Vi forventer at et teams dokumentasjon skal inneholde alt du trenger å vite for å fungere i teamet.
Hvorfor vi gjør ting på denne måten
Ved å forvente at et teams dokumentasjon inneholder alt man trenger å vite for å fungere i teamet opplever vi flere fordeler:
- Vi øker sannsynligheten for å ivareta våre policy for hvordan vi lærer opp
- Vi tydeliggjør forventningen om hvor informasjon om teamet forventes plassert og funnet
- Vi forplanter beste praksiser for dokumentasjon
- Vi øker sannsynligheten for at innholdet i dokumentasjonen forstås som tiltenkt
- Vi øker sannsynligheten for at nye team-medlemmer tar til seg teamets forventninger raskere
- Vi reduserer sannsynligheten for at informasjon eller praksiser forsvinner dersom enkeltpersoner forlater teamet
- Vi fremstår som profesjonelle og skaper tillit hos leserne av dokumentasjonen
- Vi gjør det enklere å skrive ny dokumentasjon (fordi vi vet hva dokumentasjonen forventes å innholde)
- Vi kan enklere se om dokumentasjonen møter våre forventninger
Praktisering
Vi organiserer et teams dokumentasjon rundt vår mal for team-dokumentasjon som gjengir våre forventninger til hva dokumentasjonen forventes å bestå av og hvordan den forventes organisert.
Organisering og mangler
For et best practice eksempel, se organisering av dokumentasjonen for det overordnede Netmaking-teamet.
Dersom vi er forhindret fra å organisere et teams dokumentasjon slik vi forventer (f.eks. fordi vi deler dokumentasjonen med flere interessenter) forventer vi allikevel at vi, i vårt eget system, mapper dokumentasjonen opp til ovennevnte struktur. Dette er for å legge bedre til rette for onboardingen i team. Se Aschehoug Undervisnings dokumentasjon for et eksempel.
Vær kritisk til mangler i dokumentasjonen. Dersom det er noe du føler er komplekst eller du er utrygg på skyldes det mest sannsynlig manglende dokumentasjon.
Operasjonalisering
- Som en del av forberedelsene for onboarding i et team investerer vi tid i å sikre at dokumentasjonen møter våre forventninger
- Vi favoriserer skriftlighet over muntlighet i formidlingen av opplæringsmateriale
- Vi sørger for å Dokumentere systemet som en del av prosedyren for å Ta i bruk et nytt system/teknologi