Netmaking

Hvordan vi avholder møter

Eirik Johansen

Eirik Johansen

Vi har konkrete forventninger til hvordan vi avholder møter.

Hvorfor gjør vi ting på denne måten

Fordelene ved å ha uniforme forventninger til hvordan vi avholder møter er flere:

  • Vi viser respekt for hverandre og hverandres tid
  • Vi øker sannsynligheten for vi oppnår verdi av møtet
  • Vi øker sannsynligheten for at det man blir enige om i møtet følges opp

Praktisering

Forberedelser

  • Vi koordinerer et møtetidspunkt som passer for alle deltagerne. For Netmaking medarbeidere kan du bruke informasjon om deres tilgjengelighet fra kalender og allokeringer for å foreslå egnet tid.
  • Vi tar stilling til (og evt reserverer) en lokasjon for møtet

Digitale møter

Vi gjennomfører møter digitalt når vi vurderer det hensiktsmessig.

Dersom møtedeltakerne ikke har egne preferanser til video-tjeneste bruker vi Slack for møter med kun interne deltakere og Google Meet for møter som også inkluderer eksterne.

Fysiske møter

Booking av møterom

Vi disponerer flere møterom i våre lokaler som kan bookes ved behov. Ettersom vi betaler pr booket time i møterommene, gjør en vurdering av om du trenger et møterom basert på:

  • Utstyret som trengs til møtet
  • Antallet deltagere
  • Hvor godt vi kjenner de vi skal møte (i hvilken grad vi har behov for å imponere)
  • Hvor sensitivt det vi skal diskutere er

Som et alternativ til møterom kan fellesarealene brukes.

Gjennomføring

  • Vi kler oss på en måte som gjør at vi er trygge på å ikke fornærme noen
  • Vi har med PC/Mac (med mindre noe annet er avtalt)
  • Vi forsikrer at vi er klare til å starte møtet til avtalt tid
  • Vi forsikrer at møtedeltakerne er enige om hva som er formålet med møtet (bruk møtefunksjonaliteten i NM Project som automatisk vil gi deg en agenda)
  • Vi noterer (eller forsikrer at noen andre noterer) viktig informasjon som formidles/avtales i møtet
  • Dersom møtet går utover avsatt tid, avklar vi en evt utvidelse med møtedeltakerne

Etterarbeid

  • Sett av tid til å bearbeide notatene fra møtet (dvs å omgjøre notatene til oppgaver, observasjoner, etc)
  • Tiden som går med til å reise til og fra møtet fører vi som en del av møtetiden

Operasjonalisering

Det finnes ingen operasjonalisering av policyen for å avholde møter.