etterarbeidet for onboarding, i form av oppgaven Har automatisert og følger teamets policies.

5.5.2 Hvordan vi kommuniserer

Vi legger tydelige føringer for hvordan vi kommuniserer.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Fordelene med tydelige forventinger til hvordan vi kommuniserer er flere:

  • Vi reduserer forstyrrelser og legger med det forholdene bedre til rette for å konsentrere seg
  • Vi reduserer risikoen for misforståelser
  • Vi sikrer tydelige og uniforme forventninger til hva man kan forvente av kommunikasjonen, noe som reduserer risikoen for frustrasjon knyttet til at noen ikke møter eventuelle individuelle forventninger
  • Vi legger til rette for lite forstyrrelser når det er hensiktsmessig

Praktisering

Språk

Vi kommuniserer som et utgangspunkt på norsk. Unntaket er kode og evt team hvor det er bestemt at dialogen og/eller dokumentasjon skal utformes på engelsk.

Muntlig dialog

Vi ønsker å legge til rette for konsentrasjon og få avbrytelser i kontorlandsskapet samtidig som vi ser verdien av å kunne ta kjappe avklaringer og slå av en prat uten at vi må flytte oss til et annet rom.

Her er noen eksempler på samtaler og hvor vi forventer at de foregår.

I åpent landskap

  • Kortere innkomne telefonsamtaler (for eksempel avslå en telefonselger)
  • Småprat
  • Kortere avklaringer (for eksempel «Jobber du med den oppgaven nå?»)
  • Bistand med kritiske saker

På eget rom

  • Lengre telefonsamtaler (null verdi for oss andre, virker forstyrrende)
  • Bistand med oppgaver (tar som regel minst fem minutter)
  • Andre lengre samtaler

Skriftlig dialog

For systemene vi bruker til å kommunisere skriftlig, se systemene i kategoriene Kommunikasjon og Dokumentasjon.

Systemet vi bruker avhenger av hva som skal kommuniseres:

Wecomplish

  • Informasjon vi forventer handling på og/eller som vi ønsker å forsikre at noen har fått med seg (ved å tagge de det gjelder)
  • Dialog med kunder/samarbeidspartnere (med mindre de har egne oppgavesystemer)
  • Forventninger til arbeid (heriblant policies/systemer/prosedyrer)

Slack

  • Raske/enkle avklaringer
  • Formidle ønske om rask hjelp fordi noe haster eller blokkerer annet arbeid
  • Prestasjon for teamets nøkkelindikatorer

E-post

  • Kommunikasjon med personer vi ikke kommuniserer hyppig nok til til at det gir mening å kommunisere i Wecomplish.

Avbrytelser (be om hjelp)

Se hvordan vi hjelper hverandre.

Operasjonalisering

Policyen for kommunikasjon er vanskelig å operasjonalisere. Det er således opp til hvert enkelt team-medlem å si ifra dersom forventningene ikke overholdes.

5.5.3 Hvordan vi sikrer forståelse av hva vi skal gjøre

Vi kartlegger, kommuniserer og sikrer forståelse av hvorfor vi gjør noe.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Ved å kartlegge, kommunisere og sikre forståelse av hvorfor vi gjør noe oppnår vi flere fordeler:

  • Vi øker sannsynligheten for å forstå hvorfor vi utfører arbeidet
  • Vi øker sannsynligheten for at arbeidet ivaretar formålet (og dermed oppleves vellykket)
  • Vi blir mer motivert til å utføre arbeidet
  • Vi får luket ut potensielt forhastede slutninger
  • Vi reduserer sannsynligheten for frustasjon og unødig tid brukt på å gjøre om på arbeidet
  • Vi betrygger og bygger tillit ovenfor den som eier problemet

Praktisering

Vi forventer å forstå hvorfor vi blir bedt om å utføre et stykke arbeid og sier ifra når vi mangler en slik forståelse.

Operasjonalisering

5.5.4 Hvordan vi formidler forventninger til arbeidet

Vi klassifiserer og organiserer forventningene til arbeidet i ett system.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Ved å klassifisere og organisere forventningene til arbeidet i ett system oppnår vi flere fordeler:

  • Vi øker sannsynligheten for å møte forventningene
  • Vi får en bedre bevissthet om hvilke forventninger som er potensielt relevante å tydeliggjøre for arbeidet

Praktisering

Når noe ikke er slik vi ønsker eller forventer

...oppretter vi en observasjon i Wecomplish.

Når vi ønsker at noe konkret blir gjort

...oppretter vi en oppgave i Wecomplish.

Når vi ønsker at noe større/viktig blir gjort innen en viss tid eller et visst budsjett

...oppretter vi et prosjekt i Wecomplish.

Når vi ønsker at noen holder av tid til noe

...oppretter vi en allokering i Wecomplish.

Når vi ønsker å formidle og følge opp viktige forventninger til arbeidets prestasjon

...oppretter vi en KPI i Wecomplish.

Når vi ønsker å formidle hvordan vi forventer at arbeidet gjøres

...oppretter vi en prosedyre i Wecomplish.

Når vi ønsker å formidle hvordan vi forventer at arbeidet gjøres, men det er ikke naturlig å ivareta forventningene ved å følge en sjekkliste

...oppretter vi en dokumentasjonsside i Wecomplish.

Når noen har fått til noe bra

...oppretter vi en prestasjon i Wecomplish.

Operasjonalisering

Wecomplish hjelper oss med å tydeliggjøre og tilgjengeliggjøre forventningene til arbeidet på ett sted.

5.5.5 Hvordan vi kommuniserer rundt forventninger

Vi identifiserer og kommuniserer forventninger til vårt arbeid proaktivt og i intervaller.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Ved å identifisere og kommunisere forventninger til vårt arbeid proaktivt og i intervaller oppnår vi flere fordeler:

  • Vi skaper forutsigbarhet for de vi samarbeider med som bidrar til
    • Å gjøre det mindre smertefullt/frustrerende å samarbeide med oss
    • At vi får økt tillit
  • Vi reduserer risikoen for misforståelser mellom optimister og pessimister
  • Det er tydeligere når forventningene ikke lenger ligger an til å møtes, som bidrar til
    • Å gjøre det tydeligere når nye forventninger bør forvaltes
    • Å redusere utrygghet og dårlig samvittighet for at vi ikke overholder forventningene

Praktisering

Når det oppstår behov for å utføre et stykke arbeid som andre potensielt har forventninger til så tar vi proaktivt initiativ til å identifisere og kommunisere forventninger til arbeidet.

Hvilke forventinger det er naturlig å forvalte avhenger av arbeidets natur. Dersom du er usikker på hvilke forventninger som stilles til arbeidet - spør.

Blant de vanligste forventningene å forvalte er svar på spørsmålene:

  • Når forventes arbeidet å være ferdig
  • Hvor mye forventes arbeidet å koste
  • Når anses arbeidet som vellykket

Vi kommuniserer forventninger til arbeidet i intervaller, eksempelvis ved å si at vi forventer arbeidet ferdig mellom X og Y, eller hva vi forventer optimistisk, realistisk og pessimistisk.

Dersom vi innser at vi ikke lenger ligger an til å møte intervallet vi har kommunisert så tar vi initiativ til å forklare hvorfor og kommunisere nye forventninger.

Operasjonalisering

5.5.6 Hvordan vi deler med andre om hvordan vi opererer

Vi utfordrer konvensjonene for åpenhet rundt hvordan vi opererer.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Ved å være radikalt åpne rundt hvordan vi opererer oppnår vi flere fordeler:

  • Vi bygger tillit/reduserer mistenksomhet
  • Vi tiltrekker oss oppmerksomhet fra og gjøre det enklere for potensielle ansatte og kunder å velge oss
  • Vi utfordres på om våre praksiser tåler dagens lys (og tvinges til å endre de dersom de ikke gjør det)
  • Vi utfordres på å skape konkurransefortrinn som strekker seg utover bedriftshemmeligheter
  • Vi gjør det enklere å vise fram ting vi er stolt av
  • Vi hjelper andre å løse problemer vi allerede har løst

Praktisering

Vi praktiserer og utfordrer åpenhet ved å stille oss spørsmålet:

Trenger dette å være hemmelig (evt for hvem)?

Hvis svaret er "Nei" så ser vi på muligheter for å gjøre informasjonen mer åpent tilgjengelig.

Hvis svaret er "Ja (for noen)" eller "Vet ikke" så ser vi på om og hvordan vi kan jobbe mot at informasjonen ikke lenger trenger å være hemmelig.

Operasjonalisering

5.5.7 Hva vi forventer av et teams dokumentasjon

Vi forventer at et teams dokumentasjon skal inneholde alt du trenger å vite for å fungere i teamet.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Ved å forvente at et teams dokumentasjon inneholder alt man trenger å vite for å fungere i teamet opplever vi flere fordeler:

  • Vi øker sannsynligheten for å ivareta våre policy for hvordan vi lærer opp
  • Vi tydeliggjør forventningen om hvor informasjon om teamet forventes plassert og funnet
  • Vi forplanter beste praksiser for dokumentasjon
  • Vi øker sannsynligheten for at innholdet i dokumentasjonen forstås som tiltenkt
  • Vi øker sannsynligheten for at nye team-medlemmer tar til seg teamets forventninger raskere
  • Vi reduserer sannsynligheten for at informasjon eller praksiser forsvinner dersom enkeltpersoner forlater teamet
  • Vi fremstår som profesjonelle og skaper tillit hos leserne av dokumentasjonen
  • Vi gjør det enklere å skrive ny dokumentasjon (fordi vi vet hva dokumentasjonen forventes å innholde)
  • Vi kan enklere se om dokumentasjonen møter våre forventninger

Praktisering

Vi organiserer et teams dokumentasjon rundt vår mal for team-dokumentasjon som gjengir våre forventninger til hva dokumentasjonen forventes å bestå av og hvordan den forventes organisert.

Organisering og mangler

For et best practice eksempel, se organisering av dokumentasjonen for det overordnede Netmaking-teamet.

Dersom vi er forhindret fra å organisere et teams dokumentasjon slik vi forventer (f.eks. fordi vi deler dokumentasjonen med flere interessenter) forventer vi allikevel at vi, i vårt eget system, mapper dokumentasjonen opp til ovennevnte struktur. Dette er for å legge bedre til rette for onboardingen i team. Se Aschehoug Undervisnings dokumentasjon for et eksempel.

Vær kritisk til mangler i dokumentasjonen. Dersom det er noe du føler er komplekst eller du er utrygg på skyldes det mest sannsynlig manglende dokumentasjon.

Operasjonalisering

5.5.8 Hvordan vi ordlegger oss skriftlig

Vi bruker et tydelig, vennlig og uformelt språk.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Gjennom forventninger til å bruke et tydelig, vennlig og uformelt skriftspråk oppnår vi flere fordeler:

  • Vi øker sannsynligheten for at budskapet forstås
  • Vi oppleves inkluderende (og ikke fremmedgjørende)

Praktisering

Sett leseren og deg selv på samme side om mulig

Unngå:

"Du må gjøre sånn"

Skriv eller:

"Vi gjør det slik"

Unngå unødvendig formelt/komplisert språk

Unngå:

"Dersom medarbeider flytter så er det medarbeiders ansvar å formidle ny adresse til regnskapsfører. Informasjonen kan formidles per e-post til regnskapsfører.

Årsaken til at man må varsle om ny adresse er for at man skal skatte riktig iht kommunen man bor i."

Skriv heller:

"Dersom du flytter, send din nye adresse til vår regnskapsfører slik at hun kan forsikre at du skatter til riktig kommune."

Legg vekt på tillatelse fremfor forbud

Unngå:

"Du må ha vært i arbeid i Netmaking i minst to måneder før rett til egenmelding kan brukes."

Skriv heller:

"Når du vært i arbeid i Netmaking i minst to måneder har du rett til å bruke egenmelding."

Operasjonalisering

5.5.9 Hvordan vi avholder møter

Vi har konkrete forventninger til hvordan vi avholder møter.

Hvorfor gjør vi ting på denne måten

Fordelene ved å ha uniforme forventninger til hvordan vi avholder møter er flere:

  • Vi viser respekt for hverandre og hverandres tid
  • Vi øker sannsynligheten for vi oppnår verdi av møtet
  • Vi øker sannsynligheten for at det man blir enige om i møtet følges opp

Praktisering

Forberedelser

  • Vi koordinerer et møtetidspunkt som passer for alle deltagerne. For Netmaking medarbeidere kan du bruke informasjon om deres tilgjengelighet fra kalender og allokeringer for å foreslå egnet tid.
  • Vi tar stilling til (og evt reserverer) en lokasjon for møtet

Digitale møter

Vi gjennomfører møter digitalt når vi vurderer det hensiktsmessig.

Dersom møtedeltakerne ikke har egne preferanser til video-tjeneste bruker vi Slack for møter med kun interne deltakere og Google Meet for møter som også inkluderer eksterne.

Fysiske møter

Booking av møterom

Vi disponerer flere møterom i våre lokaler som kan bookes ved behov. Ettersom vi betaler pr booket time i møterommene, gjør en vurdering av om du trenger et møterom basert på:

  • Utstyret som trengs til møtet
  • Antallet deltagere
  • Hvor godt vi kjenner de vi skal møte (i hvilken grad vi har behov for å imponere)
  • Hvor sensitivt det vi skal diskutere er

Som et alternativ til møterom kan fellesarealene brukes.

Gjennomføring

  • Vi kler oss på en måte som gjør at vi er trygge på å ikke fornærme noen
  • Vi har med PC/Mac (med mindre noe annet er avtalt)
  • Vi forsikrer at vi er klare til å starte møtet til avtalt tid
  • Vi forsikrer at møtedeltakerne er enige om hva som er formålet med møtet (bruk møtefunksjonaliteten i NM Project som automatisk vil gi deg en agenda)
  • Vi noterer (eller forsikrer at noen andre noterer) viktig informasjon som formidles/avtales i møtet
  • Dersom møtet går utover avsatt tid, avklar vi en evt utvidelse med møtedeltakerne

Etterarbeid

  • Sett av tid til å bearbeide notatene fra møtet (dvs å omgjøre notatene til oppgaver, observasjoner, etc)
  • Tiden som går med til å reise til og fra møtet fører vi som en del av møtetiden

Operasjonalisering

Det finnes ingen operasjonalisering av policyen for å avholde møter.

5.6 Fellesskap

5.6.1 Hva tar vi ansvar for alle sammen

Vi deler på ansvaret for noe av det forefallende arbeidet som oppstår når man jobber sammen på et kontor.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

  • Vi sikrer at omgivelsene holdes ryddige og rene for de som ferdes i lokalene
  • Vi reduserer sannsynligheten for frustrasjon og irritasjon knyttet til at noen føler de må ta en uforholdsmessig stor andel av det forefallende arbeidet

Praktisering

Dette er forefallende oppgaver som det forventes at alle ansatte har et ansvar ovenfor.

  • Rydde av bordet etter lunsj
    • Tømme tallerken for matrester og sett asjetter, bestikk og glass inn i stativene ved siden av caféen
  • Rydde vekk brukte glass/kopper/bestikk/servise
    • Så fremt oppvaskmaskinen er tom: Sett inn i oppvaskmaskin
    • Hvis oppvaskmaskinen går eller er full av rent servise: Sett i vasken
  • Bytte tom do- og tørkerull
  • Holde egen arbeidsplass ryddig
    • Pakk bort gjenstander du ikke bruker slik at overflatene er ryddig og det er enklere for vaskepersonalet å holde rent
    • Fjern betydelig søl/flekker
  • Kaste utgått mat og gammel frukt
  • Rydde møterom etter bruk
    • Sette stoler på plass
    • Vaske over tavlen dersom denne har vært i bruk
  • Legg pant i resirkulering ved vasken
  • Når jeg er sistemann til å forlate lokalet
    • Vinduer er lukket
    • Døren inn til kontoret er låst
  • Dersom vi er på jobb, men ingen er på kontoret

Operasjonalisering

Det finnes ingen operasjonalisering av hva vi tar ansvar for alle sammen utover at man bør kunne forvente en vennlig påminnelse som en del av vurderingen av din operativitet dersom man ikke møter forventningene.

5.6.2 Hvordan vet jeg om jeg presterer som forventet

Vi supplerer vår policy for å si ifra fortløpende med en årlig, gjensidig prestasjonsevaluering mellom arbeidsgiver og arbeidstaker.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Fordelene med å gjennomføre en årlig og formalisert prestasjonsevaluering er flere:

  • Vi er tydelige og kan føle oss trygge på at vi møter forventningene til hverandre
  • Vi får eksponert hvor godt du passer inn i Netmaking (og hvor godt Netmaking passer deg)
  • Vi får vite hva vi gjør bra slik at vi kan holde fast ved/gjøre mer av det
  • Vi får får tydeliggjort hva som kan gjøres bedre og får mulighet til å handle for å forbedre dette
  • Vi reduserer sannsynligheten for at ting forblir usagt og dermed bidrar til å skape frustrasjon
  • Vi skaper en arena for å ta opp ting som man av en eller annen grunn kanskje ikke har funnet det naturlig å si ifra om i vanlige kanaler

Praktisering

For å kommunisere hvordan den enkelte presterer oppimot overordnede forventninger bruker vi en prestasjonsevaluering. Prestasjonsevalueringene vil normalt gjennomføres iløpet av årets 1. kvartal.

Prestasjonsevalueringen er en samtale mellom deg og din leder fordelt på to økter med fokus på henholdsvis arbeidsgiver og arbeidstager.

Om det er andre ting du vil ta opp har du også anledning til det.

Prestasjonsevalueringen av arbeidstager bygger på kjennetegnene beskrevet i artikkelen "Hva kjennetegner en Nettmaker?".

Operasjonalisering

5.6.2.1 Prosedyre for prestasjonsevaluering

Denne prosedyren forventes overført til NM Project ifm neste gjennomføring av prosedyren.

Forberedelse

Estimat: 2-3-4 timer

Innkalling

Arbeidsgiver kaller inn arbeidstageren til prestasjonsevaluering. Som en del av innkallingen distribueres tilgang til denne prosedyren for å tydeliggjøre prosessen og hva som forventes forberedt i forkant.

Brainstorming

Arbeidsgiver

Kall inn et team-medlem som arbeidstageren jobber mye med til et møte.

I møtet, lag en egen kopi av prestasjonsevalueringen av arbeidstaker, diskuter og gjør notater om arbeidstakerens prestasjon tilknyttet hvert punkt.

Sammenligne med forrige prestasjonsevaluering for å vurdere om utviklingen har vært positiv, negativ eller stått stille.

Arbeidstager

Lag dine egne kopier av prestasjonsevalueringen av hhv arbeidsgiver og arbeidstaker og gjør notater om din egen og arbeidsgivers prestasjon tilknyttet hvert punkt.

Sammenligne med forrige prestasjonsevaluering for å vurdere om utviklingen har vært positiv, negativ eller stått stille.

Gjennomføring

Estimat: 6-8-12 timer

Prestasjonsevaluering av arbeidsgiver

Prestasjonsevalueringen av arbeidsgiver gjøres i samtale hvor arbeidsgiver intervjuer arbeidstaker med utgangspunkt i prestasjonsevaluering for arbeidsgiver, og noterer arbeidstagers tanker om prestasjonen og en tallscore som oppsummerer prestasjon sett oppimot forventning (se dokumentet for scoringsalternativer).

Når alle faktorer har fått en score, sammenligne score med forrige prestasjonsevaluering og diskuter hvorfor utviklingen har vært positiv, negativ eller stått stille.

Prestasjonsevaluering av arbeidstaker

Prestasjonsevalueringen av arbeidstaker gjøres i samtale hvor arbeidsgiver og arbeidstaker sammen fyller ut malen for prestasjonsevaluering basert på respektive notater.

Når alle faktorer har fått en score, sammenligne score med forrige prestasjonsevaluering og diskuter hvorfor utviklingen har vært positiv, negativ eller stått stille.

Der det, etter diskusjon, er uenigheter om den enkelte score er det den som evaluerer som setter endelig score.

Det er viktig at kommentarfeltene fylles ut slik at det er tydelig både for den som evalueres og for ettertiden hva som ligger til grunn for scoringen, og hva som identifiseres som forbedringspotensiale.

Dersom det anses som relevant å følge opp noen av faktorene tidligere enn ved neste, ordinære prestasjonsevaluering, avtales dette mellom partene.

Etterarbeid

Estimat: 2-6-12 timer

Dele prestasjonsevaluering av medarbeider

Arbeidsgiver deler prestasjonsevalueringen av medarbeider med medarbeideren slik at vedkommende har bedre oversikt over hva som kan forbedres.

Følge opp forbedringspotensiale avdekket i prestasjonsevaluering av medarbeider

For å sikre en proaktiv utbedring av forbedringspotensialet avdekket i prestasjonsevalueringen av medarbeider (og dermed unngå at det samme forbedringspotensialet påpekes igjen ved neste prestasjonsevaluering) oppfordres medarbeideren til å allokere seg opp med jevnlige intervaller fram til neste prestasjonsevaluering (eks. hver eller annenhver måned).

Allokeringene brukes til å se igjennom forrige prestasjonsevaluering og reflektere over hva man har gjort for å forbedre egen prestasjon, samt vurdere å registrere observasjoner på hva som hindrer en fra å forbedre egen prestasjon.

Utforme utkast til observasjoner

Arbeidsgiver gjennomgår notatene fra begge prestasjonsevalueringer og utformer et dokument med forslag til observasjoner basert på

  • Prestasjoner som arbeidsgiver eller arbeidstaker vurderte som problematiske. Prestasjoner under 0 (som forventet) vurderes uansett som problematiske
  • Prestasjoner som avviker med >= 1 poeng sammenlignet med forrige prestasjonsevaluering. Dersom prestasjonsevalueringen er den ansattes første sammenlignes det med scoren som ble spådd i rekrutteringsprosessen (les: kandidatevalueringen)

Gi innspill på utkast til observasjoner

Arbeidstaker ser over utkastet for å

  • Sikre rett problemforståelse/formulering av enkeltobservasjoner
  • Påpeke problemstillinger som arbeidstager ønsker holdt utenfor observasjonssystemet
  • Påpeke evt observasjoner som mangler

Registrere observasjoner

Basert på arbeidstakers tilbakemelding registrerer arbeidsgiver de relevante observasjonene, og starter behandlingen av disse på vanlig måte.

Behandle/diskutere observasjoner

Dersom det er få og lite komplekse observasjoner kan disse behandles skriftlig. Dersom det er mange og/eller komplekse observasjoner anbefales det å parkere observasjonene til en egen agenda og kalle inn til et møte for å diskutere observasjonene.

Observasjoner tilknyttet prestasjonsevalueringen bør ses i sammenheng med prosedyren for hvordan vi ansetter nye medarbeidere. Om det er deler av opplæringen som oppleves mangelfull kan et potensielt kortsiktig tiltak være å gjenåpne disse delene av opplæringen.

5.6.3 Hvordan vi spiser lunsj

Vi spiser lunsj sammen.

Hvorfor vi gjør det på denne måten

Vi prioriterer å spise lunsj sammen samtidig (fremfor å f.eks. jobbe gjennom lunsjen) fordi vi ser på det som et felles bidrag til det sosiale og som en del av det å skape en trivelig arbeidshverdag.

Praktisering

Vi spiser lunsj fra 11:30 til 12:00 som et utgangspunkt i caféen. Når det er pent vær spiser vi gjerne på takterassen.

Netmaking betaler lunsjen for de ansatte. Les mer om lunsjtilbudet her.

Operasjonalisering

Det finnes ingen operasjonalisering av denne policyen.

5.6.4 Hvordan vi tar vare på hverandre under utbruddet av koronaviruset

Vi jobber hjemmefra for å begrense spredningen av smitte, men setter av dedikert tid til å se hverandre digitalt for å kompensere for tiden vi mister face-to-face.

Begrepsforklaring

Koronaviruset (COVID-19) ble oppdaget i januar 2020 og har siden spredd seg så fort at sykdommen anses som en pandemi av WHO.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Ved å jobbe hjemmefra, men samtidig sette av tid til å se hverandre digitalt oppnår vi flere fordeler:

  • Vi bidrar til å flate ut smittekurven slik at helsesystemet blir bedre i stand til å håndtere sykdommen
  • Vi bidrar til å skape en signaleffekt som kan motivere andre bedrifter til å vurdere om de kan iverksette tilsvarende tiltak
  • Vi unngår å smitte andre som er i risikogruppen for å rammes hardt/dø av sykdommen
  • Vi reduserer sjansen for å selv bli smittet
  • Vi beholder muligheten til å se og ta vare på hverandre

Praktisering

Inntil vi opplever at spredningen av sykdommen er under kontroll i Norge innfører vi følgende overstyringer av våre policies. Overstyringene baserer seg på løpende oppdaterte anbefalinger fra helsemyndighetene og gjelder fram myndighetene signaliserer at tilstanden har normalisert seg.

Vi orienterer de som påvirkes av våre tiltak om disse (ved å lenke til dette dokumentet).

Hvordan vi varsler om fravær

Utgår:

>3 dager = 8 ukers varslingsfrist

Erstattes av:

>3 dager = 2 ukers varslingsfrist

Kvadraturen

I våre lokaler i Kvadraturen har Spaces innført følgende tiltak for smittevern:

  • Ekstra desinfisering av overflater, kaffemaskiner og dørhåndtak daglig.
  • Avsperret område foran resepsjon og hengt opp skilt om at folk skal følge anbefalt avstand som til enhver tid kommer fra regjeringen.
  • I heisen er det markert hvor folk kan stå og det er markert inngang og utgang pil i møterommene.
  • Det er bestilt ekstra desinfisering wipes som skal være tigjengelig på toalettene.

Operasjonalisering

  • Policies som påvirkes har en referanse hit
  • De ansatte og kunder som vi løpende tilbringer tid i lokalene til er orientert om kulturen
  • Vi har en oppgave for Fredagsprat på Slack som de ansatte kalles inn til hver fredag kl 14:00 - 14:30.

5.7 Kompetansedeling

5.7.1 Hvordan vi lærer opp

Vi kaster ikke nye team medlemmer ut på dypt vann, men gir de tiden og materialet som trengs for å bli operativ.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Ved å fokusere på en grundig og systematisk opplæring i forkant oppnår vi flere fordeler

  • Redusert smerte og økt trygghet knyttet til å skulle tre inn i et nytt team
  • Mer forutsigbar kvalitet på nye team-medlemmets leveranser
  • Vi tydeliggjør i forkant hva vi forventer at et team-medlem skal kunne
  • Vi sikrer god dokumentasjon som reduserer bussfaktoren på teamet

Praktisering

Behovet for opplæring oppstår som oftest når noen trer inn i et nytt team. I disse tilfellene ivaretas opplæringen av en helhetlig prosedyre for onboarding i et team som, gjennom grundige forberedelser, sørger for at onboardingen inneholder tilstrekkelig opplæring og kvalitetssikring av kompetanse og operativitet.

Operasjonalisering

  • En prosedyre for onboarding i team som er designet for å møte den policyen for hvordan vi lærer opp
  • Vi gjennomgår, som en del av onboardingens oppstart, hva man skal igjennom slik at man får et bedre overblikk av hva man kan forvente
  • Vurderingen av din operativitet gjøres som en løpende vurdering på halen av onboardingen i et team.
  • Vi forventer at et teams dokumentasjon skal inneholde alt man trenger for å løse oppgaver i teamet
  • Vi etablerer tydelige kompetansemål for hva man forventes å kunne og setter av tid til å sikre at disse nås.
  • Når vi tar i bruk et nytt system/teknologi så forsikrer vi at vi Vurdere opplæringsbehov

5.7.2 Hvordan vi formidler i opplæringen

Vi favoriserer skriftlighet over muntlighet i formidlingen av opplæringsmateriale.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Ved å favorisere skriftlighet over muntlighet i opplæringen oppnår vi flere fordeler:

  • Vi presses til å ivareta vår vår policy for hva vi forventer av et teams dokumentasjon (og eksponerer bedre dersom dokumentasjonen ikke møter disse forventningene)
  • Vi øker forutsigbarheten i kvaliteten på opplæringen (fordi innholdet i opplæringen er forutsigbar)
  • Vi holder kostnadene for gjennomføring av onboardingen nede på sikt (fordi vi i liten grad trenger å bruke en person til å lære bort)
  • I tilfeller hvor vi avdekker at opplæringen er mangelfull så kan vi gjøre forbedringer i det skriftlige materialet som reduserer sannsynligheten for at problemet oppstår igjen
  • Vi øker sannsynligheten for å hente gevinst ut av tiden vi har investert i å sikre god dokumentasjon

Praktisering

Når det er noe vi lærer bort så foretrekker vi at det gjøres gjennom skriftlig formidling. Dersom det i enkelttilfeller gir mening å favorisere en muntlig gjennomgang så forsikrer vi at relevante, skriftlige informasjonskilder oppdateres i etterkant.

Operasjonalisering

  • Prosedyren for onboarding i team er designet rundt forventningene om skriftlighet ved å la den som onboardes ha ansvaret for mesteparten av onboardingen på egen hånd etter at forberedelsene har sikret at forholdene ligger til rette for dette.
  • Når vi lærer bort en ny teknologi så gjør vi det gjennom å |etablere skriftlige kompetansemål](https://support.netmaking.no/procedure/87)

5.7.3 Hvordan vi sikrer at vi har kompetansen vi trenger for å gjøre en god jobb

Vi etablerer tydelige kompetansemål for hva man forventes å kunne og setter av tid til å sikre at disse nås.

Hva er et kompetansemål

Et kompetansemål er en bit med forståelse eller kunnskap om hvordan man utfører en gitt handling.

Eksempel på kompetansemål for systemet NM Project er:

  • Timeføring
    • Føre tid
    • Endre en timeføring
  • Oppgaver
    • Opprette deloppgaver
    • Påføre en prosedyre
    • osv...

For en mer inngående forståelse av kompetansemål, se prosedyren for å sikre kompetansemål.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Ved å etablere tydelige kompetansemål og sikre tid til opplæring og kontroll av disse oppnår vi flere fordeler:

  • Vi tydeliggjør hva vi forventer at et team-medlem skal kunne
  • Vi er trygge på at team-medlemmer kan det vi forventer (og dermed har forutsetning for å jobbe effektivt)
  • Vi har muligheten til å forbedre kompetansemålene etterhvert som nye forventninger til kompetanse avdekkes/utvikles
  • Vi øker sannsynligheten for rett kompetanse ved å skifte fokuset fra hva man skal få opplæring i til hva man skal kunne
  • Vi kaster ikke bort tid på å lære bort noe noen allerede kan

Praktisering

Bransjen vår beveger seg raskt og det kommer stadig nye teknologier/verktøy til. Vi har sett at de nye teknologiene har en tendens til å bringe med seg forventninger om (nærmeste automatisk) kunnskap på disse teknologiene, uten at man nødvendigvis har fått tid eller ressurser til å bygge denne kunnskapen.

Vi er tydelige på forventningene til hva du bør kunne ved å etablere kompetansemål på systemene/teknologiene du vil bruke mye og sørger for at du får den tiden og ressursene som trengs for å lære det.

Dersom du opplever gap mellom faktisk og implisitte/eksplisitte forventninger til kompetanse (for seg selv eller andre) si ifra slik at vi kan sikre bedre opplæring.

Eksisterende kompetansemål

Vi har etablert følgende sett med kompetansemål:

Netmaking

Wecomplish

NM Professional Services

Grunnleggende webteknologi
PHP

Forutsetter kompetanse på "Grunnleggende webteknologi".

Symfony

Forutsetter kompetanse på "PHP".

eZ Platform

Forutsetter kompetanse på "Symfony".

Operasjonalisering

5.7.3.1 Organisering

Organisering

NM Professional Services er underlagt Netmaking-teamet.

Roller og kompetanse

Teamet består av følgende roller, med følgende følgende forventninger til kompetanse:

  • Utvikler: PHP
  • Prosjektleder: Ingen spesielle forventninger til kompetanse

Medlemmer

  • Eirik Alstad Johansen (Kundeansvarlig)
  • Mia Torp (Prosjektleder, Allokeringsansvarlig)
  • Fredrik Tidemann (Utvikler)
  • Sami Lazreg (Utvikler)
  • Håkon Horvei (Utvikler)
  • Markus Igeland (Utvikler)

Kontaktdetaljer og bilde finner du på netmaking.no.

Oppgavene i backloggen prioriteres av Kundeansvarlig for teamet.

5.7.4 Hvordan vi utvikler oss faglig

Vi setter av tid og penger hvert år som den enkelte disponerer til selvstyrt faglig utvikling.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Fordelene med å måten vi utvikler oss faglig på er flere:

  • Vi legger forholdene til rette for å forbli relevante i markedet
  • Vi øker sannsynligheten for effektfull bruk av ressursene gjennom selvstyring av midlene til faglig utvikling
  • Vi gjør det mer attraktivt å jobbe i Netmaking

Praktisering

Hvordan vi bedriver faglig utvikling er nærmere beskrevet i blogginnlegget Faglig utvikling for den enkelte medarbeider.

Tiden du bruker på faglig utvikling kan føres på "din" oppgave underlagt prosjektet Faglig utvikling.

Dersom du planlegger en faglig utviklingssesjon som går over en hel dag eller mer, bruk prosedyren for å planlegge og gjennomføre din faglige utvikling.

Ettersom faglig utvikling er ment å gi verdi til arbeidet man gjør i Netmaking så disponerer man budsjettet for faglig utvikling fritt fra første arbeidsdag og fram til dagen man leverer sin oppsigelse.

Hva som dekkes av budsjettet for faglig utvikling

Iht blogginnlegget så disponerer hver enkelt medarbeider 25 000 kr til faglig utvikling.

Dette budsjettet kan brukes til kurs, seminarer, bøker o.l så lenge det er noe som kan hjelpe oss med å gjøre en bedre jobb. Budsjettet kan også nyttegjøres til reise og fra konferanser/kurs og opphold for perioden konferansen/kurset pågår.

Operasjonalisering

5.7.5 Hvordan vi deler kompetanse

Vi legger til rette for å dele kompetanse gjennom formatet Fagsamling.

Hva er en fagsamling

En fagsamling er når en i Netmaking presenterer et faglig interessant konsept over “pizza og pils” etter vanlig arbeidstid.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Ved å legge forholdene til rette for å dele kompetanse oppnår vi flere fordeler:

  • Vi vedlikeholder og hever egen kompetanse
  • Vi løfter opp nye muligheter og forbedringer
  • Vi tilfører kunnskap/teknologi
  • Vi skaper en arena for å kombinere faglig utvikling med sosial hygge

Praktisering

Vi er en engasjert gjeng. Derfor hender det rett som det er at et hobbyprosjekt man har puslet med på fritiden kan tilføre verdi også til vårt arbeid som selskap.

Dersom du har noe du ønsker å lære mer om, eller noe du kunne tenke deg å vise frem, nyttegjør prosedyren for å Arrangere en fagsamling.

Vi har en ambisjon og et ønske om at alle tar ansvaret for å gjennomføre en fagsamling iløpet av et år. Dette vil slå fordelaktig ut i vurderingen av initiativ (som er en av faktorene i prestasjonsevalueringen av arbeidstaker).

Forberedelse til og deltagelse på fagsamlinger er valgfritt, og anses derfor ikke som arbeidstid (med unntak av tid brukt til innkjøp).

Operasjonalisering

5.8 Sosialt og trivsel

5.8.1 Hvordan vi feirer merkedager

Vi feirer merkedager.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

  • Den som feires blir sett/gjort stas på
  • Kake! :)

Praktisering

Fødselsdager

Feires med kake i lunsjen. Den som har bursdag vil bli spurt om kakepreferanse.

Ved jubileum (hvert 5. år) vanker også en liten oppmerksomhet.

Antall år jobbet i bedriften

Vi ønsker å anerkjenne at folk forblir i Netmaking og gjør derfor kolleger oppmerksomme på en ansatts årsdag.

Ved jubileum (hvert 5. år) vanker også en oppmerksomhet.

Operasjonalisering

  • Prosedyren som sørger for å ivareta feiring av merkedager finnes her.

5.8.2 Hvordan vi sosialiserer

Vi finner på noe hyggelig og sosialt med jevne mellomrom.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Fordelene med å arrangere noe sosialt hver måned er:

  • Vi får tid og anledning til å bli bedre kjent med hverandre
  • Vi får gjort noe som er hyggelig og gøy sammen
  • Det blir litt mer attraktivt å jobbe her

Praktisering

Månedlig sosial aktivitet

Hva vi gjør (og når det passer) diskuteres i Slack-kanalen #sosialt.

Aktiviteter vil types gjennomføres den første uken i måneden, og med minimum 2 uker mellom aktivitetene.

For å gjennomføre et sosialt arrangement forventer vi at minimum 4 personer og minimum 50% av de ansatte deltar.

Vi har full forståelse for at ikke alle kan være med hver gang, men det er fint om du forsøker å delta minst annenhver måned. Si gjerne ifra til nærmeste leder dersom personlige omstendigheter hindrer deg i dette.

Julebord

Netmaking holder julebord medio november. Alle ansatte og deres partnere er invitert. Julebordet erstatter den faste, månedlige sosiale aktiviteten denne måneden.

Operasjonalisering

5.9 Prosedyrer

5.9.1 Hvordan vi løser oppgaver

Vi løser oppgaver ved å følge etablerte og relevante prosedyrer.

Begrepsforklaring

En prosedyre er en beskrivelse av den foretrukne måten å løse en oppgave på.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Det å angripe arbeid med utgangspunkt i prosedyrer gir oss mange forskjellige gevinster:

  • Vi sikrer høy og konsistent kvalitet på arbeidet vi utfører
  • Vi legger forholdene til rette for kontinuerlig forbedring ved å eksponere mangler i og forbedre prosedyrene
  • Vi legger forholdene til rette for vekst og reduserer avhengigheten av enkeltpersoner (bussfaktor)
  • Vi sikrer at arbeidet gjennomføres på en måte som ivaretar gode praksiser akkumulert gjennom mange år
  • Vi sikrer ivaretagelse av lover og reguleringer
  • Vi sikrer effektiv bruk av tid
  • Vi forbedrer vårt renommé
  • Vi reduserer risiko
  • Vi kan føle oss trygge på at vi utfører arbeidet på en forventet måte
  • Vi får hjelp til å huske hvordan vi gjennomfører en type arbeid vi ikke gjør så ofte
  • Vi reduserer behovet for personlig detaljstyring
  • Vi oppnår bedre forutsigbarhet til kostnader
  • Vi sannsynliggjør repeterbar verdi av arbeidet vi utfører
  • Vi flytter ansvaret for at arbeidet utføres riktig fra enkeltpersoner til prosedyren

Praktisering

Når vi støter på arbeid vi ikke vet hvordan vi skal gjøre, og som vi tror at noen potensielt vil trenge å gjøre igjen, så utformer vi en prosedyre.

Prosedyrene våre organiseres pr team i Wecomplish.

Operasjonalisering

5.9.2 Hvordan vi bruker prosedyrer

Vi bruker prosedyrer ved å påføre de som sjekklister på en oppgave.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Ved å påføre prosedyrer som sjekklister i oppgaven sikrer vi at vi:

  • Utfører stegene i rett rekkefølge
  • Ivaretar alle forventningene til oppgaven (ved å lese oppgavens beskrivelse)
  • Utfører samtlige steg
  • Vi ser bedre hvor prosedyren er mangelfull og kan forbedre den for andre som kanskje er mer usikre på hvordan arbeidet skal utføres
  • Gjør det mulig å skape sporbarhet i konteksten av den konkrete påføringen av prosedyren
  • Går foran med et godt eksempel for øvrige team-medlemmer ved å vise at vi følger prosedyren
  • Følger den mest oppdaterte versjonen av prosedyren

Praktisering

Vi ser at det kan være vanskelig å ta i bruk fremmede prosedyrer i starten. Dersom man har erfaring med tilsvarende arbeid fra før oppleves det ofte enklere og tryggere å fortsette på samme måte.

Vil vil imidlertid oppfordre deg til å ta et bevisst eierskap til prosedyrene. Det er kun gjennom alles bidrag til bruk og forbedring av prosedyrene at vi kan sikre at de til enhver tid gjenspeiler vår beste kunnskap om hvordan vi utfører et stykke arbeid.

Hvilken prosedyre bør jeg bruke når

Vanlig oppgave

For vanlige oppgaver starter vi med prosedyren for Kartlegging.

I tillegg til å sikre god problemforståelse vil denne prosedyren hjelpe deg med å velge ut den mer konkrete prosedyren som passer best til arbeidet du skal utføre.

Det kan kanskje virke omstendelig å skulle påføre en prosedyre for kartlegging på tilsynelatende enkle oppgaver. Vi har imidlertid erfart gang på gang at ting vi tror er fort gjort ofte viser seg å være mer omfattende enn vi først trodde.

Kartleggingen hjelper oss blant annet med å identifisere nettopp dette, samtidig som prosedyren er såpass pragmatisk at dersom problemet viser seg å være så enkelt som vi trodde, så er det også tilsvarende fort gjort å pløye gjennom stegene i prosedyren.

Dersom du er trygg på at du allerede forstår problemenet og det er åpenbart for deg hvilken prosedyre som bør brukes (eks. kjøkkenvakt eller overta supportansvar), påfør den relevante prosedyren.

Større arbeid/forventninger til frist

Dersom arbeidet er av en slik størrelse (minumum en uke) eller natur at bestiller muligens har konkrete forventninger til få arbeidet utført innen en viss tid, bruk prosedyren for å utforme en bestilling. Prosedyren for kartlegging vil lede deg inn på å nyttegjøre denne prosedyren dersom estimatet tilsier det, ref Arbeidet er vurdert organisert som et prosjekt.

Denne prosedyren vil bl.a. sikre at vi har tilstrekkelig kapasitet til arbeidet og at forventningene til arbeidet aktivt følges opp av en prosjektleder.

Fort gjort/ikke til å misforstå

Dersom arbeidet er fort gjort (mindre enn optimistisk 1, realistisk 2, pessimistisk 4 timer) og ikke til å misforstå er det ingen forventning til å bruke en prosedyre.

Hvem endrer en prosedyre

Alle forventes å bidra til å forbedre prosedyrene våre. Derfor har alle ansatte tillatelse til å endre alle prosedyrer. Når du har endret en prosedyre, orientere teamet som eier prosedyren om endringene i teamets Slack-kanal.

Operasjonalisering

5.9.3 Hvordan vi jobber mot robuste prosedyrer

Vi investerer i robuste prosedyrer.

Hva mener vi med at en prosedyre er robust

Når vi snakker om at en prosedyre er robust så mener vi at hvem som helst på teamet kan gjennomføre prosedyren iht prosedyrens intensjon og til tilmålt tid/budsjett.

Vi bruker begrepet robust fordi vi tenker på dette som i hvor stor grad prosedyren er i stand til å stå på egne ben. En prosedyre er ikke robust når den er avhengig av at enkeltpersoner gjennomfører prosedyren, og prosedyren nyttegjøres som en slags huskeliste understøttet av egen (udokumentert) prosedyreerfaring.

Hva mener vi med å teste robustheten

Når vi snakker om å teste robustheten i en prosedyre så mener vi å la noen med liten til ingen erfaring med en type arbeid få utføre arbeidet med prosedyren som eneste instruks. Å teste robustheten er begrepet vi bruker om å praktisere investering i en prosedyres robusthet.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Robuste prosedyrer gir oss flere fordeler:

  • Redusert risiko for og smerte forbundet med at arbeidet gjøres feil når noen andre enn den som pleier å utføre arbeidet trenger å gjøre det (eks. ved sykdom eller etter oppsigelse)
  • Bedre tilrettelegging for vekst og reduserert avhengighet av enkeltpersoner (bussfaktor)
  • Bedre forutsigbarhet i budsjettering og tidsplanlegging for arbeid som baserer seg på prosedyren
  • Høyere verdsettelse av selskapet ved en eventuell selskapsgjennomgang
  • Bedre samvittighet knyttet til å være borte fra arbeidet (fordi det er tydelig hvordan arbeidet vi vanligvis utfører kan utføres av andre)
  • Vi kan enklere og tryggere ansette mindre erfarne folk fordi vi er mindre avhengige av at den enkeltes erfaring sikrer at arbeidet møter forventningene

Praktisering

Når vi investerer i en prosedyres robusthet

Dersom det er tid og anledning vurderer vi å sette noen til et arbeid som ikke har løst tilsvarende oppgaver før. Faktorer som kan påvirke vurderingen av å investere i prosedyrers robusthet er:

  • Hvor stor er risikoen for å ikke møte budsjettet dersom vi tester robustheten (og hvor problematisk er det)?
  • Hvor travelt har vi det?
    • Dersom vi har mye vi skal levere på kort tid bør vi kanskje ikke prioritere å investere i robusthet (med mindre vi har grunn til å tro at testing av robusthet nettopp vil gjøre oss bedre i stand til å levere det vi trenger innen fristen).
  • I hvor mange andre samtidige prosjekter utfordrer vi robustheten?
  • I hvor stor grad er enkeltpersoner en del av å teste robusthet i prosedyrer?
    • Å teste prosedyrers robusthet utsetter ofte enkeltpersoner for krevende kognitivt arbeid og redusert mestringsfølelse hyppigere. Vær derfor forsiktig med å la samme person teste robusthet for mye/for mange steder samtidig.
  • Hvor verdifullt er det for oss å sikre at prosedyren er robust (hvor stor er konsekvensen av at den evt ikke er så robust)?
    • Hvor hyppig skal prosedyren brukes?
    • Hvor kostbar er den å gjennomføre?

Vær oppmerksom på at det, for den som settes til å teste prosedyrens robusthet, kan oppleves utrygt/kontraintuitivt å gå igang med et stykke arbeid man ikke har gjort før uten noen flere instrukser enn en skriftlig prosedyre.

Vi gjør derfor team-medlemmer som settes til å teste en prosedyres robusthet oppmerksomme på at det er tatt en bevisst avgjørelse om dette, og hvorfor.

Hvordan vet vi om en prosedyre er robust

Vi har ingen uniform måte å formidle hvor robust en prosedyre er. Det er opp til hvert enkelt team-medlem å gjøre seg opp en formening om en prosedyres robusthet ved å basere seg på faktorer som:

Hvor mange forskjellige personer har gjennomført prosedyren?

Jo flere forskjellige personer, jo større er sannsynligheten for at vi har luket vekk uklarheter. Se påføringer for en indikasjon om hvor mange forskjellige personer som har nyttegjort prosedyren.

Hvor mange ganger har prosedyren blitt utført?

Jo flere ganger, jo flere anledninger har vi hatt til å forbedre prosedyren. Merk imidlertid at en prosedyre utført mange ganger av kun én person ofte ikke er robust fordi vedkommende kanskje har brukt prosedyren kun som en huskeliste (og avhenger av kompetanse vedkommende har internalisert for å gjennomføre arbeidet).

Se påføringer for en indikasjon på hvor mange ganger prosedyren har blitt nyttegjort.

Prosedyren møter våre forventninger til en prosedyre

Jo tettere forventningene til en prosedyre følges, jo mer tid og omtanke kan vi anta at er lagt i å gjøre prosedyren robust.

Operasjonalisering

5.10 Planlegging

5.10.1 Hvordan vi planlegger kapasitet

Vi har et bevisst og aktivt forhold til å planlegge vår kapasitet.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Vårt forhold til planlegging av kapasitet gir oss flere fordeler:

  • Vi reduserer risikoen for å få for lite å gjøre (med de konsekvensene det kan ha på stress, økonomi, motivasjon, etc)
  • Vi reduserer risikoen for å få for mye å gjøre (med de konsekvensene det kan ha for stress, sykdom, behov for å jobbe overtid, etc)
  • Vi reduserer frykten for å plutselig havne i en situasjon hvor vi har for lite eller for mye å gjøre

Praktisering

Hvordan vi planlegger kapasitet

Vi bruker KPI-er for å overvåke om vi har nok belastbart arbeid. Her ser vi på hvor mye vi har å gjøre 1, 3 og 6 måneder fram i tid, og gjør så vurderinger av hvordan vi bør handle dersom vi registrerer at vi har for mye eller lite å gjøre.

Operasjonalisering

5.10.2 Hvordan vi planlegger tid (tildeles arbeid)

Vi kommuniserer hva folk forventes å jobbe med gjennom allokeringer.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Vi oppnår flere fordeler ved måten vi planlegger tid:

  • Vi blir trygge på at vi evner å nå våre kontraktsmessige forpliktelser (og får tydeligere eksponert når vi ikke gjør det, og må vurdere tiltak)
  • Vi tydeliggjør ovenfor den enkelte hvordan man forventes å bruke tiden sin
  • Vi legger til rette for økt fleksibilitet (redusert detaljstyring) av den enkelte i arbeidet

Praktisering

Hvordan planlegges min tid

Dersom din primære rolle er å jobbe med kunder vil allokeringansvarlig allokere deg opp i forkant av hver uke som en del av prosedyren for allokering. Dersom din primære rolle er å jobbe internt forventes det at du allokerer deg selv.

Det er kun din planleggbare tid som allokeres opp ifm allokeringsprosedyren så det er opp til den enkelte medarbeider å vurdere hvor man er best tjent med å bruke gjenstående tid av arbeidsdagen.

Hold forventningene til planlagt tid oppdaterte

Allokeringene dine skal, som et utgangspunkt, alltid reflektere det du faktisk jobber/forventer å jobbe med (innenfor rammene av din planlagte tid). Dette gjenspeiles i hvordan vi legger opp arbeidsdagen (se "1. Komme à jour").

Dersom du opplever å bli bedt om å jobbe med noe som ikke reflekterer dine allokeringer bør du avklare med vedkommende hvordan allokeringene dine bør revideres, og oppdatere disse.

Dersom man ligger under den grå (forventede) linja på et prosjekts prestasjon så bør man forhøre seg med interessenter om endringen av allokeringer kan/bør utføres. Dette vil som oftest være kundeansvarlig for teamet som eier allokeringen som reduseres/flyttes/faller bort, samt allokeringansvarlig.

Hvordan omsetter jeg en allokering til faktiske arbeidsoppgaver

Som oftest vil du allokeres opp til å jobbe med et team eller et prosjekt fremfor en konkret oppgave. I disse tilfellene forventes du å forholde deg til hvilke oppgaver vi prioriterer å jobbe med i et prosjekt.

Det er også mulig å bli allokert opp på konkrete oppgaver og møter.

Operasjonalisering

5.10.3 Hvordan vi planlegger arbeidet

Vi lager grundige planer for arbeidet vår.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Gjennom grundig planlegging oppnår vi flere fordeler:

  • Vi eksponerer bedre urealistiske forventninger (som igjen gir mulighet til å justere forventningene)
  • Det er enklere å samarbeide om/delegere oppgaver
  • Vi blir tryggere på at vi har en god oversikt over og forståelse av arbeidet vi skal igang med
  • Vi legger til rette for bedre gjennomsiktighet på framdriften i arbeidet
  • Vi får bedre momentum og forutsigbarhet i gjennomføringen av arbeidet
  • Vi øker sannsynligheten for å fullføre arbeidet til forventet tid

Praktisering

Når vi skal igang med et arbeid vi ikke har gjort før investerer vi tid i å forstå problemet og lage en nedbrutt plan som bygger på problemforståelsen.

Operasjonalisering

  • Vi nyttegjør prosedyren for kartlegging som leder oss inn i utfomingen av en detaljert og estimert plan i tilfeller hvor vi ikke har en predefinert prosedyre å følge

5.10.4 Hva gjør jeg når jeg føler jeg har for mye å gjøre

Når vi føler vi har for mye å gjøre eller er overveldet tar vi oss tid til å stoppe opp og komme a jour.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Fordelene med å ha et bevisst forhold til hva vi gjør når vi føler vi har for mye gjøre er:

  • Vi skaper bevissthet om at situasjonen kan oppstå og legitimerer stans i arbeidet
  • Vi verner bedre om de ansatte
  • Vi reduserer sannsynligheten for at noe tilsvarende skjer igjen

Praktisering

Nå og da vi at arbeidet blir overveldende. Dette fører ofte til stress og vanskeligheter med å holde oversikt over alt man har å gjøre – vissheten om «alle de andre tingene» gjør det vanskelig å konsentrere seg om en enkelt oppgave.

Når slike situasjoner oppstår er det viktig å prioritere å få hodet over vannet fremfor å holde fram med arbeidet som bidrar til den høye arbeidsbelastningen.

Vi vet at mange har et sterkt ønske om å klare seg selv, noe som gjør det ubehagelig å fortelle andre at man har problemer. Men når man kommer seg over kneika og åpner seg blir som regel følelsen av stress redusert og det blir tydeligere hva som er de egentlige problemene.

Det vil som oftest være vanskelig for en som har mye å gjøre å innse at man bør stoppe opp og rydde. Vurder derfor å minne om denne policyen til kolleger som du opplever utviser frustrasjon eller utålmodighet du mistenker er knyttet til overarbeid.

Operasjonalisering

5.11 Arbeidssted og -tid

5.11.1 Hvor vi jobber fra

Vi jobber fra kontoret eller et annet et sted vi kan jobbe trygt, effektivt og ergonomisk riktig.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Policyen for hvor vi jobber fra gir oss følgende fordeler:

  • Vi legger forholdene til rette for samarbeid, sosialisering og å knytte relasjoner ved å treffes fysisk
  • Vi ivaretar behov for/ønske om fleksibilitet gjennom å kunne jobbe fra andre steder

Praktisering

Vi jobber som et utgangspunkt fra kontoret med mindre

  • Vi inngår i et team med dokumenterte forventninger til at deler av arbeidstiden tilbringes i deres lokaler
  • Det er utrygt eller ubeleilig å jobbe fra kontoret, eksempelvis pga:
    • Økt risiko for smitte
    • Behov for pass av familiemedlemmer ved sykdom/planleggingsdager (merk at dette ikke går på bekostning av egenmelding ved syke barn)
    • Ønske om å effektivisere arbeidshverdagen/redusere reisetid (eks. før/etter møter på en annen lokasjon)
    • Forlenget opphold i annen by

Hvis du ikke er på kontoret forventes du å ha en kalenderavtale eller en post i #ikke-på-kontoret kanalen i Slack som forteller hvor du er.

Vi sjekker jevnlig og/eller setter opp varsler fra kalenderen slik at vi kan forsikre at vi møter til rett sted til rett tid.

Dersom vi er avhengige av bil for å komme oss til arbeidsstedet og parkering ved arbeidsstedet koster penger har vi selv ansvaret for å løfte opp dette slik at det kan mulighetene for finansiering av parkeringen kan kartlegges.

Dersom vi planlegger å jobbe fra et annet sted og mistenker at heller ingen andre vil være på kontoret har vi ansvaret for å sikre at telefonsentralen viderekobles.

Operasjonalisering

  • Trivelige lokaler
  • VPN for å sikre tilgang til tjenester også utenfor kontoret

5.11.2 Når vi jobber

Vi jobber arbeidsdager i kjernetiden, med mindre vi har varslet om fravær.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Tydelige føringer for når vi jobber fra gir oss følgende fordeler:

  • Vi vet når vi kan forvente at kolleger er tilgjengelig for samarbeid
  • Vi har god tilgjengelighet på medarbeidere i tidsrommet hvor kunder forventes oss tilgjengelige
  • Vi øker sannsynligheten for at våre arbeidstidspunkter overlapper, og legger med det forholdene bedre til rette for effektivt samarbeid
  • Vi ivaretar individuelle behov for fleksibilitet gjennom å kunne jobbe på andre tidspunkter

Praktisering

Kjernetid

Netmaking har kjernetid arbeidsdager fra kl 09:00 til kl 14:30.

Du forventes jobbe og være tilgjengelig i kjernetiden, med mindre

  • Du har kalenderavtaler som gjengir at du forventes å være et annet sted
  • Du har varslet om noe annet i #ikke-på-kontoret kanalen i Slack

Møter kan kalles inn utenfor kjernetid, men du står fritt til å avslå disse.

Arbeidsdager

Netmaking definerer arbeidsdager som mandag til fredag, med unntak av

Om du har ønske om å bytte om på arbeidsdager (dvs å jobbe en dag som normalt ikke er en arbeidsdag for så å ta fri en dag som normalt er en arbeidsdag) kan du gjøre dette innenfor rammene av avspasering.

Operasjonalisering

Det finnes ingen operasjonalisering av når vi jobber.

5.11.3 Hvordan vi varsler om fravær

Vi planlegger og varsler om fravær.

Begrepsforklaring

Vi definerer fravær som

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Ved å planlegge og varsle om fravær oppnår vi flere fordeler:

  • Vi øker sannsynligheten for å hensynta eventuelle konsekvenser av fraværet (og oppnår med det bl.a. bedre økonomisk- og kapasitetsmessig kontroll)
  • Vi reduserer sannsynligheten for stress knyttet til å skulle reise bort og/eller komme tilbake
  • Vi vet at alt er i orden dersom noen ikke møter opp til arbeidet som forventet

Praktisering

Ikke-planlagt fravær

Ved ikke-planlagt fravær (som sykdom eller forsinkelser), gi beskjed i Slack-kanalen #ikke-på-kontoret før påbegynt kjernetid.

Planlagt fravær

Varslingsfrist

  • Opptil 2 dager = 1 uke varslingsfrist
  • Over 2 dager = 2 ukers varslingsfrist

Du vil bli minnet om å ta stilling til planlagt fravær for kommende kvartal som et ledd i prosedyren for kartlegging og budsjettering med fravær.

Forberedelser til planlagt fravær

Forberedelser til planlagt fravær gjennomføres ved å følge denne prosedyren. Prosedyren påføres relevant fraværstype og deloppgave relatert til din person under Fri/Fravær.

Endring av planlagt fravær

Dersom du har varslet om planlagt fravær men hvor forutsetningene har endret seg (varighet, fraværstype e.l) så forventes det at man gir beskjed. Bakgrunnen for det er at vi trenger å oppdatere forventninger til kapasitet og fravær i budsjettet/NM Project for å sikre økonomisk kontroll.

Gjenåpne deloppgaven "Når fraværet er bestemt" for fraværet som har endret seg. Deloppgaven er lokalisert under relevant fraværstype og deloppgave relatert til din person under Fri/Fravær.

Tilgjengelighet ved planlagt fravær

Ettersom stadig flere arbeidsgivere synes å forvente at medarbeidere er tilgjengelige (les: leser og svarer på e-post) også i fraværsperioder synes det relevant å påpeke at det i Netmaking ikke finnes en slik forventning. Vi vil kun gjøre et eventuelt forsøk på å nå deg ved fravær dersom vi mener det er betydningsfullt og det ikke kan vente til du er tilbake.

Operasjonalisering

5.11.3.1 Permisjon

Lovfestet permisjon

Lovfestet permisjon er regulert i arbeidsmiljøloven, og folketrygdloven avgjør hvorvidt permisjonen er lønnet eller ikke. En oversiktlig tabell over hvilke former for permisjoner som er lovfestet kan finnes på Altinn.

Velferdspermisjon / ulovfestet permisjon

I situasjoner hvor den ansatte har behov for å være borte fra jobb i kortere periode kan arbeidsgiver gi velferdspermisjon.

Da vi ikke inngår i en tariffavtale eller har en innarbeidet praksis for velferdspermisjon, så er det innfor arbeidsgivers styringsrett å avgjøre om arbeidstaker har rett til denne formen for permisjon, og om permisjonen er lønnet/ulønnet.

Innkjøring i barnehage

Netmaking gir 3 dager lønnet fri dersom man er aleneforelder, og 2 dager lønnet fri dersom man har en partner. Om man har behov for flere dager tilknyttet innkjøringen kan disse tas ut som annet fravær (eksempelvis ferie eller ulønnet fri).

Dødsfall/begravelse

Netmaking gir fri med lønn for tid medgått til forberedelse av og deltagelse i begravelse.

For dødsfall i nær familie gis det i tillegg fri med lønn den dagen nyheten om dødsfall inntreffer.

Ved ytterligere behov for å være borte fra jobb kan ordningene for avspasering, ferie og hjemmekontor nyttegjøres.

5.11.3.2 Ferie

Generelt

Netmakings medarbeidere (som har jobbet 100% foregående kalenderår) har rett på 25 feriedager. Disse fordeles som oftest på 4 ferieuker (20 dager) i juli, samt resterende ifm påske og jul (se ferieforslag nedenfor). Medarbeidere som tiltrer senest 30.september i ferieåret, har rett til full ferie jf Ferielovens §5 (3). Ferien trekkes fra lønnen etterskuddvis iht antall feriedager som er avviklet.

Tid knyttet til ferie må timeføres.

Forespørsler om fri uten lønn utover feriedager sendes til daglig leder for godkjenning.

Avvik fra ferieforslag

Dersom du ønsker å ta ut ferie i andre perioder enn ferieforslaget tilsier vil du antagelig måtte jobbe når andre er på ferie. For å avvike fra ferieforslaget er det en forutsetning at du:

  • Har nok erfaring til å jobbe selvstendig
  • Har nok (uttømmende kartlagt) arbeid til å jobbe selvstendig med
5.11.3.2.1 Ferieforslag 2019

Påske

  • Mandag 15.04 (Ferie)
  • Tirsdag 16.04 (Ferie)
  • Onsdag 17.04 (Ferie)

Sommer

  • 01.07 - 26.07 (20 feriedager)

Jul (21.12 - 01.01)

Gjenstående feriedager.

5.11.3.2.2 Ferieforslag 2020

Påskeferie (04.04 - 13.04)

Ferieforslag:

  • Mandag 06.04
  • Tirsdag 07.04
  • Onsdag 08.04

Sommerferie (04.07-02.08)

Ferieforslag:

  • 20 feriedager

Jul (23.12 - 03.01)

Betalt fri:

  • Onsdag 23.12
  • Torsdag 24.12
  • Torsdag 31.12

Ferieforslag:

  • Evt gjenstående feriedager

Helligdager

  • Onsdag 1. januar: 1. nyttårsdag
  • Søndag 5. april: Palmesøndag
  • Torsdag 9. april: Skjærtorsdag
  • Fredag 10. april: Langfredag
  • Søndag 12. april: 1. påskedag
  • Mandag 13. april: 2. påskedag
  • Fredag 1. mai: Offentlig høytidsdag
  • Søndag 17. mai: Grunnlovsdag
  • Torsdag 21. mai: Kristi Himmelfartsdag
  • Søndag 31. mai: 1. pinsedag
  • Mandag 1. juni: 2. pinsedag
  • Fredag 25. desember: 1. juledag
  • Lørdag 26. desember: 2. juledag
5.11.3.2.3 Ferieforslag 2021

Påskeferie (27.03-05.04)

Ferieforslag:

  • Mandag 29.03
  • Tirsdag 30.03
  • Onsdag 31.03

Sommerferie (05.07-01.08)

Ferieforslag:

  • 20 feriedager

Jul (23.12 - 03.01)

Betalt fri:

  • Torsdag 23.12
  • Fredag 24.12
  • Fredag 31.12

Ferieforslag:

  • Evt gjenstående feriedager

Helligdager

  • Fredag 1. januar: 1. nyttårsdag
  • Søndag 28. mars: Palmesøndag
  • Torsdag 1. april: Skjærtorsdag
  • Fredag 2. april: Langfredag
  • Søndag 4. april: 1. påskedag
  • Mandag 5. april: 2. påskedag
  • Lørdag 1. mai: Offentlig høytidsdag
  • Torsdag 13. mai: Kristi Himmelfartsdag
  • Mandag 17. mai: Grunnlovsdag
  • Søndag 23. mai: 1. pinsedag
  • Mandag 24. mai: 2. pinsedag
  • Lørdag 25. desember: 1. juledag
  • Søndag 26. desember: 2. juledag
5.11.3.3 Sykdom

Når du er syk

  • Gi beskjed i #ikke-på-kontoret (hver dag du er syk), ved tidligst mulig anledning. Denne beskjeden anses som din egenmelding.
  • Pass på at dine forpliktelser utsettes eller ivaretas av noen andre. Eksempler på forpliktelser kan være
    • Møter
    • Tidsbestemte avtaler (eks arbeid du har lovet ferdig innen en viss frist eller gjentagende prosedyrer)
    • Supportansvar

nav.no finner du mer informasjon om hvilke regler du trenger å forholde deg til mht varighet på egenmeldingen, antall på egenmeldinger, etc.

Lengre sykefravær (sykemelding)

Dersom sykdomsfraværet strekker seg utover egenmeldingsperioden på tre dager trenger du en sykemelding fra en lege for å kunne være borte fra kontoret.

Når du sender inn din sykemelding vil dette utløse prosedyren for å Ta vare på en sykemeldt medarbeider.

Vi ønsker å verne om personer i sykefravær ved å skjerme de fra evt utfordringer på arbeidsplassen og ikke skape forventninger om at vedkommende skal komme raskt tilbake.

Når noen er syke er det viktigste er at de får tiden de trenger til å bli friske.

Vende tilbake til kontoret

Hensyntagelse av smittefare

Ta hensyn til risikoen for smitte av dine kolleger og deres familie før du vender tilbake til kontoret. Ved magetrøbbel bør du ha vært symptomfri i minst 24 timer. Dersom det er en risiko for at du er smittsom, men du føler deg frisk nok til å jobbe, kan du benytte deg av anledningen til å jobbe hjemmefra.

Komme a jour

Når du er tilbake, rydd plass i dine allokeringer slik at du har tilstrekkelig tid til å komme a jour før du gjenopptar planlagt arbeid.

5.11.3.4 Avspasering

For måneder hvor du jobber flere eller færre timer enn forventet kan du velge om du ønsker å avspasere eller få timene utbetalt/trukket fra lønna. Dersom du ikke har gitt annen beskjed er det avspaseringsmodellen som brukes.

Avspasering av +/- timer

Netmaking tillater avspasering på tvers av måneder innenfor et kalenderår for å gi medarbeidere økt fleksibilitet. Du vil motta beskjed i tilknytning til kjøring av lønn hver måned om hvor mange timer du har jobbet for mye/for lite.

Hvordan avspaserer jeg

Dersom avspaseringen resulterer i at du en eller flere dager ikke vil ivareta kjernetiden, forventes du å følge prosedyren for å planlegge fravær.

Hvor mye kan jeg avspasere

Ved endt måned kan du ha jobbet opptil 15 timer for mye eller for lite sammenlignet med ordinær arbeidsmengde. Begrensningen på 15 timer er der for å sikre at vi kan ivareta god økonomisk kontroll, forutsigbar i kapasitetsplanlegging og stabil likviditet.

Utbetaling av +/- timer

Dersom du foretrekker å få utbetalt +/- timer løpende gjennom året (fremfor å avspasere), gi beskjed om dette til økonomi og administrasjon. Du vil da få utbetalt/bli trukket for opptil +/- 4 timer pr måned.

5.12 Kompensasjon

5.12.1 Hvordan vi fastsetter og utbetaler lønn

I fastsettingen av lønn legger vi tyngst vekt på hva markedet er villige til å betale for noen med tilsvarende utdannelse, erfaring, arbeidsoppgaver og ansvar.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Vi oppnår følgende fordeler ved å legge tyngst vekt på markedet i fastsettingen av kompensasjon:

  • Vi reduserer sannsynligheten for at lønnen oppleves feilkalibrert/urettferdig (og eventuelle konflikter knyttet til dette)
  • Vi reduserer sannsynligheten for at noen slutter fordi de mener/mistenker at de kan få bedre lønn andre steder
  • Vi reduserer nødvendigheten av at den enkelte må bruke egen tid på å innhente informasjon om markedet på egen hånd for å sikre rettferdig lønn

Praktisering

Fastsetting av lønn

Din lønn etableres som en del av din arbeidsavtale og vurderes deretter årlig som en del en årlig lønnsvurdering.

Dersom du kommer over informasjon som tilsier at vi mangler informasjon om og/eller gjør mangelfulle vurderinger av hva markedet er villig til å betale oppfordres du til å si ifra.

Utbetaling av lønn

Din lønn utbetales den 10. hver måned (evt fredagen før om den 10. faller på en helg). Halv skatt trekkes av lønnen som utbetales 10.12. Med mindre annet er avtalt utbetales dine evt opptjente feriepenger fra foregående år den 10.07 i stedet for lønn.

Lønnsslipp er tilgjengelig i Tripletex under Lønn > Min Lønn eller i appen under Min lønn. Sistnevne er mer oversiktlig og det er lett å videresende/lagre lønnslipp.

Trekk i lønn

Netmaking dekker mobil-og bredbåndabonnement opptil hhv 1.000 kr/mnd og 500 kr/mnd.

Dersom fakturabeløpet overskrider beløpsgrensen og/eller abonnementet også dekker nedbetaling av utstyr så trekkes du i lønn for differansen.

Endringer i mobil-og bredbåndabonnement

Dersom du inngår ny/endrer mobil-og bredbåndsabonnement gi beskjed til NM Økonomi og Administrasjon slik at de kan oppdatere budsjett og faste kostnader ved å følge denne prosedyren.

Adresseendring

Dersom du flytter, send din nye adresse til vår regnskapsfører slik at hen kan forsikre at du skatter til riktig kommune.

Operasjonalisering

5.12.2 Hvordan vi belønner prestasjoner

Vi knytter ikke individuelle prestasjoner til lønnsettingen, men finner heller andre måter å belønne prestasjoner på.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Motivasjonen bak å ikke vektlegge prestasjoner i lønnssettingen er:

  • Vi ønsker ikke å "straffe" evt dårlige prestasjoner gjennom å redusere lønnen (men heller jobbe sammen om å forbedre prestasjonene)
  • Vi ønsker å gi økt fleksibilitet til hvordan belønningen for gode prestasjoner hentes ut basert på personlige preferanser
  • Det er enklere å (på sikt) ha økt åpenhet rundt lønn

Praktisering

Belønningen for gode prestasjoner ivaretas av den årlige prestasjonsevalueringen. Akkurat hvordan dette skal foregå vil bli besluttet som en del av denne oppgaven ved neste gjennomføring av prosedyren.

Operasjonalisering

To Be Decided

5.12.3 Hvilke fordeler vi tilbyr våre ansatte

Vi tilbyr våre ansatte flere fordeler og eksponerer verdien av fordelene.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Ved å tilby våre ansatte flere fordeler og eksponere verdien av fordelene oppnår vi følgende gevinster:

  • Vi gjør det mer attraktivt å jobbe her
  • Det er tydelig for den ansatte hvilke kostnader de kan forvente å få dekket som en del av arbeidsforholdet
  • Vi gjør det enklere å sammenligne eventuelle konkurrerende jobbtilbud på et riktigst mulig grunnlag

Praktisering

Tabellen nedenfor gjengir fordelene vi tilbyr og som opplever at det ikke er åpenbart at arbeidsgiver dekker for arbeidstaker.

Fordelene er gjengitt med to forskjellige beløp:

  • Firmaets kostnad: Hva firmaet betaler for fordelen
  • Privat kostnad: Hvor mye høyere brutto lønn du måtte hatt dersom du skulle finansiert den samme fordelen ut av egen lomme (inkl. MVA og skatt). Beregningen tar utgangspunkt i en lønn på 550 TNOK/år og en skattesats på 30%.
Fordel Firmaets kostnad pr år Privat kostnad pr år
Faglig utvikling (tid) kr 15.600 kr 17.080
Faglig utvikling (penger) kr 25.000 kr 44.642
Lunsj (kr 1900/mnd) kr 22.800 kr 40.714
Kaffe (kr 275/mnd) kr 3.300 kr 5.892
Sosialisering (kr 1000/mnd) kr 12.000 kr 21.428
Telefon (kr 1000/mnd) kr 12.000 kr 21.428
Bredbånd (kr 500/mnd) kr 6.000 kr 10.714
SUM kr 96.700 kr 161.898

Operasjonalisering

5.13 Prosjektledelse

5.13.1 Hvordan vi følger opp et prosjekt

Vi følger proaktivt opp våre prosjekter for å sikre at de møter forventningene vi har identifisert.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Ved å proaktivt følge opp forventningene til et prosjekt oppnår vi flere fordeler:

  • Vi bidrar til å skape tillit og trygghet hos bestiller
  • Vi øker sannsynligheten for å handle på eventuelle problemer i tide
  • Vi fremstår som proaktive
  • Vi reduserer den personlige børen en prosjektleder fort kan kjenne på knyttet til et prosjekt som ikke møter forventningene

Praktisering

Som prosjektleder har du ansvaret for å identifisere, formidle og følge opp forventningene til et prosjekt.

Du bør følge opp forventningene til prosjektet ditt ukentlig (med mindre prosjektet dutt er satt på vent) ved å nyttegjøre prosedyren for å følge opp status på et prosjekt.

Du kan bruke Mine prosjekter listen for å få en oversikt over alle prosjekter du står som ansvarlig eller bestiller for.

Dersom det er nødvendig (og enighet mellom bestiller og ansvarlig) for å sette prosjektet på vent, kan dette gjøres ved å følge prosedyren for å Sette et prosjekt på vent.

Operasjonalisering

5.13.2 Hvordan vi kan automatisere oppfølging av prosjektforventninger

Dersom vi opplever det nyttig etablerer vi KPI-er for å hjelpe oss med automatisere oppfølgingen av prosjektforventninger.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Ved å nyttegjøre KPI-er til oppfølgingen av et prosjekt oppnår vi potensielt flere fordeler:

  • Vi blir "tvunget" til å konkretisere/tallfeste forventninger
  • Vi blir "tvunget" til å handle når forventningene ikke lenger møtes
  • Vi kan redusere tiden brukt på manuell oppfølging av prosjektforventninger

Praktisering

For å sikre at vi ivaretar viktige forventninger til et prosjekt er det mulig å opprette KPI-er som lar prosjektets ansvarlig overvåke prestasjonen oppimot forventningene. En oppfordring til å opprette KPI-ene kommer som et ledd i prosedyren for å lede et prosjekt.

Bør jeg legge inn KPI-er for mitt prosjekt?

Prosedyren for å lede et prosjekt vil etablere en jevnlig, manuell oppfølging av prosjektet. Hvorvidt du ser verdien av å etablere KPI-er i tillegg vil avhenge av faktorer som:

  • Hvor verdifulle du opplever de i oppfølgingen av et prosjekt (vs om de orienterer deg om ting som den manuelle kontrollen uansett avdekker)
  • Bestiller har eksplisitte/konkrete forventninger til f.eks budsjettforbruk eller framdrift underveis i prosjektet

Hvilke KPIer er det relevant å legge inn for mitt prosjekt?

Hvilke KPIer som gir mening for et prosjekt, avhenger av prosjektets natur.

Budsjett

Dersom prosjektet har et budsjett, ønsker du kanskje en KPI som lar deg overvåke Budsjettforbruk.

Hva det akseptable intervallet skal være avhenger hvordan du vurderer toleransen for/ønske om avvik fra jevn hastighet på budsjettforbruket. Beslutningen bør tas basert på en avveining av argumentet for et bredt intervall (økt momentum i arbeidet) sett oppimot argumentet for et smalt intervall (at timene vil strekke til over den tilmålte perioden).

Låst omfang

Dersom prosjektet har et låst omfang, ønsker du kanskje en KPI som lar deg overvåke Prosjektframdrift.

Det er sjelden et problem at prosjekter med låst omfang utløses raskere enn forventet, så her vil du antagelig ønske å operere med et lite nedre akseptabelt intervall og et stort øvre akseptabelt intervall.

Forutsatt at prosjektet også har et budsjett ønsker du kanskje også å overvåke Estimat vs budsjett for å forsikre at budsjettet vil strekke til omfanget slik det til enhver tid er estimert.

Øvrige forventninger

Om prosjektet har ytterligere, viktige forventninger kan du legge inn disse som manuelle KPIer.

Hvor legger jeg inn KPIene?

KPIene legges inn på prosjektets Oversikt-fane i NM Project.

Hvordan loggføres KPI-ene?

Dersom prosjektet ditt består utelukkende av automatiske KPI typer vil disse KPIenes prestasjoner loggføres automatisk ukentlig, og observasjoner vil oppstå dersom KPIene presterer utenfor akseptabelt intervall.

Dersom du har en eller flere manuelle KPIer i prosjektet ditt må du legge inn prestasjon for samtlige KPIer manuelt. Forsikre i så tilfelle at du har en ukentlig oppfølging på å legge inn prosjektets prestasjon.

Operasjonalisering

5.13.3 Hva vi gjør når et prosjekt ikke møter forventningene

Vi har konkrete prosedyrer vi utløser raskt dersom vi innser at et prosjekt ikke møter forventningene.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Ved å utløse konkrete prosedyrer raskt når et prosjekt ikke møter forventningene oppnår vi flere fordeler:

  • Vi øker sannsynligheten for å handle på eventuelle problemer i tide
  • Vi fremstår som proaktive
  • Vi reduserer den personlige børen en prosjektleder fort kan kjenne på knyttet til et prosjekt som ikke møter forventningene

Praktisering

Når vi avdekker et avvik fra en prosjektforventning forsøker vi å prioritere å kartlegge avviket innen 5 arbeidsdager.

Dersom budsjettet er i ferd med å/har blitt brukt opp bør det straks avklares med bestiller om arbeidet skal legges ned i påvente av kartleggingen.

Operasjonalisering

5.14 Løse oppgaver

5.14.1 Hvordan vi fører tid

Vi fører tid for alt arbeidet vi gjør, ferie og sykefravær.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Føringen av tid gir oss følgende fordeler:

  • Vi dokumenterer (sannsynliggjør) tidsbruk og gjennom det, sannsynliggjør verdi skapt
  • Vi vet hvem som skal betale for tiden
  • Vi vet hvor mye kunden skal faktureres
  • Vi vet hvor mye den enkelte medarbeider skal få i lønn
  • Vi vet hvor kostbare interne initiativer er
  • Vi kan kalibrere estimater til til å gi bedre forutsigbarhet nå og i fremtiden
  • Vi sikrer ivaretagelse av budsjettmessige forventninger/forpliktelser

Praktisering

Det forventes at du har ført timer ved endt arbeidsdag, men vi anbefaler at du fører tid hver gang du bytter mellom arbeidsoppgaver (slik at du ikke glemmer hva du har gjort).

Dersom du har behov for å føre/korrigere timer tilbake i tid, si ifra ettersom det fortløpende produseres rapporter basert på timeføringer (som baserer seg på forventningen om at timer er riktig til og med dagen før).

Innhold

En timeføring skal bestå av:

  • En relasjon til et prosjekt eller en oppgave * tilhørende teamet som tidsbruken har tilført mest verdi
  • Et fra og til tidspunkt (rundt av til nærmeste hele kvarter)

* Dersom timeføringen ikke er relatert til en oppgave skal den også inneholde en beskrivelse som gjør det mulig for teamets bestiller å forstå hva tiden er brukt til.

Av hensyn til sporbarhet så foretrekker vi at tiden føres så dypt ned i oppgavehierarkiet som mulig.

Mengde tid

For å opparbeide deg full lønn forventes du å føre timer for en måned tilsvarende 7,5 timer x antall arbeidsdager, med mindre du nyttegjør deg av avspasering eller har fått lov til å jobbe mer enn vanlig.

Ved pause

Tid brukt på en pause føres til tilknytning til timeføringen før og/eller etter pausen. En pause bør vanligvis ikke overskride 15 minutter. Du trenger ikke å varsle om at du tar pause (men kan gjør det #pause hvis du ønsker å se om noen vil ta en pause sammen med deg).

Ved observasjonsbehandling

Tiden brukt på å registrere og behandle observasjoner føres på oppgaven/kunden som observasjonen er tilknyttet.

Unntak er tid brukt på observasjoner av typen "Misfornøyd kunde" som, med mindre det finnes tungveiende argumenter for det motsatte, skal føres ikke-belastbart (internt).

Ved ajourhold av mail/observasjoner/Slack

Tid brukt på ajourhold av mail/observasjoner/Slack føres i utgangspunktet på oppgaven som dialogen hører til. Dersom du behandler mange saker fra forskjellige team innenfor samme tidsrom, fordel tiden på det eller de team som representerer flesteparten av sakene.

Ved sykdom

Er du syk fører du tiden du har vært syk på med lønnsarten "Syk med egenmelding" eller "Syk med lege-erklæring". Har du vært syk en hel dag, fører du 7,5 timer. Føring av tid skal føres i Wecomplish via oppgaven Sykdom og deloppgaven knyttet til din person.

Når du vært i arbeid i Netmaking i minst to måneder har du rett til å bruke egenmelding.

Egenmelding kan brukes for 1-3 dager, inntil 4 ganger i løpet av 12 måneder. Retten til å bruke egenmelding bortfaller ikke automatisk når fire egenmeldingstilfeller er benyttet. Arbeidsgiver må aktivt frata arbeidstaker egenmeldingsretten.

Hva kan jeg føre som ordinær arbeidstid?

Du kan føre ordinær arbeidstid på arbeid du har blitt allokert på, eller som du på annen måte opplever at du har fått en gyldig bestilling på fra en med bestillingsmyndighet. Etter endt prøvetid kan du også føre tid innenfor rammene av ordningen for faglig utvikling.

Det forutsettes at prosjektet/oppgaven du fører tid på har et aktivt, ikke-oppbrukt budsjett.

Hva kan jeg føre som overtid?

Overtid er vanligvis et symptom på at arbeidsbelastningen overgår mengden ordinær arbeidstid. Ettersom vi ønsker sikre en god arbeidshverdag ønsker vi også å unngå overtid.

Å jobbe noen ekstra kvelder og helger om man har overskudd til det, for så å avspasere denne tiden når det passer best for en selv, tenker vi ikke på som overtid.

Om du, for en kortere periode, skulle ha ønske om å jobbe mer, be om at det gjøres en vurdering av dette.

Utbetaling av evt overtidstillegg må avtales spesielt, og følger ikke automatisk en evt tillatelse om å jobbe mer. Dersom du har fått godkjent bruk av overtidstillegg, bruk lønnsarten “Overtid” ved føring av tid.

Ved håndtering av kritiske supportsaker utenfor ordinær arbeidstid, bruk henholdsvis lønnsarten “Overtid: Support håndtering (hhv 1/2 og 1t)” eller “Overtid: Support videreformidling (1t pr enhet)” avhengig av om du har håndtert eller videreformidlet saken.

Hva kan jeg føre av tid ved fagtreff/sosiale arrangementer

For fagtreff eller andre sosiale arrangementer utenfor kjernetiden kan du føre den delen av arrangementet som har et faglig program som arbeidstid. Ved deltagelse på heldagskonferanser føres 7,5 timer, uavhengig av om konferansen er litt kortere eller lengre enn en ordinær arbeidsdag. Med mindre annet er avtalt, føres denne tiden i tilknytning til ordningen for faglig utvikling.

Operasjonalisering

5.14.2 Hvordan vi legger opp arbeidsdagen

Vi prioriterer ikke-planlagt arbeid før planlagt arbeid så langt det lar seg gjøre.

Hva mener vi med planlagt og ikke-planlagt arbeid

En arbeidsdag består av en kombinasjon av planlagt og ikke-planlagt arbeid.

Planlagt arbeid er arbeid som det (som oftest) er knyttet konkrete og forhåndsavtalte forventninger til.

Ikke-planlagt arbeid er alt annet, eks:

  • E-post
  • Telefoner
  • Elementer i innboksen
  • Observasjoner
  • Kritiske saker
  • Improviserte møter
  • etc...

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Ved å prioritere ikke-planlagt arbeid over planlagt arbeid oppnår vi følgende fordeler:

  • Vi tar bedre vare på våre medarbeidere ved å få tydeligere og tidligere eksponert når noen har for mye å gjøre
  • Vi får bedre eksponert når vi ikke lenger er i stand til møte forventninger til planlagt arbeid (og kan justere forventningene til dette)
  • Vi får bedre eksponert hvor mye tid vi realistisk kan planlegge med
  • Vi oppnår forutsigbarhet i hvor hyppig vi kan forvente tilbakemeldinger fra hverandre, og unngår med det å blokkere hverandres arbeid unødig lenge (ved å prioritere behov for tilbakemeldinger tidlig)

Praktisering

Vi prioriterer ikke-planlagt arbeid (det å komme a jour) før vi går fatt på det planlagte arbeidet.

Dette kan oppleves kontraintuitivt ettersom vi som oftest opplever at det er det planlagte arbeidet det er knyttet de mest konkrete forventningene til.

Ved å prioritere ikke-planlagt arbeid først eksponerer vi imidlertid bedre hvor mye tid som gjenstår til planlagt arbeid, og kan (kortsiktig) ta grep for å forvalte nye forventninger til det planlagte arbeidet, og (langsiktig) bedre forvalte kapasiteten vi har disponibel til planlagt arbeid.

Dersom du tidvis opplever prioriteringen av ikke-planlagt arbeid først som smertefullt (f.eks. fordi det hindrer deg i å komme til det du opplever som viktig planlagt arbeid), si ifra.

Hvordan vi prioriterer arbeidsdagen

Start fra toppen av denne listen hver gang du er klar til å begynne med noe nytt (og minimum én gang pr dag).

1. Kom à jour

Du er à jour når:

  • Fremdrift/status er oppdatert på oppgaver du har jobbet med
  • Tid er ført
  • Allokeringer
    • Representerer det du har gjort og det du planlegger å gjøre
    • Er innenfor rammene av din planleggbare tid

2. Utfør ikke-planlagt arbeid

Du har utført ikke-planlagt arbeid når du har

  • Besvart alle henvendelser på Slack, i innboksen, i observasjoner og på mail (iht zero inbox-prinsippet)
  • Hvis supportansvarlig
    • Daglig supportrutine
Mange observasjoner i omløp

Dersom du har mange observasjoner i omløp (f.eks. over 10 stk) bør du vurdere å ta et møte med den eller de som har en rolle i observasjonene for å lande tiltak for disse. Manglende forvaltning av et stort antall observasjoner i omløp vil gjøre mengden tid satt av til planlagt arbeid uforutsigbar.

Dersom du stadig opplever mange observasjoner i omløp kan det det være en indikasjon på at vi har et for høyt tempo på investeringen i robuste prosedyrer. Si i så tilfelle ifra om dette.

Planlagt arbeid med nært forestående tidsfrist

Dersom du føler stress knyttet til at mengden ikke-planlagt arbeid hindrer deg å utføre planlagt arbeid med en nært forestående tidsfrist, kan du (kortsiktig) sette det ikke-planlagte arbeidet på på vent i inntil 2 arbeidsdager.

Etter dette bør du imidlertid gjøre en vurdering av om du har for mye å gjøre.

3. Utfør planlagt arbeid

Utfør allokeringer for inneværende dag i en rekkefølge som gir mening.

4. Ferdig med dagens allokeringer

Dersom du er ferdig med dagens allokeringer kan du vurdere om du er best tjent med å:

  • Fortsette på neste dags allokeringer
  • Se på hvordan du kan redusere ditt work in progress
  • Se hvordan du kan skape framdrift på øvrige prosjekter du er medlem av hvor det er rom i budsjettet

Dersom du mistenker at du nærmer deg å gå tom for planlagt arbeid, forhør deg med nærmeste overordnede om hva som har prioritet.

Hvor stor andel av tiden min bør planlegges?

Dersom du planlegger en større andel av dagen din enn hva som er realistisk er sjansen stor for at du vil oppleve at du har for mye å gjøre. En av de viktigste tingene du kan gjøre for å unngå stress er derfor å forsikre at du har en riktig mengde planleggbar tid.

Hvor mye planleggbar tid du bør ha avhenger bl.a. av din rolle og hvilke team du inngår i. I skrivende stund har de som jobber i Netmaking mellom 3 og 6 timer planleggbar tid pr dag.

Du er den eneste som kan avgjøre hvor mye av tiden din som bør planlegges. Den beste måten å avdekke hvor mye planleggbar tid du har er imidlertid å følge forventningene til hvordan vi prioriterer arbeid. Tiden som vanligvis gjenstår når du har løst det ikke-planlagte arbeidet iløpet av en dag er din planleggbare tid.

Din planleggbare tid legges inn i Wecomplish slik at systemet viser deg som fullt ut allokert når din grense for planlagt tid pr dag er nådd. Inntil du evt gir beskjed om noe annet vil du ligge inne med 6t (80%) planleggbar tid pr dag.

Operasjonalisering

  • gjøremålslisten i Wecomplish vises over innboksen over allokeringer for å signalisere at ikke-planlagt arbeid forventes prioritert før planlagt.

5.14.3 Hvilke oppgaver vi prioriterer å jobbe med i et prosjekt

Vi prioriterer å skape framdrift på oppgavene som har kommet lengst (er øverst i listen).

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

  • Vi holder interessenter løpende orientert om status på vårt arbeid (ved å sikre at status på vårt arbeid kommuniseres løpende)
  • Vi holder mengden Work in progress og varigheten på cycle time (hvor lang tid en oppgave bruker fra start til slutt) nede slik at vi kan levere oppgaver raskere
  • Vi får bedre eksponert dersom noen har for lite å gjøre (ved å tydeliggjøre når man nærmer seg en slik situasjon)

Praktisering

Følg disse stegene for å identifisere hvilken oppgave du bør ta tak i:

  1. Sannsynliggjør at oppgavelisten er oppdatert
    1. Reflekterer oppgavelisten det du vet om estimater og/eller fremdrift/status på enkeltoppgaver? Si ifra ved mistanke om manglende oppdatering.
  2. Godkejnnes
    1. Er det noen oppgaver du kan purre * på godkjenning av, eller markere som fullført fordi det er godkjent?
  3. Testes
    1. Er det noen oppgaver du kan purre * på testing av, eller noen av dine egne oppgaver du kan flytte til godkjenning fordi testingen er fullført?
  4. Kvalitetskontrolleres
    1. Er det noen oppgaver kan kvalitetskontrollere?
  5. Utføres
    1. Er det noen av dine egne oppgaver du kan ferdigstille?
    2. Dersom andre i teamet har mange/store oppgaver: Er det noen av oppgavene du kan hjelpe til med å ferdigstille?
  6. Oppgaver
    1. Gå igang med den øverst prioriterte oppgaven som ikke er blokkert. Dersom du mistenker at rekkefølgen ikke representerer nåværende prioritering, si ifra.

Eventuelle endringer i prioritet for et prosjekts oppgaver bør være avklart med bestiller og/eller prosjektleder.

* Vi tillater oss som et utgangspunkt å purre på tilbakemelding etter 7 dager. Dersom gjentatte skriftlige purringer ikke fører frem kan det være lurt på ta det på telefon i stedet for å kartlegge hva som evt hindrer tilbakemelding/testing.

Manglende budsjett

Dersom prosjektet mangler et aktivt budsjett, eller budsjettet er brukt opp, avklarer du først med kundeansvarlig for teamet før du evt utfører noe arbeid på prosjektet.

Mentalt sliten

Dersom du er mentalt sliten og oppgavene du forventes å jobbe med er mentalt krevende kan du vurdere å plukke andre/enklere oppgaver inntil du har mer overskudd. Unngå i så tilfelle å velge oppgaver med for lav prioritet.

Dersom du kjenner på en mental utmattelse som strekker seg over flere dager, si ifra til noen.

Operasjonalisering

  • Wecomplish organiserer et prosjekts oppgaveliste etter rekkefølgen oppgavene forventes å tas tak i
  • Wecomplish viser tidspunktet for forrige aktivitet på en oppgave i rødt dersom det er lenge siden (> 1 år) og oppgaven således potensielt er utdatert
  • Wecomplish viser dersom et prosjekt mangler et aktivt budsjett, eller budsjettet er brukt opp

5.14.4 Hvordan vi forholder oss til estimater

Vi bruker trepunktestimering til å løpende estimere arbeidet vårt etterhvert som vi lærer mer om hvor lang tid vi forventer at noe tar.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Måten vi forholder oss til estimater gir oss flere fordeler:

  • Vi kommuniserer tydeligere rundt forventninger
  • Vi gjør det enklere å prioritere, budsjettere og planlegge framdrift på arbeid
  • Vi eksponerer bedre risikoen i estimatet (ved å anslo hvor lang tid vi optimistisk, realistisk og pessimistisk forventer at noe tar)
  • Vi bryter ned en ukultur rundt estimatet som et løfte, og bygger oppunder en kultur om at estimatet til enhver tid skal representere vår beste kunnskap om forventet gjenstående tidsbruk

Praktisering

Vi estimerer alle oppgaver som vi forventer tar mer enn en halv dag. Estimatene justeres fortløpende etterhvert som vi lærer mer om hvor lang tid vi forventer at noe tar.

Når vi oppdaterer estimater

Oppgaver uten estimat

Oppgaver uten estimat vil normalt få sitt estimat på halen av kartleggingsprosedyren.

Dersom kartleggingen alene tar mer enn en halv dag gjelder forventningen om å estimere også kartleggingen før man komme til steget for å estimere det som skal produseres som et resultat av kartleggingen.

Oppgaver med utdatert estimat

Dersom estimatet på en oppgave er utdatert, oppdater estimatet til å reflektere det du forventer at gjenstår av tidsbruk.

Oppgaver med store estimater

Dersom estimatet er stort (over 16 timer) bør arbeidet brytes ned i mindre deler med egne estimater. Les forøvrig om hvorfor vi bryter ned arbeidet.

Vurdér på hvilket detaljnivå det gir mening å estimere. Det er ingen krav til å estimere på dypeste nivå, ettersom dette kan bli små oppgaver av en sjekklistenatur. Det anbefales å estimere oppgaver på deloppgavenivået hvor hver oppgave er ca 1 - 8 timer.

Hvordan vi hensyntar risiko

For at summering av risiko i estimater skal bli riktig må vi sørge for at så å si alle (omtrent 99 prosent) av estimatene treffer mellom optimistisk og pessimistisk. Se Three-point estimation for en innføring.

Tips til estimering (bruk egen dømmekraft):

  • Optimistisk
    • Vi ser for oss at oppgaven utføres av den mest erfarne * på kundeteamet
    • Ingen tekniske utfordringer
    • Løsningen du så for deg ved estimering var ikke nødvendig – i stedet kunne en betydelig enklere løsning brukes
  • Realistisk
    • Vi ser for oss at oppgaven utføres av en med gjennomsnittlig erfaring på kundeteamet
    • Noen tekniske utfordringer
  • Pessimistisk
    • Vi ser for oss at oppgaven utføres av den med minst erfarne på kundeteamet
    • Det viser seg at kartleggingen var mangelfull og første løsning må skrapes
    • Betydelige tekniske utfordringer
    • Flere runder med avvist kvalitetskontroll
    • Problemer med utrulling
    • Avviste akseptansetester

* Dersom du selv har mindre erfaring, be om innspill fra kolleger med mer erfaring.

Operasjonalisering

5.14.5 Hvordan vi bryter ned arbeid

Vi bryter ned komplekse oppgaver og problemer i mindre, mer håndterlige deler.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Ved å bryte ned komplekse oppgaver og problemer i mindre, håndterlige deler oppnår vi flere fordeler:

  • Oppgaven/problemet blir enklere å forstå og formidle
  • Vi reduserer usikkerheten i estimatene
  • Vi legger til rette for å nyte godt av deler av arbeidet tidligere
  • Vi holder WIP nede
  • Vi legger forholdene til rette for å fordele arbeidet mellom oss
  • Vi holder tiden brukt på å flette arbeidet inn nede

Praktisering

Når bør du vurdere å bryte ned arbeidet

  • Når en oppgave har et realistisk estimat på over 16 timer
  • Når en observasjon oppleves som vanskelig og/eller tidkrevende å behandle

Hvordan bryter du ned arbeidet

Arbeidet brytes ned i enheter som er:

  • Er utrullbare (leverbare)
  • Er kvalitetskontrollerbare
  • Tilfører verdi

Tilstrebe å organisere arbeidet i en trestruktur (dvs deloppgaver i deloppgaver). Dette vil "tvinge" deg til å planlegge hvordan arbeidet bør organiseres (som bidrar til bedre treffsikkerhet i estimatene).

Operasjonalisering

5.14.6 Hvordan vi forholder oss til prosjekter med låst omfang

Vi hedrer det originale omfanget for et prosjekt og sier ifra dersom vi ser behov for å utvide dette.

Begrepsforklaring

Med låst omfang (engelsk: fixed scope) mener vi at det er forhåndsbestemt for et prosjekt hvilke oppgaver/leveranser et prosjekt skal bestå av (forstått som omfanget).

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Ved å hedre det originale omfanget (og løfte opp ved behov for endringer) oppnår vi flere fordeler:

  • Det blir tydeligere for bestiller når hen formidler ønsker som ikke inngår i omfanget
  • Det blir enklere for prosjektleder å holde kontroll med prosjektet
  • Vi ivaretar også eventuelt mindre involverte/operative interessenters forventninger til prosjektet

Praktisering

Dersom du avdekker behov som øker omfanget av arbeidet (i form av scope creep eller helt nye behov), si ifra.

Dersom du ser oppgaver som mangler estimater, estimér disse slik at vi har et representativt bilde av prosjektets resterende omfang sammenlignet med resterende budsjett.

Det er opp til prosjektleder og/eller bestiller å avgjøre om omfanget skal utvides til å inkludere nye behov/forståelse.

Operasjonalisering

5.15 Sikkerhet

5.15.1 Hvordan vi gir noen tilgang til et system

Vi gir tilgang til et system med personlige brukerkontoer, sterke passord og tilordner rettigheter via en gruppe.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

  • Vi kan enklere identifisere hvem som har utført hvilke handlinger i et system
  • Vi kan enklere inndra den enkeltes tilganger ved behov

Praktisering

Opprett personlige brukerkontoer

Dette innebærer som oftest en brukerkonto tilknyttet vedkommendes e-postadresse. Personlige brukerkontoer gjør det enklere å identifisere utdaterte tilganger, og å fjerne disse ved offboarding av medarbeidere.

For distribusjon av passord, bruk føringene for hvordan vi distribuerer sensitiv informasjon.

Passordstyrke

For å sikre sterke passord skal passordene som et minimum:

  • Være unike
  • Bestå av minimum 12 tegn
  • Være vanskelig å knytte til brukeren eller bedriften

Se forøvrig Wikipedias retningslinjer for sterke passord eller hva slags passord som er mer og mindre sikre.

I 1Password er det mulig å velge ord fremfor en kombinasjon av bokstaver, tall og spesialtegn. Ved å trykke på 1Password ikonet i nettleseren , og deretter "password generator" kan du selv velge "words" fremfor "character". Da velger du feks antall ord 5, og om du vil ha mellomrom, komma, understrek eller bindestrek mellom ordene. Ved opprettelsen av "master key" er dette også tilgjengelig.

Tilordne rettigheter via en gruppe

Vi gir ikke brukere direkte rettigheter, men vi nyttegjør et proxy-objekt mellom den som skal ha tilgang og det man skal ha tilgang til. Dette objektet kan varierer fra systemer, og kan f.eks være et team eller en rolle. Når tilganger skal fjernes er det bare å fjerne assosiasjonen.

For SSH innebærer dette at vi legger til public keys i authorized_keys fremfor å dele private nøkler.

Operasjonalisering

5.15.2 Hvordan vi lagrer og distribuerer sensitiv informasjon

Vi lagrer sensitiv informasjon i ett sentralt, kryptert depot.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Fordelene med å ha tydelige føringer for å lagre og distribuere sensitiv informasjon er:

  • Vi reduserer risikoen for at sensitiv informasjon kommer på avveie
  • Vi kan enklere distribuere og styre tilgang til sensitiv informasjon
  • Vi tydeliggjør forventningen om hvor sensitiv informasjon forventes plassert og funnet

Praktisering

Lagring og distribusjon av sensitiv informasjon internt

Vi bruker 1Password Teams som et arkiv for lagring og distribusjon av sensitiv informasjon internt.

Passord og annen sensitiv informasjon skal ikke huskes i andre verktøy (eksempelvis nettleseren eller Sequel Pro). Unntak er:

Distribusjon av sensitiv informasjon eksternt

Invitasjon/glemt passord funksjonalitet

For å slippe å distribuere passord til den som skal ha tilgang kan vi som et alternativ nyttegjøre eventuell funksjonalitet i systemet for invitasjon av brukere, evt opprette en bruker med et passord som er ukjent for brukeren, og be vedkommende etterspørre et nytt passord via systemets "Glemt passord" funksjonalitet.

Keybase

For systemer uten invitasjon/glemt passord funksjonalitet, bruk KeyBase i formidling av sensitiv informasjon til eksterne.

Be om mottakerens Keybase brukernavn, evt be vedkommende opprette en Keybase brukerkonto.

Operasjonalisering

5.16 Kontroll og kvalitetssikring

5.16.1 Hvordan vi kvalitetssikrer vårt arbeid

Vi kontrollerer hverandres arbeid før vi leverer det fra oss.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Fordelene med uniform kontroll av hverandres arbeid er flere:

  • Reduserer risikoen for at løsningen inneholder feil/mangler i oppgaveforståelse, brukervennlighet og funksjonalitet
  • Produserer mer forutsigbar kvalitet på arbeidet
  • Redusert risiko for å måtte gjøre om på arbeidet på et mer smertefullt og ubeleilig tidspunkt
  • Økt trygghet på at arbeidet vi leverer fra oss møter forventningene
  • En anledning til å lære/få gode råd fra andre
  • Økt sannsynligheten for at den som utfører kontrollen plukker opp noe som den utførende ikke har tenkt på ("fire øyne er bedre enn to")

Praktisering

Når en en løsning er utformet sikrer oppgaveansvarlig at arbeidet kontrolleres.

Hvem bør kontrollere arbeidet

Arbeidet bør kontrolleres av noen andre enn den som har utført arbeidet.

Hvor stort bør arbeidet vi ber om kontroll av være?

Med referanse til når du bør vurdere å bryte ned arbeidet så bør man tilstrebe å be om kontroll på oppgaver med et omfang på realistisk 2 - 16 timer. Dersom arbeidet blir for stort kan det oppleves demotiverende å gjennomføre kontrollen, noe som igjen kan påvirke kvaliteten på arbeidet.

Hva gjør jeg når kontrollen avdekker forbedringspotensiale i mitt arbeid?

Som et utgangspunkt forventes du å utbedre alt forbedringspotensiale som avdekkes i kontrollen. Unntak er der den som har utført kontrollen påpeker at utbedring ikke er nødvendig, eller du selv mener utbedring ikke er nødvendig. I sistnevnte tilfelle bør du kunne argumentere for hvorfor.

Etter du har gjort dine utbedringer, be om at noen ser over arbeidet ditt på ny ved å beskrive hva du har endret og hvor. Dette gjør det enklere for den som skal se over arbeidet ditt på ny å fokusere på det som har endret seg siden sist.

Operasjonalisering

5.16.2 Hvordan vi følger opp viktige forventninger

Vi bruker KPI-er (Key Performance Indicators) til å følge opp et team eller et prosjekts viktige forventninger.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Gjennom å følge opp viktige forventninger med KPI-er oppnår vi flere fordeler:

  • Vi identifiserer viktige forventninger og hva vi anser som akseptabel prestasjon
  • Vi kan følge med på og sammenligne prestasjonen over tid
  • Vi operasjonaliserer forventningen om å handle dersom prestasjonen faller utenfor akseptabelt intervall
  • Vi kan føle oss tryggere på at viktige forventninger ikke faller mellom sprekkene

Praktisering

Vi nyttegjør KPI-funksjonaliteten i NM Project som organiserer KPI-er pr team, samt tilgjengeliggjør KPI gruppene den enkelte har ansvaret for eller er bestiller av under Mine KPI-er.

Hva gjør vi når vi presterer utenfor akseptabelt intervall?

Dersom en KPI presterer utenfor akseptabelt intervall trenger vi først å forstå hvorfor. Når vi så gjør det kan vi ta stilling til hvordan vi ønsker å handle basert på hvordan vi forstår prestasjonen:

1. Prestasjonen er ikke som forventet/ønsket

Ta nødvendige steg for å sannsynliggjøre en bedre prestasjon i fremtiden.

2. Det akseptable intervallet matcher ikke våre faktiske (realistiske) forventninger

Justere det akseptable intervallet til noe som bedre matcher våre faktiske (realistiske) forventninger.

3. Prestasjonen er ikke representativ/tilstrekkelig problematisk

Dersom vi har grunn til å tro at prestasjonen ikke er representativ eller tilstrekkelig problematisk så tillater vi oss å lukke observasjonen uten tiltak. Indikasjoner på dette kan være at:

  • Vi ikke forventer at prestasjonen vil gjenta seg eller at utviklingen ikke vil fortsette i negativ retning
  • Prestasjonen er marginalt utenfor akseptabelt intervall
  • Vi ønsker å sikre handling dersom en tilsvarende dårlig prestasjonen gjentar seg

Observasjoner som lukkes uten tiltak skal inneholde en begrunnelse av hvorfor vi tillater oss dette.

For KPI-er som produseres ukentlig så aksepterer vi at prestasjonen havner utenfor akseptabelt intervall 2-3 ganger på rad før intervallet må justeres. For KPI-er som produseres månedlig så tillater vi at prestasjonen havner utenfor akseptabelt intervall én gang før vi justerer intervallet.

Operasjonalisering

5.16.3 Hvordan vi gjør det enklere å forstå hva som har skjedd

En forutsetning for å lære av våre feil er å forstå hva som har skjedd når noe har gått galt. For å gjøre det enklere å forstå hva som har skjedd prioriterer vi sporbarhet i arbeidet vårt.

Hva mener vi med sporbarhet

Når vi sier sporbarhet så mener vi loggføring av informasjon om hva som har skjedd i systemene vi bruker.

Eksempler på sporbarhet er:

  • Commit meldinger som beskriver kodeendringer
  • Kommentarer eller deloppgaver på en oppgave som gjengir hva som er tenkt/sagt/gjort
  • Føring av fremdrift på en oppgave som indikerer arbeidets status
  • Timeføringer
  • KPI rapporter

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Vårt fokus på sporbarhet gir oss flere fordeler:

  • Vi blir bedre i stand til å forstå hvordan/hvorfor en situasjon har oppstått, selv når rotårsaken ligger lengre tilbake i tid
  • Vi gir gjennomsiktighet i arbeidet som
    • Bygger tillit
    • Øker tryggheten rundt kvalitet på arbeidet
    • Gjør det enklere for interessenter å forstå arbeidets status
    • Gjør det enklere for andre å sette seg inn i/overta arbeidet om nødvendig
  • Gjør oss bedre i stand til å identifisere hvordan vi kan rulle tilbake et stykke arbeid om nødvendig
  • Vi kan enklere gjenoppta arbeid som har blitt liggende lenge
  • Vi går foran med et godt eksempel for våre kolleger ved å demonstrere sporbarhet som en god praksis

Praktisering

Når er sporbarhet viktig

Sporbarhet vil først og fremst være viktig i situasjoner hvor man trenger å gå tilbake i tid for å forstå hva som har skjedd. Ettersom det er svært vanskelig å vite når et slikt behov vil oppstå bør du som et utgangspunkt forsøke å skape sporbarhet i alt arbeid.

Det finnes imidlertid noen kjennetegn på arbeid hvor vi oftere trenger å forstå hva som har skjedd:

  • Arbeidet er komplekst (større risiko for et uforutsigbart utfall)
  • Arbeidet fordrer mye subjektivitet/dømmekraft/vurderingsevne
  • Arbeidet er stort (det vil være kostbart å gjenskape arbeidet)
  • Arbeidet er av en eksperimentell natur og må potensielt reverseres
  • Konsekvensen av arbeidet er potensielt betydningsfullt

Eksempler på arbeidssituasjoner som møter kriteriene ovenfor er:

  • Onboarding i team
  • Opplæring (i f.eks. en teknologi)
  • Utforming av kode
  • Feilsøking

Hvordan skaper jeg god sporbarhet

For å skape god sporbarhet, tenk:

Hva er nyttig å vite for en som senere trenger å nøste opp i hva som har skjedd (og hvorfor)?

Operasjonalisering

5.17 Hva slags oppdrag/kunder vi foretrekker

Vi dokumenterer og bruker aktivt infomasjon om hva slags oppdrag/kunder vi ønsker oss.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Ved å dokumentere og aktivt bruke informasjon om hva slags oppdrag/kunder vi ønsker opp oppnår vi flere fordeler:

  • Det blir tydeligere og enklere, både for de som jobber i Netmaking og de utenfor, å identifisere mer og mindre attraktive prospekter
  • Vi øker sannsynligheten for å finne og lande oppdrag og kunder vi ønsker oss, og som dermed gjør det mer motiverende å jobbe hos oss

Praktisering

Oppdraget

Omfang

  • Foretrekker: 200 - 2000 timer/år
  • Kan levere: 50 - 5000 timer/år
  • Ønsker ikke å levere: < 50 timer/år eller > 5.000 timer/år.

Type oppdrag

  • Foretrekker
    • Utvikling/forvaltning av forretningskritiske systemer (stor nytteverdi for kunden)
    • Hjelpe med å etablere velfungerende digitale team
    • Greenfield prosjekt
    • Samfunnsmessig verdi
    • Mulighet til å tallfeste konkrete forbedringer av nøkkelindikatorer (KPI-er)
    • Prosjekter som har potensiale til å bli gode referanseprosjekter
    • Gjerne avhengig av integrasjoner
  • Kan levere
    • Nettsider/CMS (informasjonstunge/funksjonsrike)
    • E-handel
    • Intranett
    • Forvaltning av legacy systemer planlagt fornyet på sikt
  • Ønsker ikke å levere
    • Utvikling/forvaltning av brosjyre/statiske nettsider (nettsider uten behov for funksjonell skreddersøm)
    • Forvaltning av legacy systemer uten overskuelige planer om fornyelse

Teknologi

Kunden

Størrelse

  • Foretrekker: 50 - 200 ansatte
  • Kan levere: 10 - 500 ansatte
  • Ønsker ikke å levere: < 10 ansatte eller > 500 ansatte

Kompetanse og profesjonalitet

  • Foretrekker
    • Teknisk kompetente
    • Praktiserer en pragmatisk, men rasjonell/reflektert innkjøpsprosess

Perspektiv

  • Foretrekker
    • Langsiktig perspektiv på digitale investeringer
    • Kan nyte godt av vår hjelp også dersom de velger å bygge opp sine egne, digitale team

Posisjon

  • Foretrekker: Større potensiale til å knytte oss til flere som trenger hjelp
    • Innad i bedriften (flere avdelinger/typer behov)
    • Utenfor bedriften (god merkevare eller "well connected")

Økonomi

  • Foretrekker: Solid økonomi

Operasjonalisering

6 Prosedyrer

Se teamets prosedyrer.

7 Systemer

7.1 Kommunikasjon

7.1.1 G Suite

Hva systemet kan brukes til

G Suite er Googles løsning på en rekke problemstilling knyttet til produktivitet, som de fleste bedrifter står ovenfor. Verktøypakken tilbyr løsninger for e-post, tekstbehandling, regneark, delte kalendere og skylagring m.m.

Hvordan vi bruker systemet

Vi bruker først og fremst e-post (Gmail), kalender (Google Calendar) og lagring (Google Drive).

Når systemet oppleves å fungere

Når vi kan sende/motta e-post og se kalender.

Brukerdokumentasjon

Se brukerdokumentasjon per tjeneste.

Onboarding

  1. Logg inn i G Suite for domenet netmaking.no
  2. Gå til Brukere
  3. Velg "Legg til ny bruker"
  4. Oppgi detaljer om den ansatte. Bruk vedkommendes fornavn som primær e-postadresse
  5. Gjør de ansatte oppmerksomme på at nytt team medlems kalender er tilgjengelig om de ønsker å legge den til

Offboarding

For å fjerne en bruker, følg prosedyren for hvordan man fjerner en G Suite bruker.

Integrasjoner

G Suite, mer spesifikt Google Kalender, er integrert med NM Project. Integrasjonen er nærmere beskrevet her.

7.1.1.1 E-post (Google Mail)

Vi kjører e-post via Google Apps/Gmail. Webgrensesnittet finner du her.

Mail brukes i liten grad til intern kommunikasjon (her bruker vi i stedet Slack og NM Project).

E-postklienter (POP/IMAP)

Beskrivelse av hvordan du setter opp IMAP finner du her.

Merk at når det i forbindelse med IMAP-oppsettet refereres til brukernavn, skal du bruke hele e-postadressen din.

7.1.1.2 Kalender (Google Calendar)

Vi bruker Google Calendar til å avtale og kommunisere rundt tidsbestemte avtaler, eksempelvis:

  • Planlagte møter
  • Planlagte telefonsamtaler
  • Ærend utenomhus i arbeidstiden
  • Fri / ferie

Kalenderoppføringer importeres automatisk til NM Project.

Dele kalender med medarbeidere

  • Logg inn på Google Apps
  • Legg til relevante kolleger i din kalender
  • Be om at møterommene K91 og Dealmaking deles med deg

Det anbefales å bruke kalendertilleggene Week Numbers og Holidays in Norway.

7.1.2 Chat (Slack)

Hva systemet kan brukes til

Slack muliggjør én-til-én-kommunikasjon, samt dialog i åpne og private grupper.

Hvordan vi bruker systemet

For mer informasjon om hvordan vi bruker Slack, se hvordan vi kommuniserer.

Desktop app

Flertallet benytter desktopversjonen av Slack. Denne er i utgangspunktet å foretrekke over nettleser-versjonen siden man her kan ha videosamtaler.

Vi forventer å kunne nå deg pr Slack i arbeidstiden for raske avklaringer (ref hvordan vi kommuniserer). Det kan således være greit å forsikre at Slack starter automatisk når du skrur på Mac-en, og at du konfigurert varslinger på en måte som gjør at du blir tilstrekkelig oppmerksom på at noen forsøker å få oppmerksomheten din, deriblant at dine Do Not Disturb

Det er også hyggelig om du legger inn et profilbilde av deg selv.

Om du ønsker kan du integrere Slack med Google Calendar for bl.a. å automatisk sørge for at din status i Slack oppdateres når du sitter i et møte.

Mobil app

Det kan være lurt å ha mobil appen til Slack installert slik at du har enklere mulighet til å f.eks. varsle om ikke-planlagt fravær.

Kanaler

Det forventes at alle medarbeidere følger følgende Slack-kanaler (søk opp kanalene og legg deg selv til):

  • general
  • random
  • fagutveksling
  • fagsamling
  • ikke-på-kontoret
  • nmproject-dev
  • pause
  • sosialt
  • musikk (valgfritt)

Du kan begrense Slack til å kun vise kanaler med ulest aktivitet ved å gå til Netmaking > Preferences > Sidebar.

BirthdayBot

BirthdayBot er en app vi nyttegjør i Slack som varsler om medarbeideres bursdag. For bursdager som faller på en ukedag så varsler BirthdayBot samme dag, men hvor bursdagen faller på en helg så varsler den fredagen før.

Hvordan vi registrerer ny medarbeiders bursdag er dokumentert under onboarding av ny medrbeider.

Når systemet oppleves å fungere (viktigste forventninger)

Når vi kan se kanaler og utveksle meldinger.

Brukerdokumentasjon (evt referanse til)

Les Getting started for new users om du ikke er kjent med Slack. Slack benytter en formatering som ligner Markdown.

Feilsøking

Manglende varsling

Dersom du opplever at du ikke mottar varsel om nye beskjeder i Slack, forsøk følgende:

  • Open up 'Activity Monitor'
  • Type "Notification" in the top right search bar
  • Select "Notification Center" and then click on the kill process 'stop sign' button near the top left corner.
  • Wait 10 seconds and then start Slack up again. The new Notification Centre process should behave as expected.

On-/offboarding

Onboarding

  1. Trykk på navnet på teamet øverst i venstre hjørnet
  2. Velg "Invite people"
  3. Velg "Members"

Offboarding

  1. Trykk på navnet på teamet øverst i venstre hjørnet
  2. Gå til Settings & administration og velg Manage members
  3. Klikk på prikkene til høre for ønsket medarbeider og velg Deactivate

7.1.3 Samarbeid (Wecomplish)

Hva systemet kan brukes til

Wecomplish er et system for å samle teamets forventninger på ett sted.

Hvordan vi bruker systemet

Vi bruker systemet til å sikre operasjonalisering av mye av kulturen vår, herunder:

Når systemet oppleves å fungere (viktigste forventninger)

Systemet fungerer når man får logget seg inn og kan se innhold knyttet til egen bruker.

Brukerdokumentasjon (evt referanse til)

Se henvisninger til brukerdokumentasjon nederst på siden.

Integrasjoner

Google Kalender

Formålet med integrasjonen er beskrevet her.

Jira

Formålet med integrasjonen er beskrevet her.

Pagerduty

Integrasjonen er nærmere beskrevet her.

7.1.3.1 Tanken bak Wecomplish
7.1.3.1.1 Hvorfor jobbe i Wecomplish

Vi har laget Wecomplish fordi vi savnet bedre oversikt over

  • Hvordan arbeidet bør gjøres
  • Hvordan arbeidet ble gjort, og
  • Hvordan arbeidet kan bli bedre

Etter at vi tok i bruk Wecomplish har vi opplevd følgende fordeler som vi gjerne også vil dele med andre:

Bedre oversikt over hvordan arbeidet skal gjøres

  • Vi finner svar i Wecomplish på ting som vi tidligere ville avbrutt noen for å få svar på
  • Vi er tryggere på hvordan arbeidet skal gjøres
  • Vi er mindre bekymret for å miste innsikt i hvordan arbeidet bør gjøres når noen slutter
  • Vi føler oss bedre samkjørte om hvorfor og hvordan arbeidet bør gjøres
  • Vi har bedre forutsetning for å automatisere arbeidet

Bedre oversikt over hvordan arbeidet ble gjort

  • Det er enklere å finne ut av hvem som har gjort hva når og hvordan
  • Vi gjennomfører en oppgave raskere
  • Vi får ny innsikt i hvordan vi har prestert

Bedre oversikt over hvordan arbeidet kan bli bedre

  • Vi har fått ny innsikt i måten arbeidet bør organiseres og utføres
  • Vi reduserer risiko ved at vi får løftet opp ting som vi tidligere ikke ville ha løftet opp eller handlet på i tide
  • Vi tenker bedre (mer langsiktig) om problemer
  • Vi etablerer i større grad langsiktige løsninger og får færre gjentagende problemer

Generelt

  • Vi leverer mer uniform og forutsigbar kvalitet
  • Vi stresser mindre
  • Det føles gøy å bruke
7.1.3.1.2 Hvordan organisere forventningene til arbeidet i Wecomplish

Wecomplish har forskjellige måter å lagre forskjellige typer forventninger til arbeidet. Noen av begrepene nedenfor er du kanskje kjent med fra før av, mens andre kanskje er mer fremmede eller har en spesiell betydning i konteksten av Wecomplish.

Her er et ordliste for å bedre forstå hvilken informasjon om arbeidet som forventes plassert hvor.

Forbedring

Observasjoner

Ting som ikke er som ønsket eller forventet.

Møter

En oppsamling av ting som ikke er som ønsket eller forventet som dere planlegger å diskutere en gang i fremtiden.

Prosjekter

Oppgaver

Ting som bør prioriteres en gang i fremtiden.

Prosjekter

En oppsamling av ting som bør prioriteres en gang i fremtiden med potensielle forventninger til framdrift, budsjett og frist.

Prosedyrer

Prosedyrer

En stegvis prosess som forventes utført på en uniform måte. Du kan også bruke prosedyrer til å formidle noe noen forventes å kunne (ved å organisere prosedyren som et sett med kompetansemål).

Dokumentasjon

Dokumentasjon

Ting man forventes å være kjent med og innrette seg etter.

Maler

Informasjon som forventes organisert på en spesiell måte.

Prestasjon

KPI

Nøkkelindikatorer det stilles konkrete forventninger til å prestere på.

Prestasjoner

Ting du føler du selv eller noen andre har fått til.

Tidsplanlegging

Allokeringer

Ting som en en person bør sette av tid til.

Tidsbruk

Timeføring

Noe man har brukt tid på.

Generelt

Notater

Ting du trenger å få ned på papiret fort uten å tenke på hva det er eller hvor det hører hjemme

7.1.3.1.3 Dele innhold på tvers av organisasjoner

Wecomplish har et bibliotek hvor organisasjoner som bruker Wecomplish kan dele velorganiserte løsninger på felles utfordringer. Løsningene er enkle å kopiere inn i egen organisasjon for videre tilpasning og bruk.

Typer innhold

Du finner følgende typer innhold i biblioteket:

Prosedyrer

For å gjøre en prosedyre fra ditt eget team tilgjengelig i biblioteket, se Gjøre en prosedyre tilgjengelig i biblioteket.

Kopiere inn innhold

For å kopiere innhold inn til din egen organisasjon, trykk på kopieringsknappen øverst på innholdet.

Du vil bli bedt om å logge inn og deretter få muligheten til å velge hvilken organisasjon og hvilket team du ønsker å kopiere innholdet til.

7.1.3.2 Globale funksjoner
7.1.3.2.1 Søk

Søk.png

For å søke, trykk på søkeikonet øverst til høyre, eller bruk tastatursnarveien / (Shift + 7 på norsk tastatur).

Skjermbilde 2020-10-11 kl. 06.19.37.png

Søket leter i:

  • Team
  • Personer
  • Møter
  • Prosjekter
  • Dokumentasjon
  • KPI-er
  • Prosedyrer
  • Maler
  • Oppgaver
  • Observasjoner

Naviger med piltastene eller klikk for å navigere til ønsket søkeresultat.

Medlem av organisasjonen får søketreff på data knyttet til alle team i organisasjonen. Team-medlemmer får kun søketreff på data knyttet til teamene de er medlem av.

7.1.3.2.2 Kontekstsensitiv hjelpemeny

Ved å trykke på spørsmålstegnet øverst i høyre hjørne får du opp en kontekstsensitiv hjelpemeny.

Søk.png

Menyen viser innhold fra dokumentasjonen som er relevant for siden du befinner seg på.

Klikk på hvert enkelt menypunkt for å ekspandere/kollapse innholdet bak menypunktet.

Hjelpelenker

Hjelplenker er spredt rundt omkring i applikasjonen hvor det ikke er åpenbart hva noe er eller hvordan man bør gå fram. Hjelpelenkene kjennestegnes ved at de er understreket med en stiplet linje.

Her er noen eksempler:

Allokering_11_10.png

test.png

Dersom du savner en hjelpelenke et sted, si ifra til oss så skal vi få lagt det til kjapt.

7.1.3.2.3 Innboks

Dersom du blir @-et i en kommentar vil du, i tillegg til å motta varsel på vanlig måte (gjelder kun oppgaver) også få et element i din innboks. Formålet med innboksen er å sikre at kommentarer som ber om din oppmerksomhet spesielt ikke går tapt.

Innboksen vises på forsiden, men kun når den inneholder minst ett element.

Elementene i innboksen viser fra eldst til yngst. De første elementet vises ekspandert, men resten vises kollapset.

Allokering_11_10.png

Elementer i innboksen merkes automatisk som adressert når du legger inn en ny kommentar på oppgaven/observasjonen det gjelder. Du kan også manuelt adressere et element ved å klikke på pilen i tilknytning til elementet og velger "Adressert".

Allokering_11_10-2.png

7.1.3.2.4 Språk

Brukergrensesnittet i Wecomplish er tilgjengelig på norsk og engelsk.

For å endre språk, gå til Meg > Innstillinger > Språk og velg ønsket språk.

7.1.3.2.5 Quick create

Noen typer innhold kan du opprette raskt, uansett hvor i Wecomplish du er. Vi kaller denne funksjonen for "quick create".

For å bruke quick create, pek på plussikonet øverst til høyre og velg innholdet du vil opprette, eller bruk tilhørende tastatursnarvei.

Skjermbilde 2020-10-13 kl. 20.24.35.png

Følgende innholdstyper støtter quick create (tilhørende tastatursnarveier i parantes):

  • Observasjoner (o)
  • Prestasjoner (a)
  • Notater (n)
  • Oppgaver (t)
7.1.3.2.6 Endre plasseringen av innhold

Innhold i Wecomplish er ordnet i et hierarki. Hvilken del av hierarkiet innholdet tilhører styrer hvem som har tilgang til innholdet.

Organisasjonsmedlemmer har tilgang til alt innhold. Team-medlemmer kan kun se innhold tilhørende sitt eget team.

Innholdets nåværende plassering gjenspeiles i brødsmulestien.

Endre plassering

For å flytte innhold, trykk på ikonet av et hus i tilknytning til oppgavens brødsmulesti, eller bruk tastatursnarveien Shift + Cmd + P (for Parent).

Følg_opp_prosjekter.png

Søk opp innholdet du ønsker å legge inneværende innhold under, og velg denne.

Følgende typer innhold kan flyttes på denne måten:

Oppgaver

Kan plasseres underlagt:

  • Oppgaver
  • Prosjekter

Observasjoner

Kan plasseres underlagt:

  • Team
  • Oppgaver
  • Observasjoner

Prosedyrer

Kan plasseres underlagt:

  • Team

Dokumentasjonssider

Kan plasseres underlagt:

  • Team
  • Dokumentasjonssider

Prestasjoner

Kan plasseres underlagt:

  • Team
  • Prosedyrer
  • Prosjekter
  • Oppgaver
  • Observasjoner

Oppgaver i prosedyrer

Kan plaseres underlagt:

  • Prosedyrer
  • Oppgaver i prosedyrer

Prosjekter

Kan plasseres underlagt:

  • Team

Dersom du forsøker å søke opp en konkret oppgave, men ikke får opp oppgaven opp blant topp-treffene kan du søke opp oppgaven ved hjelp av oppgavens ID i stedet.

7.1.3.2.7 Varsler

For utvalgte aktiviteter i Wecomplish sendes det ut varsler.

Hvor hyppig sendes varslene ut

Hyppigheten på varslene avhenger av hvor "kjekt å ha" varselet antas å være for mottakeren.

Tagget i kommentar

Dersom du tagges i en kommentar vil du motta et varsel med en gjengivelse av kommentaren innen 5 minutter.

Følger av en oppgave

For oppgavene du følger vil du, som et utgangspunkt, motta en daglig oppsummering med aktiviteten på oppgavene. Se Følgere for hvilke typer aktiviteter følgere varsles om.

Dersom du ønsker å mottak varsel om aktivitet på oppgaver fortløpende kan du aktivere dette under dine personlige innstillinger.

I hvilken kanal formidles varslene

Varsler sendes som et utgangspunkt pr e-post til den enkelte mottaker. Det er også mulig å få varsler tilsendt til en egen Slack-kanal. For å sette opp varsling til Slack, formidle ønsket kanalnavn til Wecomplish administrator.

7.1.3.3 Logg inn

Logg inn med din e-postadresse og tildelte passord. Huk av for "Husk meg" dersom du ønsker å slippe å logge inn på tvers av nettlesersesjoner.

Om du ikke logger inn vil du kun se team som har offentlig tilgjengelig dokumentasjon.

Aksept av vilkår

Dersom du er administrator for organisasjonen vil du, første gang du logger inn og når vilkårene endres, bli bedt om å akseptere Wecomplish' Terms and Conditions og Privacy policy.

Endre e-postadresse

Dersom du ønsker å endre med hvilken e-postadresse du logger inn og mottar varsler fra systemet, gå til https://app.wecomplish.no/my/profile

Tofaktorautentisering

Om du ønsker kan du aktivere Tofaktorautentisering etter at du har logget inn for bedre sikkerhet.

7.1.3.4 Team

Den delen av Wecomplish som omhandler samarbeid er organisert i team. Et team er en gruppe mennesker som jobber mot et sett med felles mål, med egne prosjekter, prosedyrer, dokumentasjon, etc.

7.1.3.4.1 Opprette et team

Trykk på "Team" øverst i menyen

Allokering_11_10.png

Velg "Nytt team"

Team.png

Oppgi teamets navn og trykk "Lagre"

Den som oppretter teamet blir automatisk lagt til som team leder. Dette kan endres i listen over teamets Medlemmer.

7.1.3.4.2 KPI

KPI-er (Key Performance Indicators) er indikatorer som vi er opptatt av hvordan presterer, og som vi handler på når prestasjonen faller utenfor det vi definerer som et akseptabelt intervall.

7.1.3.4.2.1 KPI typer

En KPI type er en type viktig forventning med logiske regler knyttet til seg som lar systemet automatisk samle informasjon om KPIens prestasjon. Unntaket er KPI typen "Manuell" hvor prestasjon må legges inn manuelt.

Se underlagte artikler for informasjon om de enkelte KPI typene.

7.1.3.4.2.1.1 Hastighet på budsjettforbruk

Måler andelen (i prosent) av timene brukt for et budsjett.

Følgende informasjon overstyres automatisk for KPI-typen (og innhentes derfor ikke):

  • Enhet: Automatisk satt til %
  • Mål: Beregnes automatisk basert på et jevnt forbruk av budsjettet mellom budsjettets første og siste leveransedato
  • Intervall relativt ift mål: Automatisk satt til "på"
  • Lave tall er positivt: Automatisk satt til "av"

Følgende informasjon innhentes i tillegg til øvrige KPI-er:

  • Budsjett: Hvilke budsjett som KPI-en skal måle forbruket for. Søkefunksjon basert på alle aktive budsjett.
7.1.3.4.2.1.2 Estimat vs budsjett

Måler hvordan resten av det pessimistiske estimatet for et prosjekt presterer ift rest budsjett (for å vurdere om budsjettet vil strekke til).

Følgende informasjon overstyres automatisk for KPI-typen (og innhentes derfor ikke):

  • Enhet: Automatisk satt til timer
  • Mål: Beregnes automatisk basert på resterende realistisk estimat for prosjektet
  • Intervall relativt ift måltall: Automatisk satt til "av"
  • Nedre akseptabelt intervall: Automatisk satt til 0
  • Øvre akseptabelt intervall: Automatisk satt til resterende pessimistisk estimat
  • Lave tall er positivt: Automatisk satt til "på"

Følgende informasjon innhentes i tillegg til øvrige KPI-er:

  • Budsjett: Hvilket prosjekts budsjett * som KPI-en skal måle estimater og resterende budsjett. Søkefunksjon basert på alle aktive budsjett.
7.1.3.4.2.1.3 Prosjektframdrift

Måler andelen (i prosent) av oppgavene i et prosjekt som er utført, basert på oppgavenes estimat.

Følgende informasjon overstyres automatisk for KPI-typen (og innhentes derfor ikke):

  • Enhet: Automatisk satt til %
  • Mål: Beregnes automatisk basert på et jevnt forbruk av budsjettet mellom budsjettets første og siste leveransedato
  • Intervall relativt ift mål: Automatisk satt til "på"
  • Lave tall er positivt: Automatisk satt til "av"

Følgende informasjon innhentes i tillegg til øvrige KPI-er:

  • Budsjett: Hvilket prosjekts budsjett * som KPI-en skal måle fremdrift for. Søkefunksjon basert på alle aktive budsjett.

Årsaken til at man velger budsjett og ikke prosjekt som relasjon er at det er budsjettet som holder på første og siste leveransedato, som trengs for å beregne forventet fremdrift.

7.1.3.4.2.1.4 Registrerte observasjoner/antall timer

Teller antallet observasjoner en bruker har registrert manuelt i rapportperioden, og deler disse på antallet timer arbeidstid ført i samme periode. Arbeidstid er tid med en av følgende lønnsarter:

  • Ordinær arbeidstid
  • Overtid
  • Overtid: Support videreformidling (1t pr enhet)
  • Overtid: Support håndtering (hhv 1/2 og 1t)

Brukeren velges ved å søke opp vedkommendes navn i feltet "Owner" når man oppretter KPI-en.

7.1.3.4.2.1.5 Work in progress

Beregner automatisk work in progress (på tidspunktet hvor rapporten opprettes) for en bruker ved å legge sammen realistiske estimater for oppgaver som er åpne, som har nådd implementering eller lenger, og som brukeren har ansvaret for.

Brukeren velges ved å søke opp vedkommendes navn i feltet "Owner" når man oppretter KPI-en.

7.1.3.4.2.1.6 Manuell

Typen Manuell har ingen spesiell logikk knyttet til seg og forutsetter at du beregner KPI-prestasjonen på egen hånd.

Følgende felter nyttegjøres:

  • Navn: KPI-ens navn
  • Enhet: I hvilken enhet prestasjonen måles (f.eks. %, stk, timer, etc)
  • Mål: Måltallet som KPI-prestasjonen søker å treffe
  • Intervall relativt ift mål: Hvorvidt de nedre og øvre akseptable intervallet er absolutt eller relativt ift måltallet. Dersom intervallet er relativt regnes nedre og øvre akseptable intervall om til absolutte verdier når KPI-rapporten produseres
  • Nedre akseptable intervall: Den laveste akseptable prestasjonen. Prestasjoner lavere enn dette vil automatisk produsere en observasjon.
  • Øvre akseptable intervall: Den høyeste akseptable prestasjonen. Prestasjoner høyere enn dette vil automatisk produsere en observasjon.
  • Lave tall er positivt: Hvorvidt lavere prestasjoner er mer positive enn høye (eksempelvis kostnader)
  • Kildebeskrivelse: Hjelpetekst som forteller hvor man kan innhente data om prestasjonen. Vises ved opprettelse av rapporten
  • Forslag til tiltak ved mangelfull prestasjon: Legg inn forslag til tiltakene som kan vurderes når KPI-en presterer utenfor akseptabelt intervall. Forslagene vil vises på KPI-ens prestasjonsside (dersom prestasjonen er utenfor akseptabelt intervall) og i observasjonen som automatisk opprettes.
  • Forelder KPI: Hvilken annen KPI denne KPI-en hierarkisk sorterer under
7.1.3.4.2.2 KPI prestasjon

Du kan se prestasjonen for en KPI ved å klikke deg inn på den relevante KPI-gruppen, og deretter inn på den aktuelle KPI-en.

  • Bullet graph: KPI-ens prestasjon gjengitt i bullet graph form
  • Notater for perioden: Her kan vedkommende som er ansvarlig for rapporten notere seg tanker om/begrunnelse for KPI-ens prestasjon.
  • Historisk utvikling: Hvordan KPI-en har prestert de siste 12 måneder (eller så langt bakover som det finnes data). Blå linje angir mål, blått område angir akseptabelt intervall, orange linje angir faktisk ytelse
  • Sammenligning med andre perioder: Hvordan KPI-en har prestert denne perioden sammenlignet med andre perioder.
  • Sammenligning med mål: Hvordan tidligere KPI-en tidligere har prestert sammenlignet med mål
  • Avvik fra forventing: Observasjoner tilknyttet prestasjon utenfor akseptabelt intervall eller andre avvik fra forventning.
7.1.3.4.2.2.1 Legg inn en ny prestasjon

For å opprette en ny prestasjon for et sett med KPI-er, trykk på "Ny rapport" øverst i listen over KPI-ene du ønsker å legge inn prestasjoner for.

Dersom prosjektet eller KPI gruppen består utelukkende av automatiske KPI typer vil prestasjoner legges inn automatisk og "Ny rapport" lenken vises ikke.

7.1.3.4.2.3 KPI grupper

KPI-er organiseres i KPI grupper. En KPI gruppe er en samling med KPI-er som har en sammenheng, og som rapporteres på med samme frekvens. En rapport er en gjengivelse av KPI-enes faktiske prestasjon for en gitt periode.

I listevisning gjengis KPI-gruppen med gruppens navn, samt navn og helhetlig prestasjon på siste rapport. Helhetlig prestasjon gjenspeiles med en prikk med en farge, som signaliserer følgende:

  • Grønn: Alle KPI-prestasjonen er innenfor akseptabelt intervall
  • Blå: Alle KPI-prestasjonene er innenfor akseptabelt intervall, eller utenfor akseptabelt intervall men i positiv favør
  • Rød: Minst en av KPI-prestasjonene er utenfor akseptabelt intervall, i negativ favør
  • Grå: Minst en av KPI-prestasjonene mangler akseptabelt intervall

En KPI gruppe kan ha en bestiller, en produsent og en ansvarlig. Mine KPI-er gjengir KPI-ene man har en eller flere roller.

7.1.3.4.2.4 Prestasjoner utenfor akseptabelt intervall

For KPI-er som presterer utenfor akseptabelt intervall opprettes det automatisk en observasjon.

Dersom KPI gruppen har en bestiller og en ansvarlig settes bestiller som observasjonens innmelder og ansvarlig som observasjonens ansvarlig.

Dersom roller ikke er definert for KPI gruppen settes rapportutformer som innmelder når rapporten opprettes.

Dersom observasjonen har en ansvarlig settes observasjonen direkte til Ny, hvis ikke settes den til Kartlegges.

Observasjoner som ikke automatisk får en ansvarlig settes til kundeansvarlig for teamet.

7.1.3.4.3 Møter

Møter er et sted hvor observasjoner kan parkeres for diskusjon.

7.1.3.4.3.1 Opprette et møte
  1. Naviger fram til teamet som skal eie møtet
  2. Trykk på menyvalget "Møter"
  3. Velg nytt møte
  4. Oppgi et møtenavn
  5. Velg "Lagre"
7.1.3.4.3.2 Slette et møte
  1. Lokaliser møtet du ønsker å slette og forsikre deg at møte ikke har noen møtedeltagere
  2. I listen over møter, trykk på nedoverpilen i tilknytning til møtet du ønsker å slette
  3. Velg "Slett"

Det er kun ansatte som kan slette møter.

7.1.3.4.3.3 Parkere en observasjon til et møte
  1. Gå inn på observasjonen
  2. Velg "Parker for diskusjon" som neste steg i arbeidsflyten
  3. Søk opp møtet du ønsker å parkere observasjonen til
7.1.3.4.3.4 Se agendaen for et møte

Agendaen vises når du navigerer til et møte via møtelisten for teamet eller søk. Det finnes også en print-tilpasset versjon av agendaen med en innholdsfortegnelse i toppen.

Øverst vises en liste over personer som har observasjoner parkert til agendaen med tilhørende antall observasjoner de har registrert. Klikk på en av personene for å filtrere agendaen til å kun inneholde observasjoner fra denne innmelderen.

Skjermbilde 2020-10-15 kl. 16.34.59.png

Ansatte kan se alle møter. Kunder kan se møter hvor de er møtedeltakere.

7.1.3.4.3.5 Møtedeltakere

Et team-medlem må være møtedeltaker for å kunne se et møte og observasjonene parkert til dette.

Legge til en møtedeltaker

  1. Naviger deg frem til møtet
  2. Klikk på "Ny møtedeltager" lenken
  3. Søk opp møtedeltakeren i feltet "Navn"
  4. Trykk "Opprett"

Fjerne en møtedeltaker

Trykk på det grå krysset til høyre for møtedeltakerens navn for å fjerne deltakeren fra møtet.

7.1.3.4.4 Timer

Rapport over timer ført innenfor et gitt dato-intervall. Standard dato-intervall er inneværende uke.

Tidsbruk kan grupperes på forskjellige måter avhengig av timerapport:

  • Generell: Team, Personer, Belastbarhet
  • Team: Oppgaver, Personer, Mål, Prosjekter
  • Personer: Dager, Oppgaver, Team, Lønnsart, Belastbarhet, Prosjekttype, Prosjekter, Prosedyrer
  • Prosjekter: Oppgaver, Personer, Dager

Grupperingen for oppgaver viser oppgavene ordnet tilsvarende oppgavens hierarkiske plassering. Gruppene sorteres minkende etter tidsforbruk.

Ved å klikke på pilen som peker til venstre i tilknytning til hver oppgave ekspanderes detaljene om timeføringene.

Klikk på gruppens navn for å gå videre til en rapport om gruppen. Filtreringen på fra og til dato følger med.

7.1.3.4.5 Prosjekter

Et teams oppgaver fordeles på et eller flere prosjekter.

Dersom et team har kun ett prosjekt blir man videresendt til dette når man navigerer til teamet. Hvis ikke, blir man sendt til listen over prosjekter.

7.1.3.4.5.1 Opprette et prosjekt
  1. Naviger fram til teamet som prosjektet skal tilhøre
  2. Klikk på "Prosjekter" i navigasjonen
  3. Klikk på "Nytt prosjekt"
  4. Fyll ut informasjonen
    1. Navn: Prosjektets navn
    2. Låst omfang: Dersom prosjektet har et sett med predefinert oppgaver som skal løses innenfor budsjettet, huk av her. Det vil da ikke være mulig å opprette ytterligere oppgaver i prosjektet.
    3. Ikke belastbart: Huk av her dersom prosjektet ikke er belastbart
    4. Aktivt budsjett: Se budsjett
7.1.3.4.5.2 Oppgaver

Når oppgaver gjengis i en liste er det med følgende informasjon

  1. Eventuelle underlagte deloppgaver, samt en gjennomstrek dersom oppgaven er blokkert.
  2. Oppgavens tittel. Klikk på denne for å se oppgavens fullvisning
  3. Yngste aktivitet på oppgave, hvor lenge det er siden og hvem som stod for aktiviteten. Dersom aktiviteten er eldre enn 1 år vises varigheten siden forrige aktivitet i rødt.
  4. Tidsbruk og estimat. Dersom oppgaven har et estimat vises dette og tidsbruk som en bullet graph. Dersom oppgaven ikke har et estimat er tidsbruken beskrevet i tekst.
  5. Oppgavens ansvarlig

Du kan velge mellom å se

  • Alle: Alle åpne oppgaver for prosjektet
  • Mine
    • Ansvarlig: Kun oppgaver hvor du står som ansvarlig
    • Bestiller: Kun oppgaver hvor du står som bestiller
  • Endringer (gjelder kun oppgaver med låst omfang): Oppgaver sortert minkene etter endring i estimatstørrelse
7.1.3.4.5.2.1 Legg til oppgaver til prosjektet

Legge til enkeltoppgaver

For å legge til en enkelt oppgave i et prosjekt, oppgi tittel på den nye oppgaven i feltet "Tittel på ny oppgave..." og trykk på "Opprett". Oppgaven legger seg automatisk i bunnen av oppgavelisten.

Fra prosedyre

For prosjekter som ikke har noen oppgaver fra før kan du tilføre en prosedyre. Trykk på "Legg til prosedyre", søk opp prosedyren du ønsker å legge til og trykk på "Tilfør prosedyre".

7.1.3.4.5.2.2 Endringer

Visningen for "Endringer" av oppgaver i et prosjekt gjengir hvordan forventningene til tidsbruk for en oppgave har endret seg fra et gitt tidspunkt. Visningen er kun tilgjengelig for prosjekter med et låst omfang.

Dersom oppgaven fortsatt står åpen sammenlignes oppgavens realistiske estimat med det realistiske estimatet på den angitte filtreringsdatoen.

Dersom oppgaven er lukket sammenligns oppgavens faktiske tidsbruk med de realistiske esitmatet på den angitte filtreringsdatoen.

Som standard er filtreringsdatoen satt til forrige bestilling.

Oppgavene er sortert minkende etter størrelsen på estimatendringen.

Klikk på tallet som gjengir størrelsen på estimatendringen for å drille ned på estimatendringer for underlagte oppgaver.

7.1.3.4.5.3 Oversikt

Prosjektoversikten gir et fulgeperspektiv på et prosjekt i form av prosjektets

  • Status
  • Roller
  • Nøkkeltall
  • KPI-er og yngste prestasjon
7.1.3.4.5.4 Allokeringer

I kontekst av et prosjekt er det mulig å se når og hvor mye tid man er allokert opp.

Dersom det finnes allokeringer registrert så vil det vises ved et bilde av deg selv og med tilhørende allokert tid. Dersom ingen medarbeidere er allokert i et gitt uke så vil det stå Ingen allokeringer.

7.1.3.4.5.5 Timer

Tid ført på prosjektet. For mer informasjon, se generell dokumentasjonen for timerapporter.

7.1.3.4.5.6 Prestasjon

Prosjektets prestasjon hjelper deg med å holde oversikt over prosjektets evt forventninger til budsjett, omfang og tidsplan.

Slik tolker du prestasjonen

Nøkkelindikatorer

Svar på spørsmål om avtalens overordnede forventninger. Blå linje indikerer prestasjon innenfor akseptabelt intervall. Rød linje indikerer prestasjon utenfor akseptabelt intervall.

Historisk utvikling

Avtalen viser en graf som gjengir faktisk vs forventet fremdrift og budsjettforbruk på den angitte avtalen.

Grafen gjenspeiler ukentlige, faktiske øyeblikksbilder av fremdriften sammenlignet med en jevn forventet framdrift fra avtalens første til siste dato. Øyeblikkesbildene oppdateres automatisk hver morgen for alle aktive prosjekter.

7.1.3.4.5.7 Budsjett

Et budsjett gir muligheten til å føre tid på og ukesallokere et prosjekt. Dersom man spesifiserer varighet for budsjettet og budsjettet inneholder bestillinger av et konkret antall timer får man også muligheten til å overvåke budsjettforbruket under prestasjon.

Følgende informasjon lagres om et budsjett:

  • Belastbar timepris
  • Første og siste leveransedag

Budsjettforbruk/-status

Dersom et budsjett har bestillinger med et definert timeantall, vises hvor mange prosent av budsjettet som er brukt i prosjektnavigasjonen. Dersom budsjettforbruket er over 95% vises en orange varselsindikator. Dersom budsjettforbruket er over 100% vises en rød varselsindikator.

Dersom et budsjett har bestillinger uten et definert timeantall vises hvor mange timer som er ført i prosjektnavigasjonen.

Det gjenspeiles også i prosjektnavigasjonen dersom et prosjekt mangler et aktivt budsjett.

7.1.3.4.5.7.1 Aktivt budsjett

For at det skal være mulig å føre tid mot et prosjekt må prosjektet ha et aktivt budsjett.

For å etablere et aktivt budsjett, opprett et budsjett underlagt prosjektet med en første og siste leveransedato for når det skal være mulig å føre tid på prosjektet.

Budsjettet blir automatisk satt som prosjektets aktive budsjett når dagens dato er mellom første og siste leveransedato.

Du kan se og endre aktivt budsjett ved å redigere prosjektet.

7.1.3.4.5.7.2 Bestilling

Et budsjett tilføres timer i form av en eller flere bestillinger. Bestillingene gir sporbarhet på hvordan, av hvem og hvor mange timer som er tilført budsjettet gjennom prosjektets forløp.

7.1.3.4.5.8 Estimatendringer

Gjengir estimatendringer for oppgaver tilhørende prosjektet i valgte datointervall. Standard dato-intervall er fra og med dagen etter prosjektets oppstartsdato, til og med dagens dato.

Estimatendringene er gruppert på

  • Nye estimater: Det første estimatet på en oppgave
  • Oppdaterte estimater: Endringer i et tidligere estimat

Hvert linje i tabellen gjengir

  • Oppgaven som har fått estimatet satt (med lenke til oppgaven)
  • En evt forklaring av estimatet. For ansatte vises et blyant-ikon som gir mulighet til å redigere forklaringen.
  • Når estimatet ble satt (og av hvem)
  • Det optimistiske til pessimistiske intervallet for estimatet
  • Det nye realistiske estimatet, eller endring i dette. Hvis endring indikerer rød pil opp en økning i estimatet og grønn pil ned en reduksjon i estimatet
  • Hvordan risikoen evt har endret seg. Rød pil opp gjengir en økning i risikoen. Grønn pil ned gjengir en reduksjon i risikoen.

Klikk på en av tabellenes kolonneoverskrifter for å sortere innholdet i tabellen etter denne kolonnen.

7.1.3.4.5.9 Medlemmer

Prosjektets utførende medlemmer. Brukere som legges til vil kunne se prosjektet under Meg > Prosjekter > Medlem.

7.1.3.4.6 Dokumentasjon

Wecomplish kan lagre et teams dokumentasjon i form av sider organisert i et hierarki med tilhørende Kommentarer. Sidene støtter rik formatering og blir søkbare i det globale søket.

Tilgang til dokumentasjon

Teamets dokumentasjon er som et utgangspunkt kun tilgjengelig for innloggede brukere.

Ved å redigere teamet og krysse av for "Gjør dokumentasjon offentlig tilgjengelig (uten innlogging)" blir teamets dokumentasjon tilgjengelig uten innlogging.

7.1.3.4.6.1 Endre rekkefølgen på sider

For å endre rekkefølgen på sider, dra og slipp sidene i ønsket rekkefølge i navigasjonen i venstre kolonne. Du kan kun endre rekkefølgen på sider underlagt siden du befinner deg på.

7.1.3.4.6.2 Endre en sides plassering

For å endre en dokumentasjonssides plassering, trykk på huset på starten av brødsmulestien, eller bruk tastatursnarveien Shift + Cmd + P for å velge en ny forelder. En sides forelder kan være et team eller en annen side.

7.1.3.4.6.3 Varsel om dokumentasjonendringer

Abonnere på endringer

Dersom du ønsker å motta varsel om endringer i et teams dokumentasjon må du abonnere på dette.

For å opprette et abonnement, naviger deg fram til den delen av dokumentasjonen du ønsker å bli varslet om endringer for og trykk på knappen "Varsle meg om endringer" i venstre kolonne.

Når du har aktivert varsling endres knappen til "Ikke varsle om endringer". Trykk på denne om du ønsker å skru av abonnementet igjen.

Direkte og indirekte abonnement

Et abonnement gjelder for siden du abbonerer på (direkte abonnement) og alle underlagte sider (indirekte abonnement).

Det betyr at et abonnementet du oppretter på dokumentasjonsforsiden vil resulterte i et indirekte abonnement på hele teamets dokumentasjon, mens et abonnement opprettet på en konkret side kun vil resultere i indirekte abonnement på sider underlagt denne.

Administrere abonnenter

Ansatte kan, i tillegg til å styre eget abonnement, legge til og fjerne andres abonnement på dokumentasjonen.

Administrasjon av abonnementer gjøres ved å trykke på teksten i venstre kolonne som viser hvor mange som abonnerer på denne delen av dokumentasjonen.

Fra dette vinduet kan du legge til nye abonnenter og fjerne direkte abonnement. For indirekte abonnement gjengis det en lenke til hvor det direkte abonnementet har sin opprinnelse.

Varsle om en endring

For å varsle om en endring i dokumentasjon, behold avhukningen for "Varsle om dokumentasjonsendringen" når dokumentasjonen redigeres. Dette vil sende ut en e-post om tekstendringene på dokumentasjonssiden til alle med direkte og indirekte abonnement på siden. Trykk på teksten som viser hvor mange som varsles om endringer for å se de konkrete personene som vil motta varsel.

Om du også fyller ut feltet "Motivasjonen bak dokumentasjonsendringen" vil denne forklaringen inkluderes i e-postvarselet. Feltet støtter Rik formatering.

7.1.3.4.6.4 Bruk av maler

Ved opprettelse av en dokumentasjonsside har du muligheten til å velge en mal som dokumentasjonssiden skal kopiere innhold og eventuelle underlagte sider fra.

Les mer om Maler.

7.1.3.4.6.5 Bilder og vedlegg

Det er flere steder mulig å laste opp bilder og andre vedlegg som så eventuelt kan refereres til i teksten.

Opplasting av vedlegg støttes på følgende typer innhold:

  • Kommentarer på oppgave
  • Kommentarer på observasjoner
  • Dokumentasjonsider
  • Oppgaver i prosedyrer

Opplasting av vedlegg

Trykk på knappen eller lenken for "Last opp vedlegg". Velg vedleggene du ønsker å laste opp ved å trykke på "Browse" eller ved å dra og slippe filene på opplastingsområdet.

Trykk så på "Upload x file" for å laste opp filene. Når du er ferdig med opplastingen kan du lukke opplastingsboksen ved å trykke på krysset øverst til høyre.

Referee til vedlegg i tekst

For å bruke et vedlegg i teksten, trykk på "Link" teksten i tilknytning til vedlegget. Det vil da kopieres en lenketekst til utklippstavlen som du kan lime inn på ønsket plassering i teksten.

7.1.3.4.7 Prosedyrer

Prosedyrer (også omtalt som Standard operating procedure) er den etablerte/offisielle måten å gjøre noe på.

Prosedyrer knyttes til et team og består av et hierarki av deloppgaver som kan påføres nye eller eksisterende oppgaver.

Tilgang til prosedyrer

Teamets prosedyrer er som et utgangspunkt kun tilgjengelig for brukere som har tilgang til teamet.

Unntaket er dersom du har valgt å Gjøre en prosedyre tilgjengelig i biblioteket.

7.1.3.4.7.1 Opprette en prosedyre
  1. Naviger fram til teamet du ønsker at prosedyren skal tilhøre
  2. Velg Prosedyrer og deretter Ny prosedyre
  3. Fyll ut prosedyrens detaljer
7.1.3.4.7.2 Redigere en prosedyre

Hodet

  1. Finn fram til prosedyren
  2. Trykk på pil ned i tilknytning til prosedyrens navn, og velg "Rediger"
  3. Gjør ønskede endringer i prosedyren og velg "Lagre"

Oppgaver

Opprette en ny oppgave

Oppretting nye oppgaver i en prosedyre fungerer på samme måte som oppretting av nye deloppgaver.

Endre en oppgaves plassering

Du kan endre en oppgaves plassering i oppgavehierarkiet ved å dra og slippe oppgaven til ønsket plassering. Dersom du ønsker å plassere en oppgave dypere i oppgavehierarkiet, klikk på tallet som indikerer antallet underlagte oppgaver for å å åpne opp det relevante hierarkiet.

Metadata

Legge til metadata om en oppgave

  1. Klikk på oppgavens navn for å gå inn på oppgaven
  2. Trykk på "Legg til"
  3. Velg ønsket meta type

Etter du har lagt til ny metadata vil du bli spurt om du ønsker at endringene skal forplantes til åpne oppgaver.

Redigere eksisterende metadata om en oppgave

  1. Klikk på pilen som peker nedover på høyre siden av meta dataen du ønsker å redigere
  2. Velg "Rediger"

Etter du har redigert eksisterende metadata vil du bli spurt om du ønsker at endringene skal forplantes til åpne oppgaver.

Slette en oppgave

  1. Klikk på oppgavens navn for å gå inn på oppgaven
  2. Klikk på pilen som peker nedover i tilknytning til oppgavens tittel
  3. Trykk på "Slett"

Redigere en oppgaves tittel

  1. Klikk på oppgavens navn for å gå inn på oppgaven
  2. Klikk på pilen som peker nedover i tilknytning til oppgavens tittel
  3. Trykk på "Rediger"

Forplanting av endringer i metadata

Når du legger til eller endrer metadata i en prosedyre vil du, dersom det finnes åpne oppgaver basert på prosedyren, bli spurt om du ønsker å oppdatere disse oppgavene med prosedyre-endringene.

Forplantning av endringer

Det er støtte for å forplante følgende typer meta-endringer:

  • Beskrivelse
  • Estimat
7.1.3.4.7.3 Bruke en prosedyre

Opprette en oppgave/et prosjekt basert på en prosedyre

  1. Finn fram til prosedyren
  2. Velg Legg til prosedyren på oppgave/prosjekt og fyll ut følgende detaljer
    1. Tittel på oppgave/prosjekt: Navnet på oppgaven eller prosjektet du ønsker å opprette
    2. Opprett underlagt...: Søk opp oppgaven, prosjektet eller teamet som den nye oppgaven skal opprettes under. Dersom du velger et team som forelder vil det opprettes et prosjekt. Hvis du velger et prosjekt eller en oppgave som forelder vil det opprettes en oppgave
  3. Velg "Tilfør prosedyre"

Tilføre en prosedyre til en eksisterende oppgave/prosjekt

Fra prosedyren

  1. Finn fram til prosedyren
  2. Velg Legg til prosedyren på oppgave/prosjekt og fyll ut følgende detaljer
    1. Tittel på oppgave/prosjekt: Søk opp oppgaven/prosjektet du ønsker å tilføre prosedyren
  3. Velg "Tilfør prosedyre"

Fra en oppgave

  1. Naviger fram til oppgaven du ønsker å tilføre prosedyren
  2. Trykk på "Legg til prosedyre" og søk opp prosedyren du ønsker å tilføre
  3. Velg "Tilfør prosedyre"

Flette prosedyrer med hverandre

Du kan flette prosedyrer med hverandre ved å innlemme en prosedyre i en annen prosedyres oppgave. Dette kan være nyttig om du har en delprosedyre som går igjen på tvers av prosedyrer, men som du kun ønsker å vedlikeholde ett sted.

7.1.3.4.7.3.1 Eksporter til Jira

Det er mulig å eksportere punktene i en prosedyre til en issue i den utbredte issue trackeren Jira.

Eksport av prosedyre

  1. Finn fram til prosedyren
  2. Trykk på pil ned i tilknytning til prosedyrens navn, og velg "Eksporter til Jira" (første gang du forsøker å eksportere en prosedyre vil du bli bedt om å legge til et Atlassian API token)
  3. Fyll ut følgende detaljer
    1. Jira project: Jira prosjektet som holder issuen du ønsker å eksportere prosedyren til
    2. Jira issue nummer: Komplett Jira issue nummer, eks "ABC-1234"
    3. * Lag deloppgaver av alle nivåer
  4. Velg "Eksporter prosedyre"

Eksporten oppretter deloppgavene i prosedyren som subtasks i Jira, med e-postadressen til den innloggede brukeren i NM Project som reporter.

* Lag deloppgaver på alle nivåer

Ettersom Jira ikke støtter et hierarki av subtasks vil prosedyrer bestående av et hierarki som et utgangspunkt innlemmes deloppgaver på nivå 2 og dypere som oppgavebeskrivelser.

Krysser du imidlertid av for "Lag deloppgaver på alle nivåer" så ville alle deloppgaver i hele hierarkiet konverteres til en flat deloppgavestruktur.

Eksempelvis vil følgende prosedyre

Mor
  Barn 1
  Barn 2

...importeres inn som følgende to subtasks:

  • Mor > Barn 1
  • Mor > Barn 2

Konfigurasjon

For å kunne eksportere prosedyrer til en Jira issue må du sette opp et eller flere Jira prosjekter. Det finnes i dag inget grafisk grensesnitt for å legge til Jira prosjekter. De må redigeres direkte i databasen, i tabellen JiraProject.

7.1.3.4.7.4 Se hvordan en prosedyre har blitt brukt

Ved å klikke på knappen "Påføringer" inne på prosedyren kan du se hvor, når og av hvem prosedyren har blitt påført.

Du kan også klikke deg videre ut til prosjektet eller oppgaven prosedyren har blitt påført om du ønsker å studere nærmere hvordan arbeidet har blitt gjort.

7.1.3.4.7.5 Finne fram til en prosedyre

Navigasjon

  1. Naviger fram til teamet som prosedyren hører til
  2. Velg Prosedyrer og deretter den relevante prosedyren

Prosedyrene er organisert i grupper basert på hva de er tagget med. Prosedyrer uten tags vises først.

Søk

Bruk det globale søket for å søke opp prosedyren ved navn.

7.1.3.4.7.6 Flytte en prosedyre

Du kan flytte en prosedyre til et annet team ved å trykke på ikonet av et hus i tilknytning til brødsmulestien, eller ved å nyttegjøre tastatursnarveien Cmd + Shift + P.

Dette vil utløse en modalboks hvor du kan søke opp teamet du ønsker å flytte prosedyren til.

7.1.3.4.7.7 Endre en prosedyres tilstand

En prosedyre kan ha forskjellige tilstander som gjenspeiler forventningene til prosedyrens bruk. De alternative tilstandene er:

  • Utkast
  • Aktiv
  • Arkivert

Nye prosedyrer som opprettes får automatisk tilstanden "Utkast". Det er kun prosedyrer med tilstanden "Aktiv" som forventes nyttegjort. Når prosedyrer ikke lenger er i bruk settes de til tilstanden "Arkivert".

For å endre en prosedyres tilstand, klikk på pilen som peker ned ved siden av tilstandsangivelsen i toppen av prosedyren i fullvisning og velg en ny tilstand.

7.1.3.4.7.8 Kopiere en prosedyre

Du kan kopiere prosedyrer du har tilgang til å se. Et use case for å kopiere en prosedyre er dersom en annen organisasjon som bruker Wecomplish har en prosedyre som du ønsker å kopiere til et av dine egne team.

For en nærmere forklaring, se Dele innhold på tvers av organisasjoner.

7.1.3.4.7.9 Gjøre en prosedyre tilgjengelig i biblioteket

Dersom du ønsker å dele en prosedyre med andre utenfor din organisasjon kan du gjøre den tilgjengelig i Dele innhold på tvers av organisasjoner.

For å gjøre prosedyren tilgjengelig og søkbar biblioteket, rediger prosedyren og kryss av for "Offentlig tilgjengelig" og velg en kategori som prosedyren skal presenteres under i listen "Offentlig kategori".

7.1.3.4.8 Maler

Med maler kan teamet definere utgangspunkt for enkeltsider og hele hierarkier av dokumentasjon slik at teamet kan spare tid og tydeliggjøre forventningene til hvordan noe forventes dokumentert.

En mal kan ha et innhold og x antall undersider ordnet i er uendelig hierarki.

En underside kan innlemme andre maler slik at én mal kan gjenbrukes på tvers av flere maler, uten at innholdet må vedlikeholdes flere steder.

Tilgang til maler

Teamets maler er som et utgangspunkt kun tilgjengelig for brukere som har tilgang til teamet.

Unntaket er dersom du har valgt å Gjøre en mal offentlig tilgjengelig.

7.1.3.4.8.1 Kopiere en mal

Du kan kopiere maler du har tilgang til å se. Et use case for å kopiere en mal er dersom en annen organisasjon som bruker Wecomplish har en mal som du ønsker å kopiere og tilpasse for et av dine egne team.

For å kopiere en mal, velg "Kopier" i listen over handlinger tilknyttet en mal. Du vil så få velge hvilken organisasjon og hvilket team malen skal kopieres til.

7.1.3.4.8.2 Gjøre en mal offentlig tilgjengelig

Dersom du ønsker å dele en mal med andre utenfor din organisasjon kan du gjøre den offentlig tilgjengelig.

For å gjøre malen tilgjengelig, rediger malen og kryss av for "Offentlig tilgjengelig".

7.1.3.4.9 Medlemmer
7.1.3.4.9.1 Opprette et nytt medlem
  1. Naviger til teamet som medlemmet skal tilknyttes
  2. Gå til "Medlemmer" og trykk på "Ny bruker"
  3. Fyll ut brukerens detaljer
  4. Trykk "Lagre"

Brukeren vil motta en e-post med brukernavn og passord til innlogging. Brukere med tilknytning til ett team vil automatisk videresendes til sitt teams oppgaveliste når de logger inn.

7.1.3.4.9.2 Legge til en eksisterende bruker til et team

Legge til i ett team

  1. Naviger til teamet som brukeren skal tilknyttes
  2. Gå til "Medlemmer" og trykk på "Nytt medlem"
  3. Velg brukerens navn og hvilken rolle vedkommende skal ha i teamet
  4. Trykk "Legg til"

Det sendes ikke ut noe e-postvarsel når en bruker legges til som medlem av et team

Legge til i flere team

  1. Søk opp brukeren basert på navn
  2. Klikk på "Nytt medlemsskap"
  3. Velg teamet som brukeren skal legges til
  4. Trykk "Opprett"

Ordinære brukere med tilknytning til flere team vil automatisk bli sendt til listen over mine team når de logger inn, hvor de kan velge teamet de ønsker å navigere til.

7.1.3.4.9.3 Fjerne et medlem
  1. Naviger til teamet som medlemmet skal tilknyttes
  2. Gå til "Medlemmer"
  3. Finn frem til medlemmet som skal fjernes og klikk på krysset til høyre
7.1.3.5 Meg
7.1.3.5.1 Notater

Notater er en måte å raskt notere og samarbeide om en tanke, idé eller et referat uten å måtte først ta hensyn til hvor informasjonen hører hjemme.

Tilgang

Du har tilgang til å se og redigere notater du selv har opprettet og notater hvor du er registrert som bidragsyter.

7.1.3.5.1.1 Notatliste

For å se notatene du har opprettet, gå til Meg > Notater.

Notatene vises fra yngst til eldst etter når notatet sist ble redigert.

Hvis notatet ikke har en tittel vises første delen av notatet som notatets sammendrag.

7.1.3.5.1.2 Opprette et notat

Du kan opprette et nytt notat på en av følgende måter:

  • Gå til Meg > Notater og trykk på "Nytt notat"
  • Ved å nyttegjøre Quick create
7.1.3.5.1.3 Redigering av et notat

Endringene du gjør i et notat lagres automatisk når du slutter å skrive. Dersom noen andre har redigert notatet i mellomtiden vil du bli varslet om dette.

7.1.3.5.1.4 Samarbeide om et notat

Du kan samarbeide om et notat ved å legge til en eller flere bidragsytere. Brukere som er lagt til som bidragsytere kan se og redigere notatet.

7.1.3.5.2 Mine prosjekter

Mine prosjekter viser en liste over alle aktive (ikke avsluttede) prosjekter hvor du har en av følgende roller:

  • Bestiller
  • Ansvarlig
  • Medlem

For prosjekter du er medlem av kan du dra og slippe prosjektene i en bestemt rekkefølge for å indikere hvilken prioritet prosjektene har for deg i forhold til hverandre.

For hvert prosjekt vises en helseindikator for prosjektets yngste prestasjon i form av en farget prikk:

  • Grønn: Alle nøkkelindikatorer presterer innenfor akseptabelt intervall
  • Rødt: Minst en nøkkelindikator presterer utenfor akseptabelt intervall, i negativ favør
  • Blått: Ingen negative nøkkelindikatorer, men noen presterer utenfor akseptabelt intervall (i positiv favør)
7.1.3.5.3 Mine KPI

Viser KPI gruppene du har rollen som bestiller, ansvarlig eller produsent, gruppert på hyppigheten de forventes produsert (hyppigst først).

7.1.3.5.4 Mine aktiviteter

Mine aktiviteter lar deg bedre og enklere forsikre at tid ført matcher det du har gjort.

Hva er en aktivitet

En aktivitet er en handling du har foretatt deg i NM Project. Aktiviteter opprettes automatisk når du foretar følgende handlinger:

  • Oppretter
    • En oppgave
    • En observasjon
  • Kommenterer på
    • En observasjon
    • En oppgave
  • Fører fremdrift på en oppgave
  • Identifiserer tiltak for en observasjon

Brukergrensesnittet

Brukergrensesnittet viser som standard informasjon for dagens dato. Ved å legge til /YYYY-MM-DD(eks. /2018-01-01) til URL-en kan du se din tid og aktiviteter for en annen dato.

Tid ført

Tid ført vises på en tidslinje som gjengir den aktive datoen.

Tidslinjen strekker seg fra den aktive datoens tidligste til seneste aktivitet eller timeføring. Pek på tidslinjens ytterpunkter for å se hvilken tidsperiode tidslinjen strekker seg over.

  • Perioder med tid ført vises i mørkeblått, med hvite, vertikale skillelinjer som adskiller hver timeføring.
  • Perioder uten tid ført vises i hvitt.
  • Perioder uten tid ført, men som har aktiviteter i perioden, vises i lyseblått.

Aktiviteter

Aktivitetene vises i grupper basert på tilknytning. Aktivitetene kan være knyttet til et av følgende grupperingsnivåer:

  • Team
  • Prosjekt
  • Oppgave

Grupperingsnivåene er gjengitt hierarkisk, slik at oppgaver viser under relevant prosjekt, og prosjekter under relevant team.

Innenfor hver aktivitetsgruppe er aktivitetene gjengitt på en aktivitetsindikator. Indikatoren er inndelt i perioder med samme målestokk som tidslinjen.

Aktiviteter gjenspeiles med ett mørkegrått felt i høyden pr aktivitet.

Aktiviteter hvis relasjon til team ikke kan identifiseres (eksempelvis fordi det er kommentert på en oppgave eller observasjon som senere er slettet) vil samles i en gruppe med navn [Ukjent].

Navigasjon

Pek

Ved pek på tidslinjen fremheves tilsvarende periode (og evt aktiviteter i perioden) på aktivitetsindikatorene. Dersom du peker på et felt med tid ført fremheves også aktivitetsgruppen timeføringen er knyttet til. Dette kan brukes til å kontrollere at timeføringen matcher aktivitetsnivå.

Ved pek på en aktivitetsindikator fremheves samme periode på øvrige aktivitetsindikatorer, samt på tidslinjen.

Klikk

Du kan velge en eller flere deler av tidslinjen ved å klikke på disse.

  • Klikk på en periode for å velge denne
  • Hold Cmd inne og klikk på en ny periode for å legge til denne
  • Hold Shift inne og klikk på en ny periode for å velge alle perioder mellom allerede valgte periode og denne
  • Klikk, dra og slipp for å velge et utvalg av perioder

Trykk på "Opphev valg" for å deaktivere valg av samtlige perioder. Lenken vises kun dersom minst en periode er valgt.

Når du har valgt en eller flere perioder vises kun aktivitetsgrupper med aktivitet innenfor de valgte periodene. Dersom ingen aktivitetsgrupper har aktivitet innenfor de valgte periodene vises alle aktivitetsgrupper.

Dersom du har valgt en eller flere perioder med tid ført vises timeføringene for disse periodene. Du kan peke på en periode på tidslinjen for å fremheve den enkelte timeføringen for denne perioden.

Dersom du har valgt en eller flere perioder uten tid ført utløses timeføringsskjemaet ferdigt utfylt med start- og slutttid tilsvarende første og siste periode uten tid ført for den valgte perioden.

Dersom du i tillegg klikker på en av aktivitetsgruppene fylles også automatisk timebeskrivelsen ut med en beskrivelse av aktivitetene for den valgte gruppen. Dersom aktivitetsgruppen er for en oppgave fylles også automatisk feltet for relasjon ut.

7.1.3.5.5 Mine innstillinger
7.1.3.5.5.1 Kapasitet

Lar deg spesifisere for hvilke perioder en bruker har kapasitet, og evt mengden belastbar kapasitet for perioden.

Det er ikke nødvendig å spesifisere redusert kapasitet for helligdager, da disse trekkes ut i rapporter automatisk.

Valg av første leveransedato er obligatorisk. Dersom ingen siste leveransedato settes regnes kapasiteten for å vare i det uendelige.

Ved overlappende kapasitetsperioder vinner perioden med siste leveransedato over perioder uten siste leveransedato, og perioder med kortere varighet over perioder med lengre varighet.

7.1.3.5.5.2 Tofaktorautentisering

Du kan gjøre det vanskeligere for uvedkommende å få tilgang til dine data i Wecomplish ved å aktivere tofaktorautentisering.

Tofaktorautentisering betyr at du i tillegg til passord må angi en engangskode hver gang du logger inn.

Engangskoden får du fra appen Google Authenticator etter at du har lastet ned denne fra din telefons app store og skannet QR koden for tofaktorautentisering i Wecomplish.

For å sette opp tofaktorautentisering, gå til Meg > Innstillinger > Preferanser > Aktiver tofaktorautentisering og følg instruksene på skjermen. Når tofaktorautentisering er aktivert kan du deaktivere autentiseringen fra samme side.

7.1.3.5.5.3 Ukentlig statusrapport på e-post

Dersom du vil kan du aktivere funksjonen for ukentlig statusrapport. Dette gjør du ved å gå til Meg > Innstillinger > Preferanser og kryss av for å motta ukentlig statusoppdatering pr e-post.

Når funksjonen er aktivert vil du få en e-post hver mandag morgen med informasjon om:

  • Foregående uke
    • Antall timer registrert
    • Antall observasjoner registrert
    • Antall prestasjoner registrert
    • For hvert prosjekt du er bestiller av: Tidsbruk forrige uke og totalt
  • Avventer
    • Antallet innboks elementer som avventer deg
    • Antallet observasjoner som avventer deg
  • Kommende uke
    • Allokeringene som er planlagt.

Dersom du ikke har hatt noen aktivitet foregående uke, ingenting avventer deg og ingenting er planlagt, vil du ikke motta noen e-post den uken.

Du kan også gå til /review/week for å se innholdet i e-posten slik den ville blitt sendt deg for inneværende uke.

7.1.3.5.6 Mine timer

Tid du har ført. For mer informasjon, se generell dokumentasjonen for timerapporter.

7.1.3.5.7 Mine observasjoner

Se Observasjonsliste.

7.1.3.5.8 Prestasjoner

Prestasjoner er ting du føler du selv eller noen andre har fått til.

På "Mine prestasjoner" siden ser du prestasjonene du er en bidragsyter til, sortert synkende etter når de ble opprettet.

Filtrering

Du kan velge for hvilket datointervall du ønsker å se prestasjoner. Standard datointervall er inneværende uke.

Kommentarer

Prestasjoner støtter Kommentarer.

7.1.3.5.8.1 Opprette en prestasjon

Gå til Meg > Prestasjon > Prestasjoner > "Ny prestasjon" eller nyttegjør Quick create.

7.1.3.5.8.2 Bidragsytere

En prestasjon kan knyttes til flere bidragsytere. Når du oppretter en prestasjon blir du automatisk lagt til som bidragsyter.

Du kan se andre brukeres prestasjoner ved å søke opp brukerens navn og velge "Prestasjoner".

Når du legger til en annen person som bidragsyter vil denne personen bli gjort oppmerksom på prestasjonen i form av et varsel til innboksen.

7.1.3.5.9 Mine oppgaver

Mine oppgaver viser en liste over oppgaver som du har ansvaret for og en liste over oppgaver som du har bestilt. Sistnevnte vises kun dersom antallet oppgaver er under 500 stk.

7.1.3.6 Tidsplanlegging

Tidsplanlegging i Wecomplish er sentralisert rundt begrepet allokering. En allokering forteller hvor mye tid noen forventes å bruke på noe en gitt dag eller uke. Allokeringer kan knyttes:

  • Oppgave
  • Prosjekter
  • Prosedyrer
  • Møter

Til forskjell fra en kalender er ikke allokeringer knyttet til et klokkeslett. Du kan imidlertid Importere kalenderoppføringer som allokeringer for å få et mer representativt bilde av det planlagte arbeidet for en gitt dag.

Planleggbar tid

Indikatorene for allokeringsvarighet er relative i forhold til den enkelte medarbeiders planleggbare tid. Dersom allokeringene overstiger din planleggbare tid gjengis differansen som en orange del av dagsindikatoren.

Ved å peke på det orange feltet vises en tekst som gjengir størrelsen på overskridelsen.

Planleggbar tid er som et utgangspunkt 7,5t/dag, men kan overstyres i Mine innstillinger.

Forfalte allokeringer

Hver natt vil eventuelle forfalte allokeringer skyves fram til dagens dato. Forfalte allokeringer vil gjengi i rødt på hvilken dato allokeringen originalt var planlagt. Dersom allokeringen flyttes manuelt fjernes gjengivelsen av original dato.

Greit å vite

Det er ikke mulig å endre en allokering utover varighet og å sette en ny dato. Dersom du ønsker å endre f.eks. allokeringens beskrivelse må du slette og opprette allokeringen på ny.

Det er ikke mulig å se fullførte allokeringer i det grafiske grensesnittet. Allokeringer erstattes som regel av timeføringer og vi har derfor historisk sett hatt lite behov for å se passerte allokeringer.

7.1.3.6.1 Opprette en allokering

Allokeringer kan opprettes fra flere steder. Det vanligste er fra dashbordet og fra en oppgave.

Fra dashbordet

  1. Naviger til uken hvor allokeringen skal opprettes
  2. Trykk på "Ny allokering"
  3. Søk opp hva allokeringen skal relateres til (prosedyre/prosjekt/oppgave). Dersom du ikke velger en relasjon fra listen opprettes automatisk en oppgave med navnet du har oppgitt og allokeringen tilknyttes denne
  4. Oppgi en evt beskrivelse av hva allokeringen består i (beskrivelser støtter Rik formatering)
  5. Oppgi antall timer allokeringen skal vare i tilknytning til den eller de dagene hvor det skal opprettes allokeringer
  6. Trykk på "Opprett"

Fra en oppgave

Stående på oppgaven som allokeringen skal knyttes til:

  1. Trykk på pluss-ikonet i tilknytning til allokeringer
  2. Naviger til uken hvor allokeringen skal opprettes
  3. Oppgi en evt beskrivelse av hva allokeringen består i (beskrivelser støtter Rik formatering)
  4. Oppgi antall timer allokeringen skal vare i tilknytning til den eller de dagene hvor det skal opprettes allokeringer
  5. Trykk på "Opprett"
7.1.3.6.2 Navigere i allokeringer

For å se dine allokeringer, gå til dashbordet.

Her vises dine gjenstående allokeringer for den valgte dagen. Den fargede indikatoren i tilknytning til hver allokering gjenspeiler allokeringens varighet. Orange betyr at allokeringen er importert inn fra kalenderen. Allokeringer importert fra kalenderen gjenspeiler også starttidspunktet for kalenderhendelsen.

For å se allokeringer for en annen dag i samme uke, klikk på indikatoren for mengden tid som er allokert på den angitte dagen.

Bruk pil til høyre og venstre for å navigere mellom dager, eller klikk på ukenummeret for å velge en dato frem eller tilbake i tid.

For å se allokeringene til de team-medlemmer, klikk på "Vis flere personer" og søk opp navnet på de du ønsker å se allokeringene til.

For å navigere til oppgaven eller prosjektet allokeringen er knyttet til, trykk på ønsket destinasjon i brødsmulestien:

Allokering_27_08.png

7.1.3.6.3 Behandle allokeringer

Etterhvert som du utfører arbeid forventes det at du oppdaterer allokeringene til å reflektere hva du har jobbet med. Her er alternativene du kan velge for hver allokering.

Før tid

Velges når du ønsker å føre tid i tilknytning til en allokering, men du ikke er ferdig med allokeringen. Dette vil utløse timeføringsskjemaet ferdig utfylt med allokeringens relaterte detaljer.

Ferdig

Velges når du er ferdig med en allokering og ønsker å føre tid. På samme måt som for "Før tid" vil dette utløse timeføringsskjemaet ferdig utfylt med allokeringens relaterte detaljer. Når du har ført tid vil også allokeringen merkes som utført, og dermed forsvinne fra listen.

Ferdig uten timeføring

Velges når du ønsker å markere allokeringen som utført uten å føre noe tid.

Flytt

Velges når du ønsker å flytte allokeringen til en annen dag.

Slett

Velges når du ønsker å slette allokeringen (fordi den ikke representerer det du faktisk kommer til å jobbe med).

7.1.3.6.4 Endre varighet på en allokering

For å endre varigheten på en allokering, endre tekstfeltet med varigheten i allokeringslisten. Den nye varigheten lagres automatisk når du forlater tekstfeltet.

7.1.3.6.5 Flytte en allokering

For å flytte en allokering til en annen dag:

  1. Trykk på pil-ikonet til venstre for allokeringens varighet
  2. Velg "Flytt"
  3. Naviger til uken hvor allokeringen skal flyttes
  4. Velg dagen som allokeringen skal flyttes til
  5. Velg "Flytt allokering hit"
7.1.3.6.6 Importere kalenderoppføringer som allokeringer

Wecomplish er integrert med Microsoft Outlook og Google Calendar. Integrasjonen innebærer at kalenderoppføringer kan imporeres automatisk inn som allokeringer.

Den enkeltes neste 100 kalenderoppføringer importeres inn som allokeringer hvert 5. minutt, samtidig som tidligere opprettede allokeringer som ikke lenger har en motsvarende kalenderoppføring slettes.

Varigheten på allokeringen vil tilsvare varigheten på kalenderoppføringen.

Oppsett

Integrasjonene må autoriseres for at de skal begynne å fungere.

Microsoft Outlook

For å autorisere mot Microsoft Outlook, gå til Mine innstillinger og trykk på "Aktiver Microsoft Outlook integrasjon" lenken.

Google Calendar

For å autorisere mot Google Calendar, gå til https://support.netmaking.no/calendar/authenticate og fullfør autentiseringprosessen.

Knytte allokeringen som opprettes til innhold i Wecomplish

Ved å inkludere en ID i kalenderoppføringens tittel knyttes allokeringen som opprettes automatisk til relevant innhold i Wecomplish.

Det er støtte for å knytte kalenderoppføringer til følgende typer innhold:

Oppgave

For å knytte kalenderoppføring til en oppgave, legg til et hash-symbol (#) fulgt av oppgavens ID i tittelen til kalenderoppføringen.

Hvis du for eksempel skal ha et intervju i forbindelse med oppgaven Rekruttere utviklere kan du i tittelen skrive «Intervju Ola Nordmann/Netmaking #36964».

Prosedyre

For å knytte kalenderoppføring til en prosedyre, legg til et hash-symbol (#), fulgt av bokstaven P (for prosedyre) fulgt av prosedyrens ID, i tittelen til kalenderoppføringen.

Møte

For å knytte kalenderoppføring til et møte, legg til et hash-symbol (#), fulgt av bokstaven M (for møte) fulgt av møtets ID, i tittelen til kalenderoppføringen.

7.1.3.6.7 Ukesallokeringer

En ukesallokering er en plan for hvor mye tid en gitt medarbeider forventes å bruke på et gitt budsjett på en gitt uke.

Mens dagsallokeringer brukes til å planlegge tid som det er betydningsfullt at foregår på en gitt dag (eks et møte eller en oppfølging), brukes ukesallokeringer til å planlegge tid som kan foregå når som helst i løpet av en uke.

Ukesallokeringer brukes til å planlegge leveransen av et budsjett, eksempelvis i form av en 20 timers ukesallokering av Ola Nordmann på "Budsjett X" tilhørende “Prosjekt Y” i uke 1.

Visning

Ukesallokeringer kan ses ved å klikke på ukesindikatoren lengst til høyre på dashbordet (for inneværende uke) eller på fanen "Uke" (for å se flere uker av gangen).

Ukesallokeringene sorteres minkende etter antallet timer allokert.

For hver ukesallokering vises en bullet graph hvor det lysegrå feltet indikerer allokert tid, og den blå linjen indikerer tid ført.

Tid ført for en ukesallokering

For at den som eier ukesallokeringen skal ha forutsetning for å møte forventningen vises faktisk timeforbruk oppimot den relevante ukesallokeringen.

Timeforbruk knyttes til relevant ukesallokering når timeføringen opprettes/endres/slettes.

Opprettelse av allokering

Fra dashbordet

  1. Gå til Meg > Gjøremål > Uke
  2. Naviger til uken hvor allokeringen skal opprettes
  3. Trykk på "Ny allokering"
  4. Søk opp budsjettet allokeringen skal relateres til
  5. Oppgi en evt beskrivelse av hva allokeringen består i
  6. Oppgi antall timer allokeringen skal vare i tilknytning til ukesindikatoren
  7. Trykk på "Opprett"

Dersom det allerede finnes en ukesallokering knyttet til prosjektet oppdateres varigheten på den eksisterende allokeringen til varigheten som oppgis ved opprettelse.

Fra forpliktelsesoversikten

  1. Gå til Rapporter > Forpliktelser
  2. Naviger til uken hvor allokeringen skal opprettes
  3. Klikk på pluss-ikonet i krysningspunktet mellom medarbeideren og prosjektet du ønsker å ukesallokere
  4. Oppgi ukesallokeringens varighet i timer
  5. Trykk på “Opprett”
7.1.3.7 Timeføring

Wecomplish gir deg muligheten til på føre tid for å holde oversikt over faktisk vs forventet tidsbruk, og som grunnlag for rapportering og fakturering.

Det totale antallet timer ført for en dag vises til høyre for "Før tid" teksten. Klikk på timeantallet for å se og endre timene som er ført, samt hvor stor andel av tiden som er henholdvis planlagt og belastbar.

Planlagt tid er definert som tid ført i tilknytning til en allokering.

7.1.3.7.1 Føre tid

Føring av tid kan utløses fra flere steder:

  • I tilknytning til en allokering (planlagt tid): Trykk på nedover-pilen i tilknytning til allokeringen du skal føre tid for og velg "Før tid" eller "Ferdig" dersom du ønsker at allokeringen lukkes når tiden er ført.
  • Uten tilknytning til allokering (ikke-planlagt tid): Trykk på teksten "Før tid" i tilknytning til dagen du skal føre tid, eller på klokke-ikonet i toppnavigasjonen.
    En timeføring består av følgende informasjon:

Relasjon

Hva timeføringen skal knyttes til. Kan være et prosjekt eller en oppgave. Valg av relasjon er obligatorisk.

Dersom du utløser timeføringen i tilknytning til en allokering, via klokke-ikonet på en oppgaveside eller en observasjonsside tilknyttet en oppgave, vil relasjon automatisk fylles ut med den relaterte oppgaven.

Dersom timeføringen er relatert til en oppgave og oppgaven har et estimat, vises oppgavens bullet graph med gjengivelse av hvordan tidsbruk og framdrift vil se ut etter at tiden er ført.

Start

Tidspunktet for når timeføringen startet. Dersom du har ført timer tidligere samme dag foreslås starttidspunktet til slutttidspunktet for for forrige timeføring. Hvis ikke, foreslås tidspunktet 08:30.

Slutt

Tidspunktet for når timeføringen sluttet. Foreslår tidspunktet hvor timeføringen ble utløst, rundt opp til nærmeste hele kvarter hvis man er mer en 2 minutter inn i det nye kvarteret.

Framdrift i %

Kun relevant dersom relasjonen for timeføringen er en oppgave. Ved utfylling settes framdrift på oppgaven til den angitte prosenten.

Dersom du utløser timeføringen i tilknytning til en allokering, via klokke-ikonet på en oppgaveside eller en observasjonsside tilknyttet en oppgave, foreslås en fremdrift som beregnes på følgende måte (maks 100):

Eksisterende framdrift + (Forslag til timeføringsvarighet/Oppgavens realistiske estimat*100)

Beskrivelse

En beskrivelse av hva du har gjort i tidsrommet. Fremfor klassifiseringen av typen arbeid (sjekke mail, behandle observasjoner, lese dokumentasjon, etc), beskrive hva du har jobbet med.

Beskrivelsen nyttegjøres i timerapporter til kunder.

Lønnsart

Føringer for type arbeid med påvirkning på lønn (eksempelvis ferie, overtid, etc). Lønnsarten er kollapset som standard og blir automatis "Ordinær arbeidstid" med mindre du klikker på teksten "Lønnsart" og velger noe annet.

7.1.3.7.2 Føre tid for en annen dag enn i dag

I noen tilfeller har man behov for å føre tid for dager som har passert for eksempel ved fravær. Da kan du følge stegene nedenfor:

  1. Gå til uken og dagen du ønsker å føre tid for
  2. Velg "Før tid" oppe til venstre
  3. Fyll inn informasjon, sikre riktig lønnsart og velg lagre
7.1.3.7.3 Endre varigheten på en timeføring

For å endre varigheten på en timeføring, klikk på dagen hvor tiden er ført og deretter på indikatoren som angir tiden ført så langt i dag.

Allokering_04_10.png

Endre så start- og/eller slutttid for å gjøre om på timeføringens varighet.

Allokering_04_10-2.png

7.1.3.8 Observasjoner

I Wecomplish er observasjoner fundamentet for kontinuerlig forbedring. En observasjon er en beskrivelse av noe som ikke er slik vi ønsker eller forventer.

Observasjoners beskrivelse, tiltak og kommentarer støtter Rik formatering.

Tilgang

En observasjon kan ses av alle organisasjonsmedlemmer. Et team-medlem kan se en observasjon dersom vedkommende står som innmelder, ansvarlig eller observasjonen er parkert til et møte hvor medlemmet er møtedeltaker.

Kommentarer

Observasjoner støtter Kommentarer.

Søke opp en observasjon

Du kan oppsøke behandlingsresultatet ved å benytte de dedikerte observasjonssøket.

Automatisk opprettede observasjoner

Noen observasjoner opprettes automatisk basert på automatiserte forventninger i systemet. Observasjoner opprettes automatisk når:

  • Et estimat er overskredet
  • Prestasjonen til en KPI er utenfor akseptabelt intervall
  • En prosedyre som krever en allokering mangler dette

Endre observasjonstittel

For å endre en observasjonstittel, gå inn på observasjonen og klikk på tittelen. Gjør endringer og bruk tastatursnarveien Cmd + Enter for å lagre.

7.1.3.8.1 Observasjonsliste

Observasjonslisten viser observasjoner som venter på deg. Du finner observasjonslisten ved å trykke på knappen "Forbedring" i menyen.

Observasjonslisten grupperer observasjonene på type, og sorterer typene etter en numerisk prioritet gjengitt foran typens tittel.

Observasjoner jeg er involvert i

Observasjoner du har i omløp, gruppert på personen observasjonen avventer.

Observasjoner du har i omløp er definert som observasjoner hvor du har en rolle og hvor observasjonen fortsatt er åpen.

Observasjonene er gruppert pr person observasjonen avventer.

Grupperingen viser først deg selv, og deretter øvrige involverte personer sortert minkende etter antall observasjoner. Observasjoner du har meldt inn som foreløpig ikke har fått en ansvarlig grupperes i en egen "Avventer tildeling" gruppe.

Ved klikk på hver enkelt person vises de observasjonene man har i omløp som avventer den personen, gruppert på observasjonskategori og sortert synkende etter observasjonskategoriens prioritet.

Din egen liste inneholder observasjoner hvor

  • Du er innmelder og observasjonen er på Kartlegges eller Tiltak identifisert stadiet
  • Du er ansvarlig og observasjonen er på Ny eller Behandles stadiet

Observasjoner i mine team

Observasjoner tilhørende team jeg er medlem av, men det ikke er tilordnet en ansvarlig enda, og hvor observasjonene har en av følgende statuser:

  • Ny
  • Behandles

Indikator på ubehandlede observasjoner i navigasjon

Dersom det finnes observasjoner du er involvert i som avventer deg, eller observasjoner i dine team som ikke har fått en ansvarlig enda, vises som en farget prikk i tilknytning til menypunktet Observasjoner. Fargeindikasjonen betyr følgende:

  • Grå prikk: Én eller flere ikke-behandlede observasjoner
  • Blå prikk: Én eller flere nye, ikke-behandlede observasjoner
  • Orange prikk: Én eller flere ikke-behandlede observasjoner har en kategori som haster
7.1.3.8.2 Registrere en observasjon

Globalt

Ved å nyttegjøre Quick create.

Fra observasjonslisten

  1. Gå til observasjonslisten
  2. Trykk på "Ny observasjon"
  3. Oppgi detaljer om observasjonen
    1. Relatert team
    2. Kategori *
    3. Sammendrag av hva du har observert
    4. Konsekvensen av hva du har observert
    5. Evt utdypende beskrivelse
  4. Trykk på "Be om behandling" eller "Opprett utkast". Be om behandling vil umiddelbart sende saken til behandling, mens "Opprett utkast" vil legge observasjonen i din egen liste for videre utfylling før du ber om behandling.

* Dersom du synes flere kategorier kan passe, velg kategorien med høyest prioritet (ettersom dette vil påvirke behandlingshastigheten).

7.1.3.8.3 Arbeidsflyt for observasjoner

Etter at en observasjon er registrert kan den behandles gjennom en arbeidsflyt bestående av forskjellig statuser. Statusen signaliserer hva som forventes gjort med observasjonen og av hvem.

Du kan se nåværende status og hvem eller hva observasjonen avventer under deloverskriften "Arbeidsflyt":

Skjermbilde 2020-10-16 kl. 11.31.50.png

Endre status på en observasjon

Du kan endre status på en observasjon ved å trykke på den orange prikken over statusen du ønsker å flytte observasjonen til.

Observasjonens status kan også endres som en del av det å legge til en kommentar ved å trykke på den alternative Lagre-knappen. Denne knappen foreslår neste status basert på nåværende status:

To_produkter_med_en_høy_prosentvis_endring_gjør_at_den_gjennommsnittlige_prosentvise_prisøkningen_blir_over_1__høyere.png

Statuser

En observasjon kan ha en av følgende statuser med tilhørende forventninger til behandling:

Utdypning

Innmelder supplerer med nok informasjon til at observasjonen kan behandles.

Meldt inn

Ansvarlig (evt noen på teamet hvis ingen ansvarlig er satt) oppfordres til å ta stilling til observasjonen.

Behandles

Ansvarlig tar stilling til og tilfører kortsiktig og langsiktig tiltak for observasjonen

Parkert til møte

Ansvarlig diskuterer observasjonen med egnet samtalepartner.

Ved parkering til diskusjon er det nyttig å supplere med en kommentar som tydeliggjør hvorfor observasjonen er parkert for diskusjon (hva som planlegges diskutert).

Tiltak foreslått

Innmelder vurderer om tiltak står til forventningene.

Dersom tiltakene oppleves tilfredsstillende lukkes observasjonen. Hvis ikke, gjenåpnes den med en kommentar som beskriver hva som oppleves manglende.

Lukket

Observasjonen er ferdig behandlet.

7.1.3.8.4 Roller i observasjoner

Hvem som innehar hvilke roller i en observasjon er gjengitt øverst i observasjonen. Du kan endre hvem som innehar hvilke roller i observasjonen ved å begynne å søke etter en persons navn i rollefeltet og velge personen som matcher søket.

Skjermbilde 2020-10-05 kl. 09.56.05.png

Innmelder

Innmelder for en observasjon er den som har gjort seg observasjonen og har en interesse i eventuelle tiltak som identifiseres.

Ansvarlig

Ansvarlig for en observasjon er den man ønsker skal ta ta stilling til tiltak. Om du ikke setter en ansvarlig vil observasjonen bli synlig for alle som tilhører teamet observasjonen er opprettet i slik at en person med kapasitet og rett kompetanse kan ta ansvar for observasjonen.

7.1.3.8.5 Tiltak

Et tiltak er noe noen har gjort eller planlegger å gjøre for å utbedre situasjonen på kort sikt (kortsiktig tiltak) eller unngå at situasjonen gjentar seg (langsiktig tiltak).

Registrere et tiltak

  1. Trykk på "Nytt tiltak"
  2. Fyll ut tiltakets beskrivelse
  3. Dersom du ønsker tiltaket opprettet som en oppgave
    1. Søk opp og velg forelder for tiltaket i form av prosjekt eller oppgave
  4. Trykk på "Lagre"

Dersom du velger en forelder opprettes automatisk en oppgave med samme navn som tiltaksbeskrivelsen, oppgaven lenkes til observasjonen og observasjonstiltaket lenkes til oppgaven.

7.1.3.8.6 Automatisk gjenåpning

Dersom du ønsker å kvalitetssikre tiltaket for en observasjon på et senere tidspunkt kan du sette en gjenåpne dato på observasjonen. Observasjonen vil da automatisk bli satt tilbake til steget "Kartlegges" på den valgte datoen, og få en kommentar med teksten "Automatisk gjenåpnet".

Du setter en gjenåpne-dato ved å redigere observasjonen og oppgi en dato i feltet "Gjenåpne".

Observasjoner med gjenåpningsdato satt viser gjenåpningsdatoen i tilknytning til Arbeidsflyt for observasjoner.

7.1.3.9 Oppgaver

Oppgaver er noe som skal gjøres. Oppgaver kan opprettes på flere måter

7.1.3.9.1 Endre oppgavetittel

For å endre en oppgavetittel, gå inn på oppgaven og klikk på tittelen. Gjør endringer, og trykk på V-ikonet, evt bruk tastatursnarveien Cmd + Enter.

7.1.3.9.2 Kategori

Oppgavens kategori er gjenspeilet under oppgavetittelen. Kategorien kan endres ved å trykke på pilen i tilknytning til kategorien.

Betydning

De fleste kategoriene har ingen systemmessig betydning utover som merkelapp.

Unntaket er kategorien A og B som, når satt, utløser en varsling til Pagerduty.

Alternative kategorier/typer

  • A - Kritisk feil
  • B - Alvorlig feil
  • C - Mindre alvorlig feil
  • D - Kosmetisk feil
  • E - Forbedring
  • F - Åpent punkt
  • I - Ikke-funksjonell
7.1.3.9.3 Roller

En oppgave kan ha en bestiller og en ansvarlig.

Bestiller

Oppgavens bestiller har ingen systemmessig betydning. Denne nyttegjøres kun til å vite hvem man skal kommunisere med for avklaringer rundt arbeidet.

Ansvarlig

Oppgavens ansvarlig vises i oppgavens listevisning og legges automatisk til som følger av oppgaven. En bruker kan også se alle oppgavene som hen er ansvarlig for på Mine > Oppgaver og evt observasjoner som opprettes automatisk på oppgaven vil tilknyttes ansvarlig for oppgaven.

Dersom man fører tid på en oppgave uten en ansvarlig settes man automatisk som ansvarlig for oppgaven.

Visning

Roller vises med navnet til rolleinnehaveren, samt evt telefonnummer og Gravatar dersom disse eksisterer.

Endre innehaver av en rolle

  1. Klikk på teksten "Velg en [rollenavn]" (evt navnet til eksisterende innehaver av rollen hvis en er satt)
  2. Naviger frem til ny rolleinnehaver ved å bla i listen, eller ved å skrive inn deler av navnet til ny rolleinnehaver. Tilgjengelige alternativer er medlemmene i teamene du tilhører (inkl evt underlagte team)
  3. Velg ny rolleinnehaver ved å klikke på navnet i listen
7.1.3.9.4 Deloppgaver

En deloppgave er en vanlig oppgave som er underlagt en annen. Deloppgaver gjør det mulig å ordne arbeidet i et hierarki. Du kan bygge et så dypt oppgave-hierarki som du ønsker. Det dypeste nivået vil typisk være det man tenker på som en sjekkliste/huskeliste, dvs ikke "fullstendig" oppgave, men noe som skal gjøres.

Listevisning

Deloppgaver gjengis med den enkelte oppgavens tittel og en avkrysningsboks for å markere oppgaven som utført.

Dersom en deloppgave har en beskrivelse er dette signalisert med en snakkeboble. Klikk på snakkeboblen for å se oppgavens beskrivelse (og få mulighet til å markere oppgaven som utført).

Dersom en oppgave har egne, ikke-utførte deloppgaver vises antallet av de åpne deloppgavene i stedet for en avkrysningsboks. I noen kontekster (som visning av prosedyrer) kan du klikke på antallet deloppgaver for å se de underlagte oppgavene.

Dersom en oppgave er blokkert vises et "ingen parkering" ikon istedet for avkrysningsboks/over antallet ikke-utførte deloppgaver.

Dersom en oppgave har en ansvarlig vises vedkommendes avatar til høyre.

Eventuelle utførte deloppgaver skjules som standard, men kan vises ved å trykke på lenken som angir antallet deloppgaver som er utført.

Dersom oppgavelisten er lang (10 eller flere åpne deloppgaver) vises en advarsel med oppfordring om å gruppere deloppgavene.

Opprette

Fra en prosedyre

Dersom oppgaven ikke har noen deloppgaver enda vises valget "Legg til prosedyre". Klikk på dette, søk opp prosedyren du ønsker å legge til, og velg "Tilfør prosedyre".

Manuelt

For å opprette en deloppgave, oppgi oppgavens navn i tekstfeltet "Ny oppgave" og trykk Cmd + Enter eller på pluss-ikonet. Under tekstfeltet vises en forhåndsvisning av deloppgavene som vil bli opprettet.

For å legge til flere oppgaver samtidig, adskill hver oppgave med et linjeskift.

For å legge til et et hierarki av deloppgaver, bruk mellomrom eller tabulator på starten av linjen for å gjengi deloppgavens hierarkiske plassering. Eksempel:

Deloppgave 1
  Deloppgave underlagt deloppgave 1
Deloppgave 2

Meta data

Du kan oppgi meta-informasjon om oppgavene som opprettes ved å bruke en meta-syntaks som ser slik ut:

Oppgave
- meta1: Verdi
- meta2: Verdi

Eksempel:

Følgende meta-typer støttes:

Beskrivelse (desc)

Oppgi oppgavens beskrivelse. Rik formatering støttes. Bruk "\n" for å markere linjeskift. Eksempel:

Oppgavens tittel
- desc: Oppgavens beskrivelse.\n\nStøtter rik formatering, som f.eks. [lenker](https://lenke.no/).
Estimat (estimate)

Oppgi oppgavens estimat.

Eksempel på et 3-punktsestimat hvor estimatet er optimistisk 1 time, realistisk 2 timer og pessimistisk 4 timer:

Oppgavens tittel
- estimate: 1-2-4

Eksempel på et "sum av underlagte estimater"-estimat:

Oppgavens tittel
- estimate: sum

Når du legger inn eller redigerer et estimat i en prosedyre trenger du ikke "- estimate: ", men kan bare skrive estimatet rett inn i feltet:

1-2-4
Ansvarlig (assignee)

Oppgi oppgavens ansvarlig.

Eksempel hvor oppgaveansvaret settes til den som oppretter deloppgaven:

Oppgavens tittel
- assignee: me

Eksempel hvor oppgaveansvaret settes til en bruker med e-postadressen ola@nordmann.no:

Oppgavens tittel
- assignee: ola@nordmann.no
Blokker (blocker)

Oppgi blokker for oppgaven.

Eksempel hvor Oppgave 2 er blokkert av Oppgave 1:

Oppgave 1
- id: oppgave1
Oppgave 2
- blocker: oppgave1
ID (id)

Oppgi en midlertidig identifikator for oppgaven. Brukes av andre meta-typer for å referere tilbake til oppgaven (eksempelvis ved oppretting av blokkere). Eksempel:

Oppgave 1
- id: oppgave1
Prosedyre (procedure)

Oppgi prosedyren hvis deloppgaver du ønsker innlemmet. Du kan referere til prosedyren ved hjelp av dens numeriske ID, eller dens identifikator.

Eksempel med bruk av prosedyrens ID (1):

- procedure: 1

Eksempel med bruk av prosedyrens identifikator (kartlegging)

- procedure: kartlegging
Oppgave fra prosedyre (blueprint)

Oppgi ID-en til oppgaven i en prosedyre som du ønsker å innlemme. Eksempel med bruk av en oppgave i en prosedyre med ID 1:

- blueprint: 1

Sortere

Dra og slipp deloppgavene for å sortere de.

Formatere

Oppgavetitler støtter rik formatering.

Merk som utført

For å merke en deloppgave som utført, kryss av i oppgavens avkrysningsboks i listevisning (dersom avkrysningsboksen er synlig). Det er også mulig å merke oppgaven som utført ved å klikke seg inn på oppgaven.

Når en oppgave merkes som utført vil systemet sjekke om foreldreoppgaven har flere åpne deloppgaver. Hvis alle deloppgavene er utført vil du bli spurt om du ønsker å markere også forelderen som utført. Dersom markering av forelderen vil medføre at også besteforelderen ikke har gjenstående deloppgaver vil du samtidig bli spurt om du også ønsker å markere denne som utført, osv.

7.1.3.9.5 Prosedyreassosiasjon

Dersom oppgaven har blitt opprettet fra en prosedyre vises dette over oppgavens beskrivelse. Klikk på "Forbedre prosedyren" for å redigere den delen av prosedyren som oppgaven er en kopi av, og få muligheten til å forplante endringen til alle åpne oppgaver som baserer seg på denne delen av prosedyren.

7.1.3.9.6 Beskrivelse

Oppgavebeskrivelsen støtter rik formatering.

Redigere

For å oppdatere en oppgaves beskrivelse, gå inn på oppgaven, pek på beskrivelsen og trykk på "Rediger beskrivelse" lenken som dukker opp.

7.1.3.9.7 Kommentarer

Oppgaver støtter Kommentarer.

7.1.3.9.8 Kopier

For å kopiere en oppgave, trykk på "Kopier" lenken. Oppgavens egenskaper som kopieres er:

  • Beskrivelse
  • Eier
  • Ansvarlig
  • Deloppgaver
  • Yngste estimat
7.1.3.9.9 Slett

For å slette en oppgave, trykk på "Slett" knappen nederst til høyre. Du vil bli bedt om å bekrefte slettingen.

Når du sletter en oppgave slettes også alle deloppgaver.

En oppgave kan ikke slettes dersom den selv (eller en av deloppgavene) har tilhørende timeføringer eller observasjoner.

7.1.3.9.10 Komponenter

Komponenter er forskjellige typer informasjon som kan knyttes til en oppgave ved behov. Se underlagte artikler for detaljert informasjon om hver enkelt komponent.

For å legge til en ny komponent til en oppgave, trykk på "Legg til" lenken i oppgavens høyre kolonne og velg ønsket komponent.

Komponenter som allerede er lagt til oppgaven vises i oppgavens høyre kolonne under lenken for å legge til nye komponenter.

7.1.3.9.10.1 Følgere

Dersom du er spesielt interessert aktiviteten på en oppgave kan du legge deg til som en følger av oppgaven.

Oppgavens følgere vil motta Varsler om følgende aktivitet på oppgaven:

  • Nye kommentarer
  • Nye estimater
  • Endring fra et stadie til et annet
  • Forespørsler om og aksept/avslag på avklaringer

For å legge til deg selv som følger, trykk på konvolutt-ikonet.

For å legge til andre som følgere, trykk på pluss-ikonet og velg følgeren du ønsker å legge til.

For å fjerne en følger, trykk på bildet som representerer følgeren.

7.1.3.9.10.2 Prestasjoner

Lar deg opprette og se eventuelle eksisterende prestasjoner tilknyttet oppgaven.

7.1.3.9.10.3 Allokeringer

Listen over allokeringer gjenspeiler ikke-utførte allokeringer i form av:

  • Dato for alokering
  • Hvem som er allokert
  • Varighet for allokering
  • Evt beskrivelse av allokering

Dersom oppgaven har utførte allokeringer kan du se disse ved å klikke på "Vis historikk" lenken.

Allokeringer kan flyttes ved å klikke på allokeringsdatoen og velge en ny dato i datovelgeren.

Allokeringer kan slettes ved å peke på allokeringen og trykke på "Slett" lenken som blir synlig.

For å opprette en ny allokering, klikk på pluss-ikonet og følg instruksen for å opprette en allokering.

7.1.3.9.10.4 Blokkere

En blokker synliggjør hva som hindrer videre fremdrift på en oppgave.

Typer

Det finnes to typer blokkere:

Beskrivelse

Velg denne typen når du ønsker å beskrive hva en oppgave avventer. Når du oppgir beskrivelsen vises et søkeresultat med oppgaver og observasjoner som matcher beskrivelsen. Du velger selv om du vil knytte beskrivelsen til en oppgave/observasjon (ved å velge denne), eller ved å oppgi et beskrivelse som fri tekst.

Dersom du knytter beskrivelsen til en oppgave/observasjon vil blokkeren automatisk merkes som løst når den oppgaven/observasjonen som utgjør blokkeren lukkes.

Akseptansetesting

Velg denne typen når du ønsker at noen skal gjennomføre akseptansetesting i et konkret miljø. Den akseptansetester kan velge mellom å akseptere, avslå eller be om endringer.

Opprette en blokker

  1. Klikk på pluss-ikonet i tilknytning til Blokkere
  2. Velg type blokker
  3. Oppgi detaljer for blokkeren (beskrivelse eller valg av miljø)
    1. Dersom du velger "Beskrivelse" og oppgir en beskrivelsen (uten å velge et element fra søkelisten) vil dette opprette en fritekstblokker.
  4. Trykk "Opprett"

Slette en blokker

Identifiser blokkeren du ønsker å slette i høyre kolonne. Dersom blokkeren du ønsker å slette ikke vises, trykk på "Vis historikk".

Pek på blokkeren du vil slette og klikk på "Slett"-lenken som dukker opp.

7.1.3.9.10.5 Estimater

Opprette et estimat

Når du oppretter et estimat kan du velge en av to typer estimater:

Trepunktsestimat

Lar deg oppgi hvor mye tid du optimistisk, realistisk og pessimistisk forventer at gjenstår før oppgaven er ferdig. Tiden allerede ført på oppgaven tillegges estimatet for å gi oppgavens totale estimat. Les mer om trepunktsestimater på Wikipedia.

Ved setting av et nytt estimat beregnes automatisk oppgavens fremdrift ved å se på hvor mye tid som allerede er ført på oppgaven sammenlignet med oppgavens realistiske estimat.

Du kan også oppgi et notat for estimatet, noe som kan være relevant dersom du endrer et eksisterende estimat. Notatet er obligatorisk dersom oppgaven hører til et prosjekt med låst omfang.

Sum av underlagte oppgaver

Ved hjelp av funksjonaliteten for Sum av underlagte estimater kan du produsere estimater på milepæler som vil gjøre det enklere for de som er interessert i arbeidet å følge det opp.

Ved bruk av denne funksjonaliteten bør du være oppmerksom på følgende:

  • Forsikre at du legger inn alle tenkelige underlagte oppgaver, hvis ikke så vil ikke estimatet bli representativt
  • Hvis du ønsker å omgjøre et estimat for en oppgave fra et ordinært trepunktsesimgat til sum av underlagte estimater, opprett en deloppgave med estimat tilsvarende tidsbruk allerede ført på moroppgaven slik at sum estimat gjenspeiles riktig

Optimistisk, realistisk og pessimistisk estimat kalkuleres basert på gjenstående, manuelle estimater på oppgaver dypere nedover i hierarkiet.

Når estimatet på en deloppgave oppdateres, kalkuleres automatisk foreldre-estimatet på nytt. Hvilken deloppgave som forårsaket estimatendringen vises i tilknytning til foreldre-estimatet.

Kalkuleringen gjøre ved hjelp av beregningsmodellen for prosjektestimat i trepunktsestimering.

Slette et estimat

Pek på estimatet og trykk på Slett-lenken som dukker opp.

Varsling

Nye estimater varsles til følgere av oppgaven.

Visning av et estimat

Et estimat representeres i form av en komprimert bullet graph.

De grå bakgrunnsfeltene (i forskjellige nyanser) gjengir hhv optimistisk, realistisk og pessimistisk estimat. De grå bakgrunnsfeltene blir mørkere jo høyere estimatet er.

I eksempelet over er estimatene:

  • Optimistisk: 2 timer
  • Realistisk: 4 timer
  • Pessimistisk: 8 timer

Dersom oppgaven har tidsbruk signaliserer den heltrukne linjen (i eksempelet blå) tid brukt så langt. Dersom tidsbruk er over realistisk forventning blir linjen gul. Dersom tidsbruk er over pessimistisk forventning blir linjen rød.

De svarte markørene gjengir forventet tidsbruk basert på oppgavens fremdrift. I eksempelet over fremdriften 95% som betyr at den første markøren er plassert på 95% av det optimistiske estimatet, den andre markøren på 95% av det realistiske estimatet, og den tredje markøren på 95% av det pessimistiske estimatet.

Ved estimatoverskridelse

Ved estimatoverskridelse opprettes automatisk en observasjon av typen "Estimat oppbrukt" (hver natt). Estimatoverskridelse forstås som at tidsbruk overskrider pessimistisk forventet tidsbruk ift framdrift.

Innmelder av observasjonen settes til oppgaveansvarlig *. Det er så oppgaveansvarligs ansvar å sette et nytt estimat og beskrive i notatfeltet hva hen opplever som bakgrunnen for estimatøkningen.

* Dersom oppgaven mangler en ansvarlig settes daglig leder som innmelder.

7.1.3.9.10.6 Fremdrift

Framdrift gjenspeiler en vurdering av på hvilket stadie en oppgave befinner seg og prosentvis hvor langt arbeidet har kommet. Nåværende stadie og fremdrift vises som standard, i tillegg til hvor lenge de er siden arbeidet ble påbegynt. Arbeidet vurderes som påbegynt første gang oppgaven ble satt til stadiet implementering eller senere.

Klikk på "Vis historikk " for å se historisk fremdrift.

Oppdatere fremdrift

For å oppdatere fremdrift for en oppgave, klikk på pluss-ikonet i tilknytning til fremdrift. Oppgi oppgavens stadie og prosentvis framdrift, og trykk lagre.

Automatisk beregning av fremdrift på forelder ved føring av fremdrift på barn

Ved oppdatering av fremdrift på en oppgave kalkuleres og oppdateres automatisk fremdrift på evt foreldreoppgaver.

Det er en forutsetning at oppgaven det føres fremdrift på (i tillegg til oppgavens eventuelle søsken) har estimater for at fremdrift for forelder skal kalkuleres riktig.

Dersom både oppgaven det føres fremdrift på og dens eventuelle søsken mangler estimater, oppdateres ikke fremdrift for forelderoppgaven.

7.1.3.9.10.7 Observasjoner

Opprette en ny observasjon i tilknytning til en oppgave

  1. Trykk på pluss-ikonet i tilknytning til Observasjons-overskriften
  2. Oppgi detaljer om observasjonen
    1. Kategori
    2. Sammendrag av hva du har observert
    3. Konsekvensen av hva du har observert
    4. Evt utdypende beskrivelse
  3. Trykk på "Opprett"
7.1.3.9.10.8 Tidsbruk

Blokken Tidsbruk gjenspeiler hvor mye tid som er ført mot oppgaven (dersom det er ført noe tid). Klikk på "Vis timerføringer" for å se de konkrete timeføringene.

Tidsbruk vises også i tilknytning til estimatet, evt der estimatet skulle ha vært dersom estimatet mangler. Dersom det er ført over 4 timer på en oppgave og oppgaven mangler estimat gjengis tidsforbruket med rød tekst.

Se dokumentasjonen for estimater for hvordan tidsbruk gjenspeiles i sammenheng med estimater.

7.1.3.10 Kommentarer

Flere forskjellige steder i Wecomplish er det mulig å legge til en kommentar. Noen steder produserer kommentarene også Varsler.

Støtte for kommentarer

Det er mulig å legge til kommentarer på følgende innholdstyper:

  • Oppgaver
  • Observasjoner
  • Prestasjoner
  • Dokumentasjonssider

Redigere/slette en kommentar

For å redigere en kommentar, trykk på pilen som peker nedover i kommentarens øvre høyre hjørne og velg "Rediger" eller "Slett". Vanlige brukere kan redigere egne kommentarer. Ansattbrukere kan redigere alle kommentarer.

Formatering

Kommentarer støtter rik formatering. Etterhvert som du skriver en kommentar vises en forhåndsvisning av hvordan kommentaren vil bli seende ut under.

Skjule en kommentar

Dersom du er en ansatt og ønsker at en kommentar ikke skal være synlig for kunder, krysse av for "Skjult for kunde" i sjekkboksen, eller ved hjelp av tastatursnarveien Cmd + K.

En skjult kommentar gjengis med grålagt bakgrunn for andre ansatte og er ikke synlig for vanlige brukere.

7.1.3.10.1 Legge til en kommentar

Trykk på "Ny kommentar" og skriv inn din kommentar. For å lagre, trykk på "Lagre" knappen eller bruk tastatursnarveien Cmd + Enter.

7.1.3.10.2 Be om tilbakemelding på en kommentar

Dersom du ønsker å be om tilbakemelding eller trekke en persons oppmerksomhet spesielt mot en kommentar kan du gjøre dette ved å skrive @ etterfulgt av navnet til vedkommende. Når du skriver @ vil det komme opp en liste over forslag bestående av alle dine team-medlemmer.

Brukere som @-es vil få et element i innboksen sin og potensielt et Varsler avhengig av om dette er støttet for typen innhold.

7.1.3.11 Rapporter
7.1.3.11.1 Belastbar
7.1.3.11.1.1 Forpliktet kapasitet

Rapporten gjengir forpliktet (i utgangspunktet belastbare prosjekter som er underveis) kapasitet vs tilgjengelig belastbar kapasitet fram til valgte uke. Som standard vises 26 uker (et halvt år) frem i tid.

Den forpliktede kapasiteten består av resterende timer (oppdatert hver natt) forventet levert på budsjetter med et dedikert timeantall.

I tillegg vises, i tilknytning til forpliktet kapasitet, den planlagte leveransen frem i tid (i form av ukesallokeringer).

Budsjettene sorteres fra størst avvik mellom resterende budsjett og planlagt tid, til minst.

Klikk på "Vis allokeringer" i tilknytning til det enkelte budsjett for å se hvilke ukesallokeringer som er planlagt for budsjettet.

For å også inkludere ikke-belastbare prosjekter, kryss av for "Inkluder ikke-belastbare prosjekter".

For å også inkludere prosjekter som avventer, kryss av for "Inkluder prosjekter som avventer".

7.1.3.11.1.2 Kapasitet

Viser belastbare ressurser og deres planlagte kapasitet i form av belastbare timer for et gitt datointervall.

Pek på bullet graphen for å se belastbar kapasitet for den enkelte.

7.1.3.11.2 Forpliktelser

Rapporten for forpliktelser viser prosjekter med låste, aktive budsjetter, og forventningen til hvor mye tid disse på allokeres opp pr uke for å levere budsjettet innen avtalens utløp.

Forpliktelsene er sortert etter antall dager til forfall fra lavest til høyest. Forpliktelsen er grålagt hvis det ikke finnes noen oppgaver som kan utføres, prosjektet er satt til avventer, eller prosjektet ikke har startet enda.

For hver forpliktelse vises følgende informasjon:

Anbefaling

Første kolonne gjengir anbefaling til allokering. Dersom forpliktelsen allerede oppleves ivaretatt, vises ingenting.

Dersom faktisk allokering avviker med mer enn 30% av "bør allokere", vises en avkrysningboks med en blå eller rød bakgrunnsfarge. Blå gjengir > 30% overallokering. Rød gjengir > 30% underallokering.

Status

Status forteller hvor a jour vi er med tidsbruk pr d.d. sett oppimot forventet tidsbruk pr d.d. Eksempelvis viser en status på -10:00 at vi har levert 10 timer færre enn vi hadde forventet (med et jevnt tempo) på dette tidspunktet.

Bør allokere

Bør allokere gjenspeiler hvor mye tid som må allokeres pr uke for å komme i mål med prosjektet innen deadline. Forventningen beregnes med utgangspunkt i hvor mye av budsjettet og hvor mange arbeidsdager som gjenstår å levere.

[Kolonne pr medarbeider]

Kolonnen pr medarbeider gjengir antall timer vedkommende er allokert opp på forpliktelsen. Lyseblå bakgrunn gjengir at vedkommende inngår i teamet for den aktuelle forpliktelsen.

7.1.3.11.3 Registrerte observasjoner

Gjengir antall registrerte observasjoner (herav antallet observasjoner automatisk registrert) pr person eller team for rapportperioden.

7.1.3.11.4 Prestasjonsrapport

Rapport som gjengir antall registrerte prestasjoner pr innmelder for rapportperioden.

7.1.3.11.5 Budsjettrapport

Viser de aktive budsjettene som har timer ført. Budsjettene er sortert minkende etter antall timer ført.

For budsjetter hvor siste leveransedato har passert vises denne datoen i rødt.

7.1.3.12 Rik formatering

Markdown

Kommentarer og beskrivelser støtter Github flavoured Markdown.

Les introduksjon til kommandoer.

Om Markdown er nytt for deg er det spesielt nyttig å lære seg:

  • Overskrifter
  • Fet skrift, kursiv og gjennomstreking
  • Lister
  • Lenker
    • Klammene [ ] oppnås ved å bruke alt+8 og alt+9
  • Sitater

Internlenking

For å lenke mellom innhold i Wecomplish, bruk formatet !X123 hvor X representerer forbokstaven til typen innhold det lenkes til, og 123 representerer ID-en. Eksemper:

Fordelen med å bruke internlenker fremfor harde lenker er at lenken vil gjenspeile oppdaterte navn på entiteten det lenkes til og at navnet vil være gjennomstreket dersom entiteten er lukket.

Dersom du kun ønsker å få produsert lenken til innhold i Wecomplish, men selv styre hva lenken heter kan du bruke | fremfor !, eksempelvis:

  • [en lenke til dokumentasjonssiden med ID 2](https://netmaking.wecomplish.no:/docs/2)
7.1.3.13 Spesifikasjon

En spesifikasjon presenterer en oppgave, et prosjekt eller en prosedyre med tilhørende deloppgaver og estimater i et utskriftsvennlig format. Spesifikasjonen formål er å gi arbeidets interessenter et overblikk over det totale omfanget av arbeidet, typisk som grunnlag for en bestilling eller å kvalitetssikre forståelsen av arbeidet.

Se en spesifikasjon

For å vise spesifikasjonen for en oppgave, klikk på lenken "Spesifikasjon" nederst på oppgavesiden.

For å vise en spesifikasjon for et prosjekt, klikk på pilen i tilknytning til prosjekttittelen, og deretter på lenken "Spesifikasjon".

For å vise en spesifikasjon for en prosedyre, klikk på pilen i tilknytning til prosedyrens tittel, og deretter på lenken "Spesifikasjon".

Innhold

Spesifikasjonen er delt inn i to hoveddeler - estimater og beskrivelse av arbeidet.

Estimater

Presenterer estimatet for spesifikasjonen totalt, samt estimater for oppgavene direkte underlagt. Oppgavenes navn i estimat-tabellen lenker til oppgavens beskrivelse.

Estimattabellen vises kun dersom selve oppgaven også har et estimat (i tillegg til underlagte oppgaver).

Beskrivelse av arbeidet

Presenterer oppgavetitler og beskrivelser for hele oppgavehierarkiet. Vekten på overskriften gjenspeiler dybden i oppgavehierarkiet. Oppgavetitler foranstiles med kapittelnummerering tilsvarende oppgavens rekkefølge og dybde. Oppgavetitlene lenker til den fulle oppgaven.

7.1.3.14 Brukere

Wecomplish opererer med to forskjellige roller for brukere

Organisasjonsmedlemmer

Kan se alle funksjoner og alt innhold i systemet. Unntaket er oppgaver som ikke er tilknyttet et team. Disse kan man kun se i fullvisning dersom man selv har opprettet eller står som ansvarlig for oppgaven. Oppgavene vises allikevel for alle i søk og lister.

Team medlemmer

Team medlemmer kan kun se og endre data for teamene de er medlem av.

7.1.3.14.1 Deaktivere bruker

Når en bruker hos kunde ikke lenger skal ha tilgang til applikasjonen kan brukeren deaktiveres. Vedkommende vil da ikke kunne logge inn, men innholdet deres er fremdeles tilgjengelig. For å deaktivere:

  1. platform ssh

  2. bin/console fos:user:deactivate [navn@eksempel.no]

Dersom brukeren er en ansattbruker skal også følgende steg fullføres:

  1. Slett raden i GoogleCalendar tabellen hvor user_id matcher brukerens ID.
7.1.3.15 Organisasjoner

Innholdet i Wecomplish er fordelt på organisasjoner.

7.1.3.15.1 Opprette en organisasjon
  1. Gå til din eksisterende Wecomplish installasjon eller https://app.wecomplish.no/
  2. Trykk på pluss-tegnet (+) i toppmenyen

Dersom du allerede er logget inn vil du kun bli bedt om på oppgi den nye organisasjonens navn.

Dersom du ikke er logget inn vil du få mulighet til å opprette en organisasjon og samtidig en brukerkonto.

Den som oppretter organisasjonen blir automatisk lagt til som medlem av organisasjonen med rollen admin.

7.1.3.15.2 Medlemmer

Lar deg legge til og fjerne medlemmer av organisasjonen. Se Brukere for mer informasjon om organisasjonsmedlemmers rettigheter.

7.1.3.15.3 Innstillinger
7.1.3.15.3.1 Dataeksport

Fra denne siden kan du eksportere alle data som din organisasjon har lagret i Wecomplish, eller gjøre dataene tilgjengelige for en Wecomplish utvikler for å gjøre feilsøkingen av et problem mer effektiv.

Tilgang

Du må ha rollen admin for å få tilgang til å se og opprette data eksporter. Du har rollen admin dersom du opprettet organisasjonen.

Eksport format

Data eksporten produseres som SQL insert statements. Dette gjør eksporten velegnet til:

  • Import inn i et utviklermiljø for feilsøking
  • Import inn i en ny Wecomplish-database eller installasjon (f.eks. ved ønske om å sette opp Wecomplish om premise)
  • Flytting av data over i andre systemer

Opprette en ny data eksport

  1. Trykk på "Ny data dump"
  2. I feltet Mottaker, oppgi e-postadressen til vedkommende som skal kunne laste ned data-dumpen
  3. Kryss av for "Be om slette-bekreftelse" dersom du ønsker at mottakerne av dataene skal bekrefte at dataene er slettet etter bruk (relevant ifm feilsøking)
  4. Trykk "Lagre"

E-postvarsling

Følgende e-postvarsler produseres i tilknytning til dataeksporter:

Mottaker av en data-eksport

  • Varsles om at en data-eksport er opprettet og hvor den kan lastes ned

Oppretter av en data-eksport:

  • Varsles om at en data-eksport er lastet ned
  • Varsles om at en data-eksport er bekreftet slettet (forutsetter at "Be om slettebekreftelse" har blitt valgt)
7.1.3.15.3.2 Ferie

Legg inn ferie på tvers av hele organisasjonen.

Ferie overstyrer (nullstiller) Kapasitet for samtlige team-medlemmer for perioden, og viser et varsel i toppen av alle sider om at organisasjonen er på ferie i perioden hvor ferien er angitt.

7.1.3.15.3.3 Observasjonskategorier

Legg til, endre slette og ordne observasjonskategorier.

Observasjonskategorier brukes til å klassifisere observasjoner etter type og deres relative prioritet. Når observasjoner vises i en liste vises de gruppert på observasjonskategori og sortert synkende etter observasjonskategoriens prioritet.

Observasjonskategorier markert som "Haster" vil resultere i at observasjoner som bruker denne kategorien vil få spesiell oppmerksomhet i listen over den enkeltes observasjoner.

For å endre på observasjonakategorienes prioritet, dra og slipp kategoriene i ønsket rekkefølge.

Her er et eksempel på observasjonskategorier som du kan vurdere å bruke som utgangspunkt for din egen organisasjon:

Skjermbilde 2020-10-06 kl. 08.41.10.png
Skjermbilde 2020-10-06 kl. 08.41.21.png

7.1.3.15.3.4 Lønnsarter

Legg til, endre og slette lønnsarter.

Lønnsarter brukes (valgfritt) når man registrerer timer for å klassifisere hva slags type lønn som forventes for arbeidet.

Timerapportene gjør det mulig å gruppere timer pr lønnsart.

7.1.3.15.3.5 Organisasjon

Tilpass organisasjonens innstillinger.

Navn

Her kan du endre navnet på organisasjonen slik dette refereres til på forskjellige steder i systemet.

CSS

Her kan du inn egen CSS kode for å tilpasse applikasjonens utseende til organisasjonen.

Å legge inn egen CSS-kode kan være spesielt nyttig for brukere som er medlem av flere organisasjoner, da en visuell distingvering vil gjøre det enklere å skille mellom når man befinner seg i hvilken organisasjon.

En enkel CSS-tilpasning kan gjøres ved å inkludere følgende kode, hvor #HEX erstattes med organisasjonens primærfarge.

.button, .button:hover, ul.menu li a:hover {
    background-color: #HEX;
}

ul.menu li a {
    color: #HEX;
}

Favicon

Her kan du legge nettadressen til et skreddersydd favicon slik at det er enklere å identifisere din Wecomplish installasjon i listen over faner.

Favicon_-_Wikipedia.png

E-postadresse for fakturamottak

Her kan du styre hvilken e-postadresse som skal motta fakturaen for organisasjonens Wecomplish abonnement.

7.1.3.16 Demo

For å gjøre det enklere å demonstrere og prøve ut Wecomplish uten å eksponere og manipulere produksjonsdata for en reell organisasjon er det mulig å nyttegjøre en generell demo konto eller opprette en egen konto.

Opprette en egen konto

Se hvordan du oppretter en organisasjon.

Generell demo konto

Tilgang

Demo kontoen er foreløpig kun tilgjengelig i utviklingsmiljøet ved å sette opp miljøet til å svare på julenissen.* som subdomene.

Datasett

Utover data som brukere av demo kontoen selv legger til/fjerner kan du forvente å finne et sett med grunndata avhengig av hvilket datasett som er påført demo kontoen.

Datasettene som er tilgjengelig er definert som en del av kodebasenAlice fixtures formatet.

Resette demo

Dersom du ønsker et rent datasett (renske demoen for data tilført/fjernet manuelt) kan du resette demoen. Resetting av demoen innebærer effektivt at hele demokontoen slettes og opprettes på nytt med demoens datasett.

For å resette, kjør følgende kommandoer:

php bin/console tenant:delete julenissen
php bin/console hautelook:fixtures:load --append

7.1.4 Virtuell telefonsentral (Oyatel CallManager)

Hva systemet kan brukes til

Oyatel erstatter bedrifters telefonsystem, og de leverer alt fra virtuell telefonsentral (CallManager) og API til MobilApp og statistikk. Komplett liste over funksjoner er tilgjengelig her.

Hvordan vi bruker systemet

Vi bruker Oyatels CallManager.

Telefonsentralen tillater oss å opprette skreddersydde kø-løsninger som gjør at vi er i bedre stand til å dirigere hvor samtaler skal gå hen. Ettersom telefonene er satt opp i et køsystem slik at anrop du ikke rekker kan besvares av en kollega. Det er således ingen forventninger til at du returnerer ubesvarte anrop.

Utenom kø-løsninger så benytter vi systemet til å styre konfigurasjon av telefonnummer som er relevant bl.a. for den som tar over supportansvaret og når ingen er på kontoret.

Når systemet oppleves å fungere (viktigste forventninger)

Systemet fungere når vi kan ringe ut og mottar samtaler.

Brukerdokumentasjon

Se systemets brukerdokumentasjon her.

On-/offboarding

Onboarding

Inviter ny bruker

Klikk på det oransje symbolet med person og + til høyre i grensesnittet, fyll inn e-post og klikk inviter.

Fyll inn brukerinformasjon

  1. Gå til brukere og klikk på pennen ved siden av brukeren du ønsker å redigere
  2. Fyll ut informasjon for:
    1. Navn
    2. Telefonummer
    3. Kontaktgruppe
      1. Settes til Support dersom medarbeider er utvikler
    4. Innstillinger
      1. Huk av for samtlige innstillinger
    5. Enhet
      1. Velg enheten som er knyttet til telefonen lokalisert på ny medarbeiders arbeidsstasjon
  3. Legg til privatnummer
    1. Gå til eksterne brukere og velg Legg til nytt nummer
  4. Oppdater skjema for Netmakings IT-utstyr
    1. Oppdater informasjon om hvilken IP-telefon ny medarbeider er knyttet til

Dersom en annen brukers navn vises i den fysiske telefonens display, forsøk å resette telefonen (trekk strømmen ut og sett den inn igjen).

Innlemm medarbeider i telefonkø

  1. Gå til Oyatel og Køer
  2. Kartlegg hvilke køer medarbeider skal inngå i
    1. Dersom medarbeider er primært utvikler skal hen legges inn i køene Support og Salg overflow
    2. Dersom medarbeider jobber primært med interne team skal hen legges inn i køene Salg og Support overflow
  3. For hver kø brukeren skal legges til
    1. Dobbeltklikk på køen og velg fanen Kømedlemmer
    2. Under Tilgjengelige brukere merk ønsket medarbeider og klikk på pilen for høyre. Da vil medarbeider flyttes til ruten for Brukere i køen
    3. Lagre
  4. Varsle medarbeider om at hen er lagt inn i telefonkø

Offboarding

Send oppsigelse

Send oppsigelse av brukeren til Oyatel Support. E-posten kan sendes til support@oyatel.com og må inneholde navnet på brukeren som skal avsluttes.

Fjern eksternt nummer

  1. Gå til eksterne brukere
  2. Merk brukeren du ønsker å slette
  3. Klikk så på Fjern nummer

Integrasjoner

7.1.4.1 Viderekoble samtale

Dersom samtlige medarbeidere er borte fra kontoret ifm møter eller hjemmekontor kan det være nødvendig å viderekoble sentralbordet til et privatnummer.

  1. Gå til Oyatel Call Manager
  2. Deretter ´Nummer´
  3. Marker raden for nummeret du skal viderekoble ved å klikke på navnet. Dette må gjøres for både Support tastevalg og Salg Tastevalg.
  4. Klikk "Viderekoble nummer" og fyll inn mobilnummeret som skal motta samtaler
  5. Endringen har umiddelbar virkning

Fjerne viderekobling

For å fjerne viderekoblingen så velger man ønsket rad og klikker Opphev viderekobling. Aktiv profil skal automatisk gå tilbake til innstillingen som var. Det kan være nødvendig å refreshe siden for å se at aktiv profil er riktig.

7.2 Dokumentasjon

Interne team

Dokumentasjonen for våre interne team er plassert i Wecomplish, underlagt fanen "Dokumentasjon" for hvert enkelt team.

Kundeteam

Vi er i ferd med å standardisere/samkjøre dokumentasjonen for våre kundeteam i Wecomplish.

Inntil dette arbeidet er ferdigstilt vil kundedokumentasjon finnes forskjellige steder, hhv

7.3 Sikkerhet

7.3.1 Passordarkiv (1Password Teams)

Hva systemet kan brukes til

1Password gir et sted hvor brukere kan lagre passord, lisenser og annen sensitiv informasjon i et virtuelt hvelv.

Hvordan vi bruker systemet

Vi benytter 1Password Teams for lagring av sensitiv informasjon.

Informasjonen i 1Password er fordelt på hvelv forsøkt samkjørt med Netmakings team. Tilgang til de enkelte hvelvene i 1Password styres av administrator. Ved opprettelse av nye credentials er det viktig å legge ved URL slik at man lettere kommer frem til innloggingssiden.

For de som bruker iPhone har 1Password også et iPhone grensesnitt som kan settes til å automatisk synke med 1Password via Wi-fi.

Bruk av 1Password

Passordhåndtering kan gjøres via:

Adminstratorer

Følgende brukere er administratorere i 1Password og kan gi andre nødvendige tilganger:

  • Fredrik Tidemann
  • Mia Torp
  • Eirik Alfstad Johansen

Troubleshooting

Vi opplever tidvis at nettleserutvidelsen for Google Chrome fryser. Vi mistenker at det er fordi noen sikkerhetsalgoritmer endres når programvaren oppdatere.

Dersom nettleserutvidelsen fryser pleier en restart av maskinen å hjelpe.

Når systemet oppleves å fungere (viktigste forventninger)

Når man kan logge seg inn og har tilgang til hvelvene som er delt med deg.

Brukerdokumentasjon (evt referanse til)

Se brukerdokumentasjon her.

On-/offboarding

Onboarding

  1. Gå til Invitations
  2. Formidle "Sign-up Link" til det nye team-medlemmet (forutsatt at deres e-postadresse inngår i "Allowed Domains".

Offboarding

Ved offboarding av medarbeider ifm oppsigelse så skal brukeren suspenderes og evt hvelv med medarbeiderens navn slettes.

  1. Gå til people
  2. Huk av den medarbeideren det gjelder, klikk Actions og Suspend People.
  3. Gå til Vaults og klikk inn på ønsket hvelv
  4. Velg More actions og Delete Vault.

Dersom medarbeider kun skal offboardes fra ett spesifikt team så går vi til vaults og velger ønsket velv. Klikk på Manage under People og huk vekk krysset for personen som ikke lengre skal ha tilgang.

7.3.2 Antivirus (Intego)

Hva systemet kan brukes til

Intego er det eneste firma som kun fokuserer på sikkerhet for Mac og Apple-produkter. De har et bredt spekter av produkter for å beskytte Macs, men også for iOS enheter som iPhone og iPad.

Hvordan vi bruker systemet

Vi bruker Intego Internet Security X9 og samtlige ansatte skal ha antivirus-programvare installert på arbeidsmaskinen, og det skal kjøres en ukentlig scan.

Rapportering

Dersom Intego finner et virus, adware eller malware skal det fjernes og en observasjon skal opprettes med kategorien Sikkerhet.

Når systemet oppleves å fungere (viktigste forventninger)

Systemet fungerer når det varsles om (ukentlig) gjennomføring av virusskanning.

Brukerdokumentasjon (evt referanse til)

Ukentlig scan av maskin

NB. En fullstendig scan av maskinen er ressurskrevende. Det anbefales å legge scanningen til en tid hvor maskinen er på, men hvor den i liten grad er i bruk til operativt arbeid (eksempelvis kveld/helg).

Hver ansatt skal kjøre en ukentlig scan av maskinen. For å automatisk konfigurere ukentlig scan kan du åpne "Virus Barrier", trykk på knappen "Schedule...", og aktivér en ukentlig "full scan".

Trykk på "Scanner settings" og kryss av for samtlige punkter under "Detect":

  • Mac OS X malware
  • Windows malware
  • Linux malware
  • Malicious scripts
  • Hacking tools
  • Keyloggers

Kun "VirusBarrier" er pålagt. Eventuell bruk av "NetBarrier" (brannmur) kan gjøres på eget initiativ.

On-/offboarding

Onboarding

Installasjon av anti-virus

I 1Password under Sikkerhets-hvelvet så har vi to lisenser for Intego. Den ene lisensen tillater 7 brukere og den andre lisensen tillater 2 brukere. Under hver lisens er det beskrevet hvilke brukere som er registrert for å tydeliggjøre hvorvidt vi har ledig brukere.

Etter installasjon vil maskinen restartes. Etter restart finner du Intego i toppmenybaren. Velg Virus Barrier > Open virus barrier.

Når du blir bedt om å legge inn lisens skal du oppgi firmanavnet "Netmaking AS" og din produktnøkkel, deretter din @netmaking.no e-postadresse.

Hvis du har glemt/mangler produktnøkkel, se I Forgot My Product Key or Serial Number.

Velg "Standard" protection.

Offboarding

Deaktivering av lisensen gjøres som en del av prosedyren for Offboarding av medarbeider, herunder Frigi antivirus-lisens

7.3.3 Kryptert kommunikasjon (Keybase)

Hva systemet kan brukes til

Keybase leverer filsystem og chat som holder informasjon trygg.

Hvordan vi bruker systemet

Vi bruker Keybase filsystem til å distribuere sensitiv informasjon eksternt.

Når systemet oppleves å fungere (viktigste forventninger)

Systemet fungerer når man får delt informasjon med ønsket mottaker.

Brukerdokumentasjon (evt referanse til)

Se brukerdokumentasjon her.

Integrasjoner

7.3.4 VPN (NordVPN Teams)

Hva det kan brukes til

Kamuflere og kryptere trafikk over internett.

Hvordan vi bruker det

Vi bruker NordVPN Teams først og fremst for å kunne simulere trafikk fra en statisk IP adresse (37.120.203.35) slik at vi kan få tilgang til tjenester som har hvitelistet denne IP adressen også når vi ikke jobber fra kontoret.

Når det oppleves å fungere

Når du får tilgang til nettsider og tjenester som har hvitelistet vår statiske IP adresse med en forventet hastighet.

Vi opplever tidvis at NordVPN sinker tilgangen til noen nettsider/tjenester. I disse tilfellene, forsøk koble fra VPN for å se om dette løser problemet.

Skjermbilde_2020-10-09_kl__10_50_46.png

Brukerdokumentasjon

På tidspunktet hvor avtalen om NordVPN Teams ble etablert fremstår Teams-produktet som et forholdsvis nytt tilskudd til NordVPNs produktportefølje. Det virker således ikke å være noen dedikert dokumentasjon for produktet. Som en erstatning sier nettsiden at vi skal få en dedikert account manager som vi kan kontakte.

Vår konto forvaltes via et kontrollpanel. Vår organisasjons ID er netmaking.

On-/offboarding

Arbeidet med å legge til/fjerne bruker må utføres av en med admin-tilgang.

Onboarding

  1. Logg inn i kontrollpanelet
  2. Gå til listen over medlemmer
  3. Velg "Invite new member" og oppgi vedkommendes e-postadresse
  4. Velg "Send invitations"

Offboarding

  1. Logg inn i kontrollpanelet
  2. Gå til listen over medlemmer
  3. Velg brukeren du ønsker å fjerne
  4. Trykk på "Delete"

7.3.5 Backup (Backupify)

Hva det kan brukes til

Backupify kan sikkerhetskopiere og rulle tilbake data for forskjellige cloud tjenester.

Hvordan vi bruker det

Vi bruker Backupify til å sikkerhetskopiere våre G Suite data.

Når det oppleves å fungere

Når brukergrensesnittet rapporterer om vellykket status på backups og vi har mulighet gjenopprette backup for en bruker.

Brukerdokumentasjon (evt referanse til)

Brukerdokumentasjon.

On-/offboarding

Onboarding

Det er ikke nødvendig å gjøre noe i Backupify ved onboarding. Nye brukere som legges til G Suite vil automatisk også legges til Backupify.

Offboarding

Ved offboarding bør brukeren fjernes slik at vi ikke fortsetter å betale for backup av disse brukerne.

  1. Logg inn på Backupify
  2. Følg disse stegene for å fjerne bruker

7.4 Verktøy

7.4.1 SizeUp (window manager)

Hva systemet kan brukes til

SizeUp er et lite verktøy for Mac som, ved hjelp av tastatursnarveier, gjør det enkelt å endre størrelse og plassering på vinduer på skjermen. SizeUp kommer med en rekke predefinerte snarveier og systemet fungerer på de fleste applikasjoner.

I tillegg til predefinerte snarveiene så er det mulig å øke fleksibiliteten til SizeUp ytterligere via AppelScripts, hvor man blant annet kan splitte skjermen i tre ulike kolonner, dele opp skjermen i ulike segmenter og endre størrelsen på alle vinduer.

Hvordan vi bruker systemet

Vi bruker SizeUps predefinerte snarveier til å endre størrelse og plassering på vinduer.

Når systemet oppleves å fungere (viktigste forventninger)

Systemer fungerer når man kan endre størrelse eller plassering på vinduer enten via tastatur-snarveier eller via appen i menylinjen.

Brukerdokumentasjon (evt referanse til)

Brukerdokumentasjon er oppsummert her.

On-/offboarding

Lisensfil for SizeUp arkiveres i den enkeltes 1Password-hvelv, og ved onboarding bør det avklares om det finnes eksisterende lisenser som kan nyttegjøres av ny medarbeider.

7.4.2 Notatprogramvare

Hva systemet kan brukes til

Ta notater for videre bearbeidelse.

Hvordan vi bruker systemet

MacDown og Bear er blant våre favoritter (pga deres støtte for Markdown-formatet).

Når systemet oppleves å fungere (viktigste forventninger)

Når notater kan arkiveres og hentes opp igjen.

Brukerdokumentasjon (evt referanse til)

Se lenker for de respektive systemene.

Integrasjoner

7.5 Infrastruktur

7.5.1 DNS (Cloudflare)

Hva det kan brukes til

Cloudflare tilbyr forskjellige tjenester for å forbere sikkerheten og ytelsen til internettbaserte tjenester.

Hvordan vi bruker det

Vi bruker Cloudflare først og fremst til å forvalte DNS for domenet netmaking.no.

Når det oppleves å fungere

Når vi blir sendt til rett destinasjon når vi forsøker å få tilgang til en tjeneste under netmaking.no domenet.

Brukerdokumentasjon

Dokumentasjon

Onboarding/offboarding

Det opprettes ikke enkeltbrukere til ansatte i Cloudflate.

Integrasjoner