Netmaking

Hvordan vi kommuniserer

Eirik Johansen

Eirik Johansen

Vi legger tydelige føringer for hvordan vi kommuniserer.

Hvorfor vi gjør ting på denne måten

Fordelene med tydelige forventinger til hvordan vi kommuniserer er flere:

  • Vi reduserer forstyrrelser og legger med det forholdene bedre til rette for å konsentrere seg
  • Vi reduserer risikoen for misforståelser
  • Vi sikrer tydelige og uniforme forventninger til hva man kan forvente av kommunikasjonen, noe som reduserer risikoen for frustrasjon knyttet til at noen ikke møter eventuelle individuelle forventninger
  • Vi legger til rette for lite forstyrrelser når det er hensiktsmessig

Praktisering

Språk

Vi kommuniserer som et utgangspunkt på norsk. Unntaket er kode og evt team hvor det er bestemt at dialogen og/eller dokumentasjon skal utformes på engelsk.

Muntlig dialog

Vi ønsker å legge til rette for konsentrasjon og få avbrytelser i kontorlandsskapet samtidig som vi ser verdien av å kunne ta kjappe avklaringer og slå av en prat uten at vi må flytte oss til et annet rom.

Her er noen eksempler på samtaler og hvor vi forventer at de foregår.

I åpent landskap

  • Kortere innkomne telefonsamtaler (for eksempel avslå en telefonselger)
  • Småprat
  • Kortere avklaringer (for eksempel «Jobber du med den oppgaven nå?»)
  • Bistand med kritiske saker

På eget rom

  • Lengre telefonsamtaler (null verdi for oss andre, virker forstyrrende)
  • Bistand med oppgaver (tar som regel minst fem minutter)
  • Andre lengre samtaler

Skriftlig dialog

For systemene vi bruker til å kommunisere skriftlig, se systemene i kategoriene Kommunikasjon og Dokumentasjon.

Systemet vi bruker avhenger av hva som skal kommuniseres:

Wecomplish

  • Informasjon vi forventer handling på og/eller som vi ønsker å forsikre at noen har fått med seg (ved å tagge de det gjelder)
  • Dialog med kunder/samarbeidspartnere (med mindre de har egne oppgavesystemer)
  • Forventninger til arbeid (heriblant policies/systemer/prosedyrer)

Slack

  • Raske/enkle avklaringer
  • Formidle ønske om rask hjelp fordi noe haster eller blokkerer annet arbeid
  • Prestasjon for teamets nøkkelindikatorer

E-post

  • Kommunikasjon med personer vi ikke kommuniserer hyppig nok til til at det gir mening å kommunisere i Wecomplish.

Avbrytelser (be om hjelp)

Se hvordan vi hjelper hverandre.

Operasjonalisering

Policyen for kommunikasjon er vanskelig å operasjonalisere. Det er således opp til hvert enkelt team-medlem å si ifra dersom forventningene ikke overholdes.